淺談干部人事檔案管理工作

張曉波

河北省地礦局水文工程地質勘查院

淺談干部人事檔案管理工作

張曉波

河北省地礦局水文工程地質勘查院

干部人事檔案工作是組織人事部門工作中的一個重要組成部分，是做好干部人事工作的基本前提。加強干部人事檔案規范化管理，充分發揮干部人事檔案在實際工作中的作用，是干部人事工作的一項重要任務。干部人事檔案工作做得好與否，是衡量一個單位、一個部門干部人事工作水平高低的標志之一。

干部人事；檔案管理；

檔案事業是一項崇高的事業，是黨和國家事業發展的一個不可缺少的方面。借助檔案，我們能夠更好地了解過去、把握現在、預見未來。干部人事檔案管理工作是組織人事工作的必不可少的重要組成部分，是人才工作、干部工作的基礎性工作和關鍵環節。

1.干部人事檔案管理工作所遇到的新問題

1.1 人檔的分離問題日趨普遍。隨著我國改革開放和經濟的發展，越來越多的外資企業和私營企業不斷發展壯大，它們憑借自己的實力，不斷吸收和招納人才，同時我國對人事變動的政策有所放松，因此，許多人為尋找更好的工作崗位主動放棄現有的職位而流向其它單位。事實上，有些用人單位因受市場經濟體質及國外用人制度的影響，只看重人才，不重視檔案，所以造成了“要人不要檔”、“人檔兩處”的情況。原用人單位為留住人才，采取“扣檔”的辦法，這對新用人單位和原用人單位都不利。一方面，新用人單位因缺少檔案而不便于對新錄用人員的管理、培訓、晉升。另一方面，原用人單位因人才流失而對其檔案進行徒勞無益的管理，付出不必要的人力物力和財力。

1.2 原始檔案反復被復印造成了對原件的損害。報考博士需要復印碩士成績，報考碩士需要復印本科成績，報考本科需要復印專科成績，人世以來各個單位學歷的要求越來越高，各學院建立信息庫也要復印成績，反復復印一份材料不但對檔案材料有損害，也增加了檔案人員的工作量。

1.3 檔案材料用紙不統一。檔案工作人員花費了大量的精力剪裁檔案，有時會使干部檔案遭受到人為地損害。在整理中按《細則》要求，干部人事檔案材料應是長26cm，寬18.5cm，對大于規定的材料進行折剪裁，小于規定的進行裱糊，費時費心不說，在利用時由于經常翻動，易造成折處文字磨損，且折處裱糊的多了，使整冊檔案厚薄不一、高低不平，對于檔案的利用價值及其外觀都產生了不良的影響。

1.4 裝訂方法對人事檔案紙張損害很大。干部檔案材料經過鑒別、甄別、分類、排序、剪裁、修襯后，裝訂成冊，有利于保管。但是每當有新的材料需要歸檔時，就必須把已裝訂好的檔案拆開，放進材料后又重新打孔裝訂，給檔案造成損傷是不言而喻的，大大縮短了檔案材料的壽命。

2.如何加強干部人事檔案管理工作

2.1 切實做好干部人事檔案材料的收集歸檔工作。近些年來，隨著干部人事制度改革的不斷深化，干部制度的改革、考察、考核、學歷、各種培訓、聘任、專業技術晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求，需要及時調整干部人事檔案材料的收集管理范圍，將一些能夠真實反映干部德能勤績表現、具有長期考查價值的資料添加到干部人事檔案中，為識別干部身份和資質提供基本憑據。檔案管理人員必須及時收集與檔案有關的各種材料，認真整理，細致鑒別，做到取之有據。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整、手續完備，保證人事檔案的權威性、準確性和真實性。注重人事檔案材料收集，提高人事檔案管理質量。干部人事檔案管理重點在于要能夠客觀真實地反映干部的面貌，要具有準確性，干部檔案若離開客觀、真實，就失去了價值，就失去了生命力。各單位也要研究制定有效措施，切實做好干部人事檔案材料的收集管理工作，確保干部人事檔案信息的準確性和真實性。

2.2 積極推進干部人事檔案管理工作的制度化、規范化、信息化建設，重視干部人事檔案工作基礎建設 定期了解干部檔案工作情況，研究解決遇到的實際問題，加強督導，不斷完善、修訂、健全檔案查(借)閱制度、收集制度、鑒別歸檔制度、轉遞制度、檢查核對制度、保管保密制度、管理人員職責和送交檔案材料歸檔工作制度等八項制度，做到制度上墻、帳簿成冊，并且認真按照規定的制度、規定的程序辦事，有效地提高檔案工作的準確性和工作效率。加強檔案管理工作基礎設施建設，嚴格按照《干部檔案工作條例》和《干部人事檔案工作目標管理考評標準》，將檔案庫房、閱檔室和檔案工作人員辦公室“三室”分開，并按照“六防”(防火、防潮、防蛀、防盜、防高溫、防光)設施要求，配置鐵質檔案柜和新型檔案夾等保管、整理干部檔案的有關器械和設備。檔案管理設備和檔案管理人員水平應當達到“干部人事檔案工作目標管理”的標準，同時加強干部人事檔案審核整理工作和日常管理工作的指導。實行現代化管理，實現檔案管理信息化。充分利用計算機在干部檔案管理工作中的作用，建立和完善干部檔案數據庫，及時更新，動態化管理干部人事檔案信息。

2.3 深化檔案信息開發利用。筆者通過對有關利用數據的分析與研究，認為可以采取如下3項措施，以檔案利用來帶動和推進檔案業務建設：一是對歷年來檔案利用數據分析，著力了解檔案利用所產生的社會效益和經濟效益。通過分析，可以了解檔案的自身價值和潛在的利用資源，有利于進一步拓寬檔案利用工作的渠道，最大限度地發揮檔案的價值和作用；二是開展檔案利用跟蹤服務。檔案工作只有“有為才能有位”，而地位的取得有賴于檔案人員的自身努力，積極開展送檔上門，及時掌握檔案利用的新動態、新動向，及時做好跟蹤服務。三是結合數據對比分析，緊緊抓住檔案利用的熱點和中心工作，積極開展檔案史料編撰工作。

結束語：

要使干部人事檔案更好地為干部人事工作、為經濟建設和社會發展服務，就必須改變傳統的管理方式，通過服務來促進信息資源的開發：一是實行現代化管理，充分利用計算機在干部人事檔案管理工作中的作用，建立和完善干部人事檔案數據庫，及時更新、動態化管理干部人事檔案信息，保證干部人事信息的時效性、真實性和準確性。

[1]王秀芳，李春英.《淺談如何做好檔案指導工作》.

[2]成芳.《建立電子文件(檔案)指導、監督機構的必要性》.