檔案管理問(wèn)題及策略

王瑋

摘要：在我國(guó)，檔案管理工作是一項(xiàng)較其他工作來(lái)說(shuō)要求較高的一項(xiàng)工作。負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員普遍需要具有較高的專業(yè)素養(yǎng)，同時(shí)，還要做好保密工作。它不同于其他管理工作，檔案管理工作具有其不同的專業(yè)性，因此，檔案管理工作在所有管理工作中都應(yīng)占據(jù)著重要的地位。檔案涉及著許多的重要信息以及數(shù)據(jù)，對(duì)檔案進(jìn)行妥善管理保存能夠有效保護(hù)信息，因此，我國(guó)現(xiàn)如今對(duì)檔案管理部門的工作情況越來(lái)越重視。但是我國(guó)目前的檔案管理工作還存在著一些問(wèn)題亟待解決。

關(guān)鍵詞：檔案管理；問(wèn)題；解決對(duì)策

當(dāng)代社會(huì)受市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的影響，各行各業(yè)都發(fā)生了顯著的變化，對(duì)于檔案管理部門來(lái)說(shuō)也是如此。但是，在檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中也發(fā)現(xiàn)了一些問(wèn)題，具體如下。

一、檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1、檔案管理工作不被重視

在當(dāng)今社會(huì)，因?yàn)闄n案管理工作的工作性質(zhì)等原因，檔案管理工作的重要性不被社會(huì)各界所知曉。因次，一些領(lǐng)導(dǎo)以及其他負(fù)責(zé)經(jīng)營(yíng)管理的人員普遍都不重視檔案管理工作，對(duì)待檔案管理工作缺乏一些專業(yè)認(rèn)知。在大多數(shù)人眼中，負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員每天的工作就是進(jìn)行簡(jiǎn)單的抄寫活動(dòng)，以及對(duì)不同的數(shù)據(jù)檔案等進(jìn)行分類保管等。他們普遍認(rèn)為檔案管理工作不是單位應(yīng)該重視的主要工作，對(duì)單位的經(jīng)營(yíng)不能產(chǎn)生利益或者好處。同時(shí)，單位領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)其的要求也只是讓其保管檔案材料，不丟失數(shù)據(jù)，同時(shí)應(yīng)對(duì)外調(diào)、查檔等。

2.管理欠缺

在對(duì)其進(jìn)行管理時(shí)，普遍管理手段較為落后，水平較低。負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員普遍沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，缺乏檔案管理知識(shí)及技能。另外，檔案管理工作擁有很多的技巧，負(fù)責(zé)管理的工作人員沒(méi)經(jīng)過(guò)培訓(xùn)會(huì)欠缺許多專業(yè)能力，對(duì)檔案管理的具體工作不夠了解。另外，因?yàn)槲覈?guó)當(dāng)前沒(méi)有形成專業(yè)的檔案管理人員的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，工作人員大多是業(yè)余的，對(duì)其工作熱情不夠。而且，檔案管理工作受重視程度不夠，員工在檔案管理的工作崗位上很難現(xiàn)自己的人生價(jià)值，正常的生活水平都成問(wèn)題，這就導(dǎo)致大量人才流失或者工作人員在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)也做著其他工作，導(dǎo)致對(duì)檔案工作精力投入不足。在日常進(jìn)行工作時(shí)，沒(méi)有工作積極性，消極怠工，對(duì)待檔案材料隨意處理，不及時(shí)整理，不利于檔案管理工作的順利開(kāi)展。

3、檔案室硬件環(huán)境設(shè)施不齊全

對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，基本設(shè)施是要具備且完善的。因?yàn)橐恍﹩挝粚?duì)檔案管理工作不夠重視，對(duì)其投入的資金較少，甚至個(gè)別單位都沒(méi)有專用檔案室。另外，有些單位的檔案數(shù)量巨大，檔案室的設(shè)備又不夠完善，且檔案室地方較小且潮濕，使得檔案材料出現(xiàn)損壞，影響使用及查閱。

二、解決檔案管理工作問(wèn)題的具體措施

1、增強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)

在選擇檔案管理的工作人員時(shí)，要綜合考慮其綜合素質(zhì)與專業(yè)素養(yǎng)。在工作方面，選擇擁有較高技術(shù)水平，專業(yè)知識(shí)較為豐富的員工。在思想方面，要選擇思想進(jìn)步，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)有熱情的員工。另外，也要選擇具有一定法律意識(shí)的員工，其應(yīng)具備遵守法律法規(guī)的意識(shí)，掌握一些相關(guān)的法律知識(shí)，保證檔案工作的保密。另外，在對(duì)員工進(jìn)行教育教導(dǎo)時(shí)，要尊重并且愛(ài)護(hù)工作人員，關(guān)心他們?cè)诠ぷ骱蜕钪杏龅降膯?wèn)題，對(duì)于工作和生活中出現(xiàn)問(wèn)題的工作人員要給予幫助。只有工作人員的專業(yè)素質(zhì)提供了，才能更好的促進(jìn)檔案管理工作的順利開(kāi)展。另外，在人員的工作過(guò)程中也要注重對(duì)其專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)。多開(kāi)展和專業(yè)知識(shí)方面有關(guān)的講座及專業(yè)論壇會(huì)等，促進(jìn)其專業(yè)技能的培養(yǎng)。另外，負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員要盡快熟練工作任務(wù)，掌握要求以后開(kāi)展工作。對(duì)工作保持熱情，提高工作效率。

2、健全檔案管理制度

在檔案管理工作出現(xiàn)問(wèn)題以后，要想解決問(wèn)題需要健全檔案管理制度。首先，檔案管理制度要符合規(guī)矩，具有科學(xué)合理的特點(diǎn)。而且其在遵守規(guī)則的基礎(chǔ)上建立的管理制度一定要符合企業(yè)的檔案管理的實(shí)際情況，方便檔案管理工作的有序開(kāi)展。其次，制度要簡(jiǎn)潔高效，少一些繁瑣規(guī)矩，多考慮其是否具有可實(shí)性。對(duì)于一些單位來(lái)講，檔案管理工作極為復(fù)雜，檔案數(shù)量較為龐大，這就需要檔案管理制度簡(jiǎn)潔可操作，方便發(fā)揮作用。再者，對(duì)檔案管理制度要有著雙面的約束性。一些單位的檔案管理工作不受領(lǐng)導(dǎo)重視，讓管理制度具有約束性就可對(duì)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員進(jìn)行約束，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視。同時(shí)，也加強(qiáng)其對(duì)員工的約束作用，加強(qiáng)對(duì)員工的制約與監(jiān)督能夠有效提高員工的工作效率，促進(jìn)其更好的為單位服務(wù)。最后，確保制度能夠得到有效的執(zhí)行。檔案管理制度是由檔案管理部門自己制定并且按照此進(jìn)行執(zhí)行的，在執(zhí)行過(guò)程中，要嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行，獎(jiǎng)罰分明。

3、領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視

對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，其在工作過(guò)程中普遍得不到領(lǐng)導(dǎo)的重視，對(duì)其工作的開(kāi)展產(chǎn)生了極為不利的影響。因此，在其工作過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)的支持與重視起著非常關(guān)鍵的作用。檔案管理的工作只有受到領(lǐng)導(dǎo)重視嗎，才能更好的進(jìn)行下去。而要想使其受到重視，負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員要做好以下準(zhǔn)備。首先，工作人員要有良好的工作態(tài)度，在崗位上認(rèn)真負(fù)責(zé)，熱愛(ài)工作，認(rèn)真完成自己的分內(nèi)工作。另外，工作人員要有高度的工作熱情，對(duì)待工作認(rèn)真仔細(xì)，給領(lǐng)導(dǎo)留下良好的印象。其次，在工作過(guò)程中要多多向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作情況，讓領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作有著進(jìn)一步的了解及認(rèn)識(shí)。一些領(lǐng)導(dǎo)不夠重視檔案管理工作，主要是其工作被忽略所導(dǎo)致的。檔案管理工作總不出現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)身邊，領(lǐng)導(dǎo)自然會(huì)忘記其存在的重要性，認(rèn)為檔案管理工作沒(méi)有什么重要之處。最后，工作人員要擁有大局意識(shí)，主動(dòng)服務(wù)中心工作。檔案管理人員要樹(shù)立大局意識(shí)和服務(wù)意識(shí)緊緊圍繞中心工作做好服務(wù)工作，幫助單位取得更好的發(fā)展。只有及時(shí)、準(zhǔn)確地為領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)科室、部門提供檔案信息資源檔案工作的知名度和影響力才能隨之得到提升。

4.提升檔案管理水平是做好檔案管理工作的前提

隨著現(xiàn)在大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，單位要面臨處理的數(shù)據(jù)和檔案越來(lái)越多，受這種情況的影響，對(duì)檔案管理工作提出了新的要求。所以，面對(duì)當(dāng)前情況下出現(xiàn)的新問(wèn)題新要求，要從幾個(gè)方面進(jìn)行解決。首先，要求負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員具有較高的專業(yè)技能，且思想進(jìn)步，熱愛(ài)工作。特別是當(dāng)前社會(huì)信息化進(jìn)程不斷加快，檔案的管理也越來(lái)越趨向于信息化進(jìn)程，這就對(duì)檔案管理的工作人員產(chǎn)生了新的要求。所以，負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員一定要增強(qiáng)自身專業(yè)知識(shí)，不斷學(xué)習(xí)。其次，檔案管理工作要運(yùn)用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。檔案是歷史的真實(shí)記錄記載著豐富的信息，利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代科技手段整理檔案可按照文件形成的先后順序進(jìn)行排列打印。這樣做能夠極大的減輕人工的負(fù)擔(dān)，降低工作量，也能避免因人工疏忽出現(xiàn)失誤，提高工作效率。

三、結(jié)束語(yǔ)

當(dāng)前我國(guó)檔案管理工作還存在著許多的問(wèn)題這就需要進(jìn)行不斷的探索，找到存在的問(wèn)題并加以解決，促進(jìn)檔案管理工作的順利開(kāi)展。

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