國有企業檔案管理淺析

侯俊英

摘 要：國有企業是推進中國進入歷史新時代的強大推動力，在新的歷史方位下，國有企業做為承擔新歷史使命的先鋒隊，其檔案管理也應緊跟步伐，規范管理。然而當下，國有企業人事檔案管理存在一系列的問題，不能與時俱進，緊跟時代發展，人事檔案管理的改革創新已迫在眉睫。

關鍵詞：國有企業 人事檔案管理 信息化技術

一、緒論

（一）人事檔案的概念

人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷和德才表現，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄。

（二）人事檔案管理的目的

第一，保守檔案機密。現代企業競爭中，檔案機密是企業機密的一部分，對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。

第二，維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務。

第三，便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯的，科學有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。

（三）人事檔案在企業管理中的重要性

1、人事檔案為選人用人提供依據。

企業要做到知人善任、選賢舉能、知人善用，深挖職工潛力，發揮他們在所擅長崗位上的最大效能。企業選人用人，必將通過查閱人事檔案進行全面了解，從而為企業進行干部任免、調配、考察提供真實可靠有效的資料，選到合適人選，為企業創造更大的效益。

2、人事檔案為企業的一些重大決策提供了必要的依據。

人力資源規劃要求組織擁有一定數量和質量的人力，要求人員需求量和人員擁有量之間的相互匹配。國有企業在面臨改革的大浪潮中，人力資源管理部門可以充分查閱人事檔案，根據人員信息情況做出相應決策，保證人力資源規劃的科學化、合理化。

3、“人、檔統一”的管理原則。

提高人力資源使用效率和使用價值，實現人與物相結合的重要途徑就是合理的人力資源配置。人力資源并不是靜止的，人事檔案也不是固定保存在某一機關的組織、人事、勞動部門，它會隨著時間的推移，出現人員流動、崗位變化等情況，隨著人員的流動而不斷傳遞，“檔隨人走”是人事檔案的動態特征。“有檔無人”或“有人無檔”的現象必將影響人力資源部門對員工的了解、培養和使用。

二、國有企業人事檔案管理存在的問題：

（一）思想上不重視

近年來，國有企業對人事管理越來越重視，但對人事檔案管理工作卻止步不前，究其原因，可能是因為人事檔案管理難以為企業帶來收益，認為檔案管理就是簡單的保存人員信息，導致企業內部從上而下，忽視人事檔案管理，工作上也不會盡全力去做好。

（二）管理方法落后

人事檔案管理方式方法的落后是大多數國有企業人事檔案管理的通病，簡單是其一大特點，但是簡單的管理卻導致工作繁瑣且不易操作，對人事考核、資料查閱等工作也存在諸多不便，有時可能導致信息不準確；另外，檔案目錄分類也更多的是千篇一律，沒有根據企業自身特點創新出屬于自己的特色。

（三）缺乏創新性

當前，信息化時代的來臨，要求各行各業都要做出改革創新，否則將難以適應這種劃時代的改革。檔案管理工作也必須順應潮流，相關工作人員也應一改以往重保管輕服務的意識，配合信息化技術來服務于檔案管理。

三、如何提升國有企業檔案管理水平

（一）提高認識

人事檔案材料的真實準確直接影響到企業的選人用人，而選人用人將對一個企業的發展起著至關重要的作用，所以，企業領導者必須糾正觀念，從思想上重視起人事檔案管理工作，便于企業在選人用人方面做到知人善任、選賢舉能，充分挖掘每個員工的潛力，發揮他們在所擅長崗位上的最大效能。

（二）提高檔案的信息化管理水平

企業人事檔案管理也應與時俱進，建立人事檔案電子管理系統，將人事檔案和計算機、掃描儀等現代設備和先進技術結合起來，使數字、圖像、文字等資料轉變為數據資料，實現無紙化檔案管理，從而提高人事檔案管理效率，提升檔案管理服務水平。

（三）提升檔案管理人員素質

隨著社會的進步，人事檔案管理不再是簡單的整理材料、查詢檔案，提高檔案管理人員的素質已迫在眉睫，企業需要招納既懂人事管理又會運用現代信息技術的綜合型人才。做為檔案管理人員，應該做到愛崗敬業、責任心強、作風嚴謹，加強學習理論知識、提升專業技能，熟練掌握計算機，能做到對檔案信息進行電子化、數字化控制與管理。

（四）及時完善檔案材料

檔案材料的完整與否，直接關系到企業檔案的管理水平。企業在發展，員工在進步，檔案管理人員應及時收集檔案中的欠缺資料，并將員工新信息如函授材料等及時歸檔，為企業選人用人做好后備保障。

四、新形勢下檔案管理與服務的創新

創新是時代的必然要求。隨著現代化管理技術的廣泛運用，電子文件的大量產生，檔案室不僅要接收和管理傳統的紙質檔案資料，而且也要接收和管理電子形式的檔案以及新型載體的檔案。從服務方式上看，除要求提供檔案原件摘抄外，還要求提供不同載體檔案的修復、保護、復制等服務。因此，新形勢下的管理與服務的創新可以從以下幾點著手。

（一）優化人力資源的結構

任何形勢的創新都要靠人去實施與實現，所有的創新工作歸根到底是人的觀念、意識和素質的創新。破除檔案工作人員的兼職現象，推行檔案專業人才的配置，努力培養數字化和現代化檔案需要的復合型人才。

（二）加強檔案資源建設

隨著社會經濟的快速發展，檔案管理服務方面要加強檔案資源建設作為檔案事業發展的基礎。加強檔案資源建設并不是要求收集的檔案材料越多越好，而是要按照《檔案法》、《檔案工作實務》等法律法規和業務標準，結合單位自身的特點，重點收集具有代表性的資料，形成檔案資源的集中集約優勢。

（三）創新檔案服務機制

服務是檔案工作永恒的主題，也是檔案工作的靈魂所在。檔案管理部門必須改變長期形成的重“管理”輕“利用”的思想觀念和“你來要，我查找；你不來，我不管”的被動服務，提倡主動積極服務，推動檔案服務均等化、便利化。加強兄弟單位間檔案工作的協作，本單位通過建設誠信檔案查詢等方式提供檔案“一站式”服務。讓“死”檔案變為“活”檔案，逐步實現檔案資源共享。

四、結語

人事檔案管理工作是一門專業性、技術性比較強的工作，與企業發展不可分離。加強人事檔案管理的創新，可以更好地提升檔案在實際工作中的應用，國有企業必須加強人事檔案技術管理，從而更好地為企業發展服務。

參考文獻：

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