檔案管理信息系統開發策略與方式

李城

摘要：隨著科技、信息技術、大數據挖掘技術的不斷發展，現代檔案管理工作中更多的采用了檔案管理信息系統，作為提高檔案管理效率和質量的工作方式，通過檔案管理信息系統能夠大幅度的提高檔案的收集、鑒別、歸檔、查閱分析、開發、利用等工作的效率。本文對檔案管理信息系統開發的策略、方式等進行研究，在此基礎上提出對策建議。

關鍵詞：檔案管理；信息系統；開發；策略；方式

一、檔案管理信息系統開發的策略

隨著科技、信息技術、大數據挖掘技術的不斷發展，現代檔案管理工作中更多的采用了檔案管理信息系統，作為提高檔案管理效率和質量的工作方式，通過檔案管理信息系統能夠大幅度的提高檔案的收集、鑒別、歸檔、查閱、分析、開發、利用等工作的效率。開發檔案管理信息系統一般可以按照信息管理系統的開發策略進行工作，通常有“自下而上”的開發策略、“自上而下”的開發策略、“自下而上”與“自上而下”相結合的開發策略三種檔案管理信息系統的開發策略。一是“自下而上”的開發策略，“自下而上”就是從現行的檔案管理工作業務實際出發。首先，明確檔案管理過程中收集、鑒別、歸檔、查閱、分析、開發、利用各個具體的功能和要求，逐漸地由低級到高級建立管理信息系統，無論黨政機關、事業單位還是企業的檔案管理信息系統其核心功能都是數據處理，因此，“自下而上”的開發策略首先是從收集、鑒別、歸檔、查閱、分析、開發、利用各項功能的實現開始，然后根據功能的需要逐步實現在管理控制方面的功能。這種策略一般是在建立檔案管理信息系統初期條件不夠完善的前提下所采用的策略，但是這種“自下而上”的開發策略存在著缺乏整體性規劃，實施過程中易出現重大修改等問題。因此， “自下而上”的開發策略適用于工作量較小、功能較為單一的檔案管理信息系統的構建。二是“自上而下”的開發策略，這種策略強調檔案管理信息系統的規劃性、整體性、協調性，從短期、中期、長期進行統籌規劃、設計，從局部功能到整體功能的實現入手，能夠有效探索合理的檔案信息管理系統。“自上而下”的開發策略難點在于要有較強的邏輯性和整體性，但是“自上而下”的開發策略是未來檔案信息管理系統走向集成和成熟所指向的發展趨勢。三是“自下而上”與“自上而下”相結合的開發策略，這種開發策略實際上是將“自下而上”的開發策略、“自上而下”的開發策略結合起來，充分發掘兩種開發策略的優勢，彌補兩種優勢中的不足的一種開發策略，實踐證明對于開發各種規模或者大型的檔案管理信息系統而言，采用“自下而上”與“自上而下”相結合的開發策略更加具有合理性、科學性、經濟性和效益性的特點。

二、檔案管理信息系統開發的方式

檔案管理信息系統開發方式的選擇可以從檔案管理信息系統開發的特點、開發的原則以及開發的方式三個方面進行研討。一是檔案管理信息系統開發的特點，對于檔案管理信息系統開發應了解其具備的特點，這些特點包括復雜性、創新性、標準性等三個方面的特點。復雜性是各種管理信息系統所共同具備的特點，系統不單要實現各個功能的效能最大化，同時還要滿足整體性、系統性的要求。創新性，對于檔案信息管理信息系統而言，在傳統檔案管理的基礎上運用現代信息技術進行科學化、系統化、效率化管理是檔案管理學的創新性工作，在工作的過程中需要有創新意識和創新思維，因此檔案管理信息系統的開發具有創新性。標準性，檔案管理信息系統應按照檔案管理的標準進行系統研發設計，同時還應該與其他部門、單位的檔案管理信息系統相連接，確保信息的暢通。因此，檔案管理信息系統的標準化也是其顯著的特點。

檔案管理信息系統開發有著嚴格的要求，開發過程中應按照領導重視原則、用戶參與原則、開放性原則、整體性原則、階段性原則、標準化原則等六個基礎性原則進行研發工作。對于檔案管理信息系統開發的原則而言，各個原則之間具有相互關聯性，在開發的過程中不能單獨的只遵循其中一個或者幾個原則，而應當兼顧各個原則，進行整體性的開發，通過遵守六個基礎性原則及履行符合自身特點的原則的規范式開發，從而實現檔案管理信息系統開發的科學性、系統性、質量性與效率性。

檔案管理信息系統的開發方式根據項目單位的人力情況、科技情況、研發能力、資金情況、場地情況等多方面因素的綜合考量可以采取不同的開發方式，就目前的開發方式而言，檔案管理信息系統開發的方式可以分為用戶自行開發方式、委托開發方式、合作開發方式、購買軟件方式、購買服務方式等多種方式進行開發。

三、結束語

隨著科技、信息技術、大數據挖掘技術的不斷發展，現代檔案管理工作中更多的采用了檔案管理信息系統，作為提高檔案管理效率和質量的工作方式，通過檔案管理信息系統能夠大幅度的提高檔案的收集、鑒別、歸檔、查閱分析、開發、利用等工作的效率。在檔案管理信息系統的實際開發工作過程中也應注意以下兩點：一是注重開發的實用性，檔案管理信息系統的開發是為能夠更好的開展檔案管理工作而服務，因此必須結合檔案管理工作的特點、屬性進行開發，真正實現檔案管理工作質與量的提升。二是注重開發的安全性，檔案管理信息系統的開發過程中，因為檔案內容的多樣性，因此在檔案信息管理信息系統的研發過程中應將檔案信息保密安全作為重中之重加以保護，從而確保檔案信息安全。endprint