淺談如何做好檔案管理工作

劉坤

摘要：檔案管理工作在社會發展中起著重要的作用，各領域只有不斷地更新檔案管理理念，使檔案管理與社會發展相結合，堅持走檔案法制管理的道路，切實加強對檔案管理的重視程度，才能使檔案管理工作在社會發展中發揮最大功效。新形勢下的檔案管理也要求工作者不斷地總結經驗與堅持創新，借鑒前沿的檔案管理科學研究成果，應時代發展適應新形勢下的新局面，力爭做好檔案開發和檔案利用。鑒于此，本文主要分析檔案管理工作的重要性。

關鍵詞：檔案管理；重要性；措施

1、做好檔案管理工作的重要性

檔案屬于一個單位的機密，檔案管理記錄了一個單位發展過程中的所有業績和成果，是一個單位成長史的回憶錄，也是對該單位進行調查與了解的可靠資料。做好檔案管理可以方便單位分析以往戰略上的不足，以便總結經驗、及時改進不足，更利于單位制定未來戰略藍圖，使單位朝向更好的方向發展。一個單位的檔案管理狀況也能夠充分反映該單位的管理狀況和發展狀況，看一個單位的發展成果可以直接看其檔案管理工作的情況，因為檔案管理工作融合了該單位的資源配備模式、取向，也關系著單位的發展和單位的未來。因此，加強檔案管理工作人員的專業度、加大檔案管理的重視度對單位發展有極大的影響，對提升單位的管理效率起到事半功倍的作用。

2、檔案管理暴露出的問題

2.1檔案管理工作缺乏嚴標準化與規范化

檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。由于歷史遺留因素，目前，檔案管理工作存在一些問題。例如，檔案資料的質量良莠不齊，尤其是各類檔案在著錄、細則上存在著相容性不強的弊端；尤其在進行對檔案的系統性管理上，僅著眼于對某一個分館或某個單一的檔案管理系統，尚未做到在各個軟件管理部門進行全面實施、推廣的統一標準，這也是制約檔案信息工作朝著電子化與數字化發展的重要因素。

2.2信息處理的技術缺乏綜合策劃

在檔案管理的技術標準、組織工作程序標準上只參照了檔案管理的便捷程度，并沒有做到從計算機對信息處理的技術特點和發展上進行綜合的考慮與策劃，這就導致了越來越多的等待歸檔的檔案資料是以磁盤、光盤等形式存在，現行對于檔案整理、分類的方法，檔案的著錄標準以及相關的檔案管理規定已不能完全適應目前的檔案管理要求。

3、加強檔案管理工作的措施

3.1立足于法，搞好建章立制工作

社會的飛速發展對檔案管理提出了全新挑戰，也對檔案管理人員的專業度提出了全新要求。走法制化路線是檔案管理工作的基礎，也是做好檔案管理工作的必然趨勢，更是對檔案管理的最好保護。檔案管理若要長期發展就要堅持法制化，這樣可以使檔案管理工作真正走上正軌，也才能實現檔案管理應有的價值。《中華人民共和國檔案法》的產生，提升了社會對檔案管理的重視，也提高了檔案管理工作在社會中的地位，各領域開始進行檔案保護和檔案利用，從而加大了各領域對檔案的收集和管理，使檔案管理更好地為社會服務。在全新的形勢下，各區域應積極利用地方立法權限，根據地方特色建立規范的檔案管理法律法規，使檔案管理和地方發展有機地結合起來，既令檔案管理適應地方發展，又令檔案管理立足于法，讓法律有效保護檔案管理并促進檔案管理發展。另外，各部門都要建立健全檔案管理法律法規，在制度中實現管理，在制度中得到效益，相信在法律的幫助下，檔案管理工作定能靈活高效、因地制宜。

3.2注重檔案收集工作

只有通過完善的檔案收集工作，才能夠確保檔案內容的廣泛性和重要性。因此，管理層做好檔案收集的宣傳工作，確保相關部門能夠及時將部門檔案和技術資料上交，使檔案管理工作人員能夠將檔案和技術資料歸檔。

3.3注重檔案價值鑒定工作

鑒定工作主要是從龐雜的檔案中選取出優質的檔案內容，因此，檔案管理工作人員要具有明確檔案價值的能力，能夠通過分析檔案的歷史價值、全面性等，考察檔案是否具有保存價值。

3.4注重對現代化技術的利用

隨著計算機及網絡技術的發展，在檔案管理工作方面越來越先進化。通過計算機技術能夠使檔案管理工作更加快速有效，從而有效發揮檔案的價值。而且如今計算機越來越普及，通過計算機技術管理，能夠提高檔案管理工作效率。

總之，檔案主要是指在各項工作中形成的歷史記錄，是進行科學研究和各種設施建設的可靠資料。檔案管理在領域發展中有很重要的意義，然而有些地區并不是十分重視檔案管理工作，只裹足于眼前工作的需要，不去追求先進的檔案管理理念。文章重點分析了檔案管理工作的重要性，也說明了只有力求檔案管理的科學化、規范化，完善檔案設施、建立健全檔案管理制度，加強對檔案管理的重視度，才能實現檔案管理在社會發展中的價值最大化。

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