高校職稱評審信息化背景下職稱材料歸檔的思考

鄧單丹

【摘要】：隨著高校職稱評審的信息化水平不斷提升，職稱評審工作的信息技術也廣泛應用到了職稱材料的歸檔工作。數(shù)字化、無紙化與傳統(tǒng)檔案工作的接軌存在突出矛盾，使得檔案工作的方式、管理模式受到影響，使得傳統(tǒng)的檔案工作有了新的內容。

【關鍵詞】：職稱材料；材料歸檔；信息化

隨著信息化技術的發(fā)展，職稱評審也逐漸向著信息化的方向發(fā)展，各地區(qū)、各大高校已經進行了一系列實踐，包括使用申報信息數(shù)據(jù)庫、人員基本信息數(shù)據(jù)庫以及評審會議系統(tǒng)等。我校于2014年研發(fā)并投入使用職稱評審系統(tǒng)，此系統(tǒng)實現(xiàn)了信息包含申報人員基本信息、業(yè)績成果信息、相關證書獲獎信息的掃描上傳、查看、審核功能。同時，此系統(tǒng)還實現(xiàn)了評審會議網(wǎng)絡化的功能，因此申報人、工作人員、評審專家借助此系統(tǒng)完成所有的申報、評審、審核、公示工作。職稱評審信息化，一方面實現(xiàn)了辦公的無紙化，大大的節(jié)約了資源；另一方面使得效率得到提高，申報人、工作人員、評審專家的工作都變得便捷，節(jié)約了大量人力。而這樣的數(shù)字化、無紙化對職稱材料的歸檔工作產生了巨大挑戰(zhàn)。

一、職稱評審信息化對檔案工作的影響

首先，對職稱材料歸檔產生重大的影響。職稱評審實現(xiàn)信息化之后，各項紙質材料將會逐漸被取代，各種信息和材料都將向著數(shù)字化的方向過渡。在此情況之下，現(xiàn)行檔案與數(shù)字化檔案的接軌問題將十分突出。職稱申報評審材料大致可以分為三種，一是業(yè)績成果類材料，二是資格證明類材料，三是申報表類材料。就目前來講，人事檔案普遍都是紙質材料，當實現(xiàn)職稱評審信息化之后，各項檔案材料都將實現(xiàn)無紙化和數(shù)字化。比如，我校教師在校內評審階段只需要將論文、證書、項目材料掃描上傳即可，不再需要提供紙質材料。因此，業(yè)績成果類材料、資格證明材料以及部分申報表類材料都已變成了數(shù)字化的，不再是紙質材料。另一方面，職稱評審實現(xiàn)信息化之后，需要歸檔的文件將全部變成電子文件，如此一來，電子文件的收集、分類、編目、整理等環(huán)節(jié)勢必都要采取新的工作標準，這無疑會對職稱材料管理工作帶來一定的影響。

此外在紙質材料變成電子文件之后，材料安全也面臨著新的問題，例如在網(wǎng)絡的運行過程中，可能會遇到黑客或者病毒的攻擊，一旦遭受攻擊，如果安全措施存在漏洞，信息安全就會受到威脅。

其次，對檔案工作人員提出更高要求。運用信息化技術之后，需要檔案管理人員具備更高的專業(yè)素養(yǎng)，不僅要具備檔案管理相關的專業(yè)能力，同時還必須具備一定的計算機操作能力，甚至需要檔案管理人員懂得維護網(wǎng)絡安全，由此可見，實現(xiàn)職稱評審信息化之后，將會對檔案工作人員提出更高的要求。

二、信息化背景下職稱材料歸檔工作的可行性建議

（一）紙質和電子雙套材料制

電子文件在傳輸、處理、和共享方面的優(yōu)勢十分明顯，紙質文件無法匹敵的，但是在原始記錄性、法律憑證效用、長期安全保存等方面，紙質檔案又比電子文件更具優(yōu)勢，因此建議紙質材料和電子文件應該并存，逐漸形成良性循環(huán)，換言之，就是要采取雙套制，以此來解決電子文件與紙質檔案之間的矛盾，在管理電子文件時，應同時印制紙質材料，將紙質材料和電子文件同時歸檔，這樣一來，可以同時發(fā)揮出電子文件和之紙質檔案的優(yōu)點，既能夠滿足信息共享的需要，同時也能夠滿足法律憑證作用以及安全保存等要求。

為了切實落實雙套制，應該在職稱評審管理系統(tǒng)中增加檔案管理模塊，進而保證職稱材料歸檔工作的規(guī)范化，此外在職稱評審管理系統(tǒng)中增加檔案管理模塊之后，進而可以將材料歸檔工作作為職稱申報評審中的必要流程，使材料歸檔工作成為了一個必選項。另外要實現(xiàn)職稱材料的脫機保存，材料歸檔工作是職稱申報評審中的末尾環(huán)節(jié)，當歸檔信息審核完成之后，應該通過檔案管理模塊的功能，印制紙質材料，并制作光盤，這樣一來，即使脫離職稱評審管理系統(tǒng)，也可以對各項檔案進行查閱。

而在保存紙質材料時，應對材料進行分類，實行有針對性的保存。由于大多數(shù)評審系統(tǒng)已具備電子文件上傳和保存的功能，且業(yè)績成果類材料以及大部分的資格證明類材料作為評審材料具有數(shù)量多、體積大、類型雜且保存意義相對較小的特點，高校職改部門可以不對此類材料進行紙質保存。而審報表類材料，帶有相關部門、學科組、評委會的評審意見、評審結果，具有重大意義，因此建議印制紙質材料妥善保存。

（二）電子材料及時保存、多份保存

針對我校使用的職稱評審全程信息化系統(tǒng)，數(shù)據(jù)信息的保存尤為重要。職稱申報信息的發(fā)布、申報人提出申請、申報人填寫信息、職能部門聯(lián)合審查材料、學科組會議評議、校評委會評議、專家投票、投票結果的處理全部在網(wǎng)絡平臺上實現(xiàn)，如果數(shù)據(jù)信息一旦遺失，將會使得評審過程的公平、公正、透明性受到重大影響。因此，職稱工作人員需要在各個工作環(huán)節(jié)及時地將數(shù)據(jù)信息進行保存，為保證信息的安全甚至需要多份保存。

三、總結

職稱工作信息化不僅是職稱評審工作的信息化，還應該包括職稱材料歸檔工作的信息化。隨著信息技術的發(fā)展，職稱評審工作從某一環(huán)節(jié)的信息化發(fā)展到全程信息化，因此傳統(tǒng)的紙質材料被數(shù)字化材料取代，申報人員不再需要大量復印、打印自己的論文、項目、證書和申報表格，評審專家也不需要再手工填寫評審表決票，所有的信息實現(xiàn)了數(shù)字化。因此，職稱材料的歸檔工作就需要轉變思路，改變工作方式，在保留紙質材料的同時更要做好電子材料的歸檔工作。