新時期如何創新城建檔案管理工作

高麗

摘要：在現代社會不斷發展的背景下，為了更好地滿足城建發展的需要，需要創新城建檔案管理方法，制定新型的城建檔案管理方案，堅持以城建開發與管理為主要基礎條件，從而全面提升城建檔案的管理效率。然而，城建檔案傳統的管理方法過于繁瑣，大部分管理工作者對檔案管理的認識不到位，從而導致城建檔案管理還存在一系列的問題，嚴重影響了現代城市的建設發展。所以，本文就新時期創新城建檔案管理工作進行分析。

關鍵詞：城建檔案；管理

1 樹立新型的檔案管理理念，推進檔案信息化建設

在新時期城建檔案管理信息化建設過程中，其城建檔案管理系統主要是由硬件設施、軟件設施和數據資料3個部分組成。其中，城建檔案信息系統的硬件設施和軟件設施可以通過外部的購買渠道來進行組建，而豐富的數據資料則是新時期城建檔案信息化管理的重要核心，需要工作人員認真進行建設和維護。因此，這便需要所有城建檔案管理工作人員樹立新型的檔案管理理念，以積極的工作態度面對城建檔案管理信息化建設。新型的城建檔案管理理念建設，首先應該立足于城建檔案管理的實際需要，并提出城建檔案管理信息化建設的總體規劃和實施步驟，從而保障城建檔案信息化建設規劃能夠逐步實現。其次，充分利用現代信息化技術手段，構建先進的城建檔案管理平臺，從而有效推進城建檔案的信息化建設順利進行。

2 創新城建檔案管理工作機制

2.1 要做好全面推進數字化城建檔案館建設的準備，使城建檔案管理邁向數字處理與信息深化的方向，開展網絡查閱及咨詢工作。

2.2 城建信息檔案要更新及時。將收集到的信息進行錄入、編纂和檢查，并制成簡歷形式，有效保證檔案信息的應用和收集均處于正規系統，以保證檔案信息管理的高效、快速和便捷。

3 加強對服務方式的創新

開展城建檔案管理的工作核心就是要進行檔案服務工作。通過檔案服務，可以使檔案工作不斷提高其有效性，并促進檔案管理工作與社會經濟發展能夠互相協調，互相影響，實現檔案管理事業的可持續發展。未來滿足這一城建檔案的管理需求，就要積極轉變傳統城建檔案管理中的被動觀念，對服務方式進行積極創新，提升主動服務的意識。城建檔案管理部門要能夠對其工作進行準確定位，可以根據時代發展的特點，對檔案管理模式和管理體系進行大膽的改革與創新，可以將現代管理中一些比較先進的、更加服務化和開放性的元素融入到檔案管理工作中。可以應用先進的管理經驗，建立與之匹配的管理模式和管理體系。可以將應用信息技術的檔案資源數據開發利用，作為在下一階段城建檔案管理工作的重點進行開發與拓展，從而使新檔案管理服務工作逐漸向多元化、社會化等方向轉變。同時，還要不斷加強檔案管理者的參與意識，要求其在工作中不僅了解人們對檔案信息的需求，還能掌握當前社會的發展動態，從而開展更加具有針對性的城建檔案服務工作。

4 加強城建檔案的規范化管理

要想不斷提高城建檔案管理工作的質量與效率，就要加強城建檔案的規范化管理。這就要求在實際的城建檔案管理工作中，能夠堅持以下原則：

4.1 要對檔案進行嚴格的審查與核實工作，尤其是要加強對城市建設中已經竣工的工程檔案資料完整性與真實性的審核。城建資料在移交的過程中，要確保該準備文件、施工文件和竣工文件等文件的完整性，還要使其符合城建檔案管理的系統要求。如果對該檔案未做出具體要求，就可以使該檔案僅保留一份，避免在檔案管理系統中出現檔案資料重復的現象，減少檢索的障礙。

4.2 現代城建檔案的著錄工作，都是借助現代計算機技術實現的。但由于每一個城建檔案管理部門的條件都存在差異性，且科學技術發展迅速，計算機技術更迭較快，因此就要求城建檔案管理部門在對城建檔案進行管理時，要緊密結合當前自身情況與發展的需要，來制定與之相符的檔案著錄細則，并對其進行標準化和規范化的管理，從而促進檔案管理工作水平的不斷提升。

4.3 在對城建檔案中的案卷進行組合管理時，要盡量對其進行標準化管理。在城建檔案整理工作中，一旦出現案卷內容錯亂以及檔案頁碼缺失等現象時，就要采取積極的措施，及時對其進行處理。并將與該文件有關的所有文件都重新進行編號與組合，使檔案中的案卷組合實現規范化、標準化與合理化，從而促進其工作效率的不斷提升。

4.4 要保證檔案的分類號碼、名稱的真實性與準確性，可以有效提高城建檔案的檢索準確率。對一些含義比較模糊的名稱要及時進行處理，避免在應用計算機進行工作與檢索時，出現無法識別的現象。此外，為了能夠不斷提升檔案檢索的效率，還可以對檔案進行分類管理，這樣在檢索時就可以有效增強其準確性。

5 加強城建檔案干部隊伍建設，提高城建檔案管理人員專業水平

強化城建檔案管理干部隊伍建設是推動城建檔案信息化建設發展的重要保證。由于當前城建檔案管理信息化建設過程中對信息化技術含量的要求較高，不僅要求專業技術人員掌握豐富的計算機知識，靈活應用各類計算機軟件，而且還需要豐富自身的檔案管理知識。因此，便需要重視城建檔案管理專業人員的培養，強化管理人員的工作培訓，從而有效提升現代城建檔案管理工作人員的知識水平和專業管理能力。其中，可組織城建檔案管理人員積極參與繼續教育，以此來豐富自身的檔案管理和計算機基礎知識，逐步增強自身的綜合能力，以便更好地應對新時期城建檔案管理信息化建設過程中的需求。

總而言之，在現代社會科學技術和經濟快速發展的背景下，城市建設穩步推進，而城建檔案資料是整個城市快速發展過程中所記錄下的資料和信息載體，對推動整個城市快速發展具有非常重要的現實意義。因此，需要不斷強化新時期城建檔案管理的信息化建設，從而全面提升現代城建檔案管理的水平，促進城市穩定健康地向前發展。

參考文獻：

[1]朱珂.不忘記錄城市初心，走在建設發展前列——對新時期創新城建檔案工作的思考[J].中外建筑，2017，01：120-121.

[2]劉麗梅.新時期如何創新城建檔案管理工作[J].城建檔案，2016，03：34-35.

[3]趙彤.新時期城建檔案管理工作的現狀及對策[J].城建檔案，2016，03：38-39.