信息時代如何推動檔案管理工作的創新

仲琴琴

【摘要】：伴隨當下信息化技術的不斷發展，檔案在社會中的地位與作用逐漸引起了人們的高度關注，人們對于檔案的運用與需求同樣不斷提升，傳統的檔案管理形式有著非常多的不足與問題，已難以符合目前社會不斷發展的要求，所以檔案管理工作的形式急需進行創新與變革。目前網絡信息化的迅猛進步，為檔案管理工作的變革創新奠定了較好的基礎。本文就信息時代如何推動檔案管理工作的創新進行簡單的分析。

【關鍵詞】：信息時代；檔案管理；創新

1 引言

創新是當前時代發展的主旨，信息化時代最為重要的特點便是信息技術的快速的更新換代，學會創新，加強在全新的環境之下的學習能力與適應能力顯得尤為重要。推動檔案管理工作不斷創新是時代發展的本質需求。梳理檔案管理的主要內容，直視檔案管理工作中所存在的不足，運用科學有效的處理措施，以促進檔案信息管理工作信息化的不斷進步。

2 檔案管理信息化簡介

檔案管理信息化所指的是在相關檔案行政管理部門的統一安排之下，將現代化的信息技術運用于檔案管理的所有環節，針對檔案的信息資源實施接收、收集、儲存以及提供檔案信息資源等相關的服務。檔案管理信息化的根本性質便是達到了檔案管理工作由以實體保管為主導的形式逐漸轉向數字化、現代化的檔案管理。

3 信息時代檔案管理工作創新的重要性分析

伴隨現代化信息技術的不斷發展，檔案管理工作逐漸走向信息化。結合了信息技術的檔案管理工作可以達到現代化的管理模式，依托計算機技術便能夠達到傳統形式文件的信息化與數字化，能夠達到文件的自行歸檔，轉變了以往手工管理形式所出現的歸檔效率較低等問題，同時還可以即時實施檔案的檢索。信息時代，信息的傳播速度更加之快，若可以把握第一手的信息資料便代表占據了有利位置。與此同時，當前人們對于信息的需求量日益增大，要求不斷提升，快速有效的信息檢索、查詢已經發展成大部分人的需求。在此背景之下，檔案管理工作的變革創新是極其重要的，信息化的不斷發展不但能夠全面迎合人們對于信息的需要。在取得信息的形式更為便捷之時，便會推動人們的工作效率的不斷加強，并且能夠促進檔案管理工作掙脫被動服務形式的約束。檔案管理工作的信息化將會產生非常多的資源，為存在需求的人們提供最新的信息資源，以達到資源的共享。

4 推動檔案管理工作創新的對策建議

4.1 管理模式的變革創新

信息時代背景下，檔案管理需對目前所具備的管理模式實施變革創新，將最初分散化的檔案管理體系創建工作實施集中化的改變，有意識地將各類相對領先的管理軟件、管理技術以及管理觀念等靈活地應用于檔案管理工作之中，對于所有的檔案實施統一性的登記造冊，同時根據有關的標準守則整理為相對統一的格式實施較為妥善的儲存。為避免發生檔案丟失、遺漏等其它問題，還需著重關注對目前所具有的檔案信息等實施備份處理，并且需要在規定的時間維護、升級以及管理信息化管理設施，在檔案管理體系里面安裝殺毒軟件、防火墻等以有效避免其遭受惡意程序、網絡病毒攻擊等從而對檔案管理的整體性與安全性造成較大的影響。

4.2 思想理念的創新

人們需要不斷的創新檔案管理工作的思想理念，思想對于行動有著決定性的影響，以便需要管理工作者在日常的工作之中作出準確的決策，指引檔案管理工作逐漸向質量化與數字化的方向不斷發展。在具體的檔案管理工作環節，管理工作者需要以科學合理的發展理念以引導思想，全面認識信息化創建對于提升檔案管理工作品質的重要影響。并且，有關工作者還需要樹立起檔案管理工作的創新理念，要勇于否定以往的管理模式，按照社會的現實發展情況逐漸改變檔案管理方式，以使得其能夠與時俱進。在創新檔案管理工作形式之時還需要增強檔案管理的時效性，進而更加好的為國家與群眾提供服務。

4.3 資源共享

首先，需要始終堅持科學發展觀，經過檔案管理工作和科學技術手段的相互融合，由檔案管理工作的現實著手，以達到檔案管理和具體工作的平穩融合。其次，在創建檔案管理平臺環節，同樣需要創建相應的資料庫，以達到檔案信息從初級轉向高級，達到檔案資源的共同分享。最后，創建相對健全的檔案資源共享平臺，即時改變以往檔案管理的設計思想，防止檔案管理環節空間以及時間的約束，確保檔案管理工作環節，達到有關問題的即時回饋，進而為檔案管理的資源共享奠定基礎。

4.4 服務方式的轉變

檔案管理工作需要高度關注其服務功能，凸顯其服務大眾的特征。由某種層面而言，服務大眾不但是檔案管理工作理念的變革，檔案管理工作的關鍵所在。所以，在確定檔案管理工作為大眾提供服務為基石，展示服務方式的創新性，吸取檔案管理工作大眾思想里面的精華，促進檔案管理工作的不斷進步，大致可以由以下兩個層面著手：首先，需要增強電子文件的自行上傳和采集。當前，針對檔案管理組織來說，在單機中所產生的電子文件及其有關的采集工作，是檔案管理必不可少的重要問題。其和以往紙質文件有著非常大的差異，其間，最為顯著的差別便是大量的電子文件經過下載又或是上傳等便能夠達到科學、高效的管理。其次，提供在線服務。伴隨社會信息化的不斷發展，人們的日常生活、工作以及學習環境出現了非常大的改變，在當前的社會環境背景下，人們更加關注信息的及時性，所以，需經過信息系統與網絡技術即時、精準的獲得大量的知識信息。

4.5 推動檔案管理的現代化、數字化

信息時代下，我們國家的檔案管理工作同樣需要與時俱進，由以往的實物檔案向電子檔案轉變，借此節省檔案存儲的空間，減少檔案破損的可能，值得關注的是，需要完成好電子檔案相關的備份工作。另外，需要全面利用現代化的技術手段實施檔案管理，創建起相對完善的檔案資料庫，健全網絡平臺，盡可能達到與發揮檔案所具備的運用價值，以推動檔案能夠更加好的為企業、國家、個人以及組織提供服務，達到人們對于檔案信息的需要。

5 結論

信息時代已經來臨，檔案作為一種極其重要的社會信息資源逐漸引起了社會各界人士的高度關注，然而和時代不斷發展相互適應的信息時代下檔案管理工作機制依然在創建環節。需要始終堅持發展與傳承的理念，以開放性、安全性以及標準化為準則，逐漸創新變革信息時代下的檔案管理工作。

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