檔案管理信息化建設(shè)問題

考玉波

摘要：我國(guó)當(dāng)前檔案管理工作普遍受到大家的重視，另外，在對(duì)檔案進(jìn)行管理工作的過程中，檔案信息化也占據(jù)著很重要的地位，但與此同時(shí)，檔案管理信息化的建設(shè)過程中也存在著一些問題。此篇文章根據(jù)檔案信息化建設(shè)中存在的問題進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；問題；解決措施

一、檔案管理信息化的含義

信息化是一項(xiàng)新的科學(xué)技術(shù)，信息化是在現(xiàn)代通信、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的基礎(chǔ)之上將相關(guān)對(duì)象匯總至指定數(shù)據(jù)庫(kù)，從而為人們所用的一種技術(shù)。利用信息化技術(shù)能夠大大減少工作量，提高工作效率，并且保證高質(zhì)量的完成工作。在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，引入信息化技術(shù)，將會(huì)改變以前傳統(tǒng)的效率低下的管理模式。另外，檔案的存在載體也發(fā)生了變化，從紙質(zhì)檔案逐漸向電子檔案過渡。在進(jìn)行檔案管理時(shí)，由全部依靠人工進(jìn)行管理向依靠計(jì)算機(jī)解放人力的管理進(jìn)行過渡。

二、檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

1、單個(gè)企業(yè)基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，整體結(jié)構(gòu)不合理。

首先，企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化管理時(shí)會(huì)需要使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理。并且，還需要運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。這些設(shè)備以及技術(shù)的引用不同于以前傳統(tǒng)的方法，都需要額外投入資金，增加了企業(yè)的運(yùn)行成本。但同時(shí)，許多企業(yè)因?yàn)閷?duì)檔案管理工作的不夠重視，或者是因?yàn)槠髽I(yè)自身經(jīng)營(yíng)不善，資金匱乏等原因，使得企業(yè)對(duì)其投入的資金有限，不利于檔案信息化建設(shè)。其次，從另一方面來看，因?yàn)榫百Y金有限。一些經(jīng)營(yíng)不善的中小型企業(yè)不會(huì)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行過多的投資，受資金等因素的影響，在檔案管理方面也不會(huì)進(jìn)行信息化建設(shè)。而與之相對(duì)應(yīng)的是，一些經(jīng)營(yíng)較好，發(fā)展空間較大的企業(yè)為了促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，懂得檔案管理的重要性，會(huì)在檔案管理方面加大投資力度，促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，為企業(yè)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

2.技術(shù)水平不足，專業(yè)人才匱乏。

企業(yè)在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)過程中需要不斷利用計(jì)算機(jī)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行工作，而在我國(guó)目前階段，還沒有對(duì)檔案資料實(shí)現(xiàn)共享的技術(shù)。因此，這就使檔案處于封閉狀態(tài)，容易使電子檔案出現(xiàn)重復(fù)，不利于信息化建設(shè)進(jìn)程。同時(shí)，也使得電子檔案不能利用互聯(lián)網(wǎng)的開放性優(yōu)勢(shì)，使其沒有最大程度的發(fā)揮它的功能。另外，因?yàn)槲覈?guó)當(dāng)前檔案管理信息化還處于探索研究階段，因此，其系統(tǒng)的建設(shè)還不夠健全。同時(shí)，互聯(lián)網(wǎng)如今存在著很多風(fēng)險(xiǎn)，數(shù)據(jù)也會(huì)處于不安全的環(huán)境之中，容易使檔案出現(xiàn)泄密或者被盜的情況，威脅檔案存儲(chǔ)安全。另外，對(duì)于發(fā)展檔案管理工作的工作人員來說，其因大多數(shù)沒有受過專業(yè)的培訓(xùn)，相關(guān)專業(yè)知識(shí)相對(duì)匱乏，對(duì)計(jì)算機(jī)的掌握水平也較低，因此，在其進(jìn)行工作的過程中有很大的難度。

3.缺少統(tǒng)籌規(guī)劃，盲目性強(qiáng)。

企業(yè)檔案管理涉及企業(yè)開發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、人事管理、項(xiàng)目管理等多方面的內(nèi)容，過程繁瑣復(fù)雜，信息化的引入需要企業(yè)掌握科學(xué)辦法，系統(tǒng)組織安排以實(shí)現(xiàn)與管理、行政、人事等部門的有效銜接。而目前，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)意識(shí)不強(qiáng)，系統(tǒng)性差，常脫離項(xiàng)目建設(shè)盲目孤立管理運(yùn)行，這將嚴(yán)重影響信息化建設(shè)在企業(yè)檔案管理中本該產(chǎn)生的效果。

三、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的策略分析

1.實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案的電子化和網(wǎng)絡(luò)化。

和之前較為傳統(tǒng)的檔案管理方法相比，新型的信息化管理技術(shù)能夠很好的促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。計(jì)算機(jī)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能夠儲(chǔ)存大量檔案信息，并且進(jìn)行分類處理，誤差小，運(yùn)行速度快，成本較低，比人工處理速度快且更加可靠。因此，檔案管理信息化建設(shè)能夠有效促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。第一，企業(yè)要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大對(duì)檔案管理工作的投入，讓檔案更多由紙質(zhì)向電子轉(zhuǎn)變，加大對(duì)檔案的信息化建設(shè)與管理。第二，實(shí)現(xiàn)檔案在互聯(lián)網(wǎng)上的共享。將相關(guān)企業(yè)相關(guān)資料匯總建立電子檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)，促進(jìn)電子檔案間的交流，實(shí)現(xiàn)檔案間的資源貢獻(xiàn)，避免出現(xiàn)重復(fù)造成資源浪費(fèi)，從而為企業(yè)提供更好的服務(wù)。

2.鼓勵(lì)創(chuàng)新，注重人才培養(yǎng)。

首先，政府方面要鼓勵(lì)創(chuàng)新，支持檔案信息化建設(shè)工作的開展，支持相關(guān)開發(fā)公司工作。如通過在知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)法中加入此方面內(nèi)容實(shí)現(xiàn)管理軟件的研發(fā)，實(shí)現(xiàn)信息在不同單位、部門的有效傳遞。另外，受互聯(lián)網(wǎng)弊端的影響，要格外重視保密工作，加強(qiáng)探索保密技術(shù)。例如一些企業(yè)或單位可根據(jù)自身的實(shí)際情況研究出一套特殊的符號(hào)工具等用來存儲(chǔ)電子檔案，在想要進(jìn)行檔案查找以及查閱時(shí)需要有特定的符號(hào)才能進(jìn)行還原，這樣能有效的保證檔案的安全。其次，對(duì)于發(fā)展檔案管理工作的工作人員要進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)其素質(zhì)建設(shè)。首先，在選拔人才時(shí)，要對(duì)人才的專業(yè)素養(yǎng)有所要求。在選拔人才之后要鼓勵(lì)學(xué)生理論與實(shí)踐相結(jié)合，在掌握完善系統(tǒng)的檔案管理理論的基礎(chǔ)上接觸檔案分類與整理的新的發(fā)展模式。另外，隨著檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的加快，也要求工作人員掌握相應(yīng)的計(jì)算機(jī)知識(shí)與技能，在熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)上促進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程。其次，在選擇人才方面，要選擇專業(yè)技能較強(qiáng)的人員，并且在之后進(jìn)行專業(yè)的技術(shù)培訓(xùn)。在工作人員投入到工作崗位之后也要注重對(duì)員工素質(zhì)的培養(yǎng)，多開展一些與專業(yè)知識(shí)及計(jì)算機(jī)知識(shí)相關(guān)的講座等，增強(qiáng)學(xué)習(xí)范圍。另外，要求工作人員有基本的法律意識(shí)，檔案管理工作設(shè)計(jì)一些企業(yè)機(jī)密，需要員工做好保密工作，避免給企業(yè)造成損失。檔案管理人員要了解《檔案法》、《保密法》的相關(guān)內(nèi)容，通過正當(dāng)手段維護(hù)自身合法權(quán)益。要有更強(qiáng)的專業(yè)意識(shí)，用科學(xué)的方法收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)檔案資料，提高專業(yè)性水平。

3.注重企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的全面協(xié)調(diào)性。

首先，在專業(yè)公司進(jìn)行研發(fā)管理軟件時(shí)要讓工作人員與其研發(fā)的技術(shù)人員進(jìn)行交流溝通，負(fù)責(zé)檔案管理工作的工作人員要在與研發(fā)人員進(jìn)行溝通交流的過程中闡述自己的需要以及看法，同時(shí)，研發(fā)人員也會(huì)向其講述研發(fā)的進(jìn)程及操作方法，方便軟件的使用。其次，要注重檔案管理部門與各部門之間的協(xié)調(diào)配合。檔案管理信息化建設(shè)需要不斷適應(yīng)生產(chǎn)部、財(cái)務(wù)人事部等部門發(fā)展，使其更規(guī)范化、科學(xué)化，促進(jìn)企業(yè)現(xiàn)代化進(jìn)程。

四、結(jié)束語(yǔ)

檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程是檔案管理工作必須要面對(duì)的。在當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的大環(huán)境之下，經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，信息量巨大，檔案管理工作如果還按照傳統(tǒng)模式進(jìn)行工作勢(shì)必會(huì)出現(xiàn)問題且工作進(jìn)展緩慢。但當(dāng)前我國(guó)檔案管理信息化建設(shè)還存在著一些問題沒有解決，這就需要相關(guān)工作人員進(jìn)行不斷探索，促進(jìn)我國(guó)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。endprint