復雜產(chǎn)品研究試驗文件歸檔完整性研究

李偉　呂曉麗

摘 要：復雜產(chǎn)品研究試驗文件的歸檔完整性問題，一直困擾著技術(shù)文件管理部門。該文通過分析復雜產(chǎn)品的研制特點，從構(gòu)建并細化復雜產(chǎn)品研試文件分類方法、梳理復雜產(chǎn)品結(jié)構(gòu)及所涉及的專業(yè)體系以及將研究試驗文件歸檔管理納入產(chǎn)品全壽命周期等三個方面的研究入手，試圖從產(chǎn)品、技術(shù)、管理三個維度，找到提高復雜產(chǎn)品研試文件歸檔完整率的解決方案。

關(guān)鍵詞：復雜產(chǎn)品 研究試驗文件 歸檔

中圖分類號：G272 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）06（c）-0181-02

復雜產(chǎn)品是指客戶需求復雜、產(chǎn)品組成和技術(shù)復雜、制造過程復雜、項目管理復雜的一類產(chǎn)品，如航天器、飛機、復雜機電產(chǎn)品、武器系統(tǒng)等等。這些復雜的產(chǎn)品，通常被稱為系統(tǒng)級產(chǎn)品，它們結(jié)構(gòu)層次復雜，技術(shù)創(chuàng)新點多，研制周期長，從方案論證到產(chǎn)品成熟定型。需要多個子系統(tǒng)及設(shè)備的研制生產(chǎn)、試驗單位協(xié)調(diào)配合，因此而產(chǎn)生大量的技術(shù)文件。復雜產(chǎn)品的研究試驗文件（以下簡稱研試文件）指在復雜產(chǎn)品設(shè)計、試制、試驗、生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的，反映任務由來、方案論證、試驗狀況、研制總結(jié)、定型鑒定和技術(shù)管理的技術(shù)文件。研試文件是說明產(chǎn)品、零配件、組件的設(shè)計原理、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)、設(shè)計思想、設(shè)計方法的技術(shù)文件，主要用于設(shè)計過程中設(shè)計師之間技術(shù)上的共享、交流和進行技術(shù)積累，而不能直接作為產(chǎn)品生產(chǎn)、技術(shù)支援等工作的依據(jù)。

隨著現(xiàn)代管理手段與新技術(shù)的應用，產(chǎn)品組織管理體系與技術(shù)發(fā)展模式都發(fā)生了深刻變化。在信息技術(shù)的支持下，產(chǎn)品數(shù)據(jù)，特別是復雜產(chǎn)品在研究試驗中的過程文件量日益龐大，這些文件如果失去檔案管理的技術(shù)配合與支持，必將引發(fā)產(chǎn)品文件失控。因此，針對這些龐大信息與文件，產(chǎn)品技術(shù)文件管理需要以新思路重新梳理復雜產(chǎn)品研試文件在各個研制階段與產(chǎn)品的關(guān)系，從歸檔文件完整性結(jié)構(gòu)前期控制、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)與專業(yè)梳理、產(chǎn)品研制全壽命歸檔管理三個方面著手，提升復雜產(chǎn)品研試文件歸檔完整率。

1 研試文件結(jié)構(gòu)前期控制—細化文件分類法

復雜產(chǎn)品研試文件種類繁多，文件管理部門可以會同產(chǎn)品研發(fā)及管理部門，根據(jù)復雜產(chǎn)品研發(fā)流程、產(chǎn)品特點、以及文件應用需求進行適當分類，便于產(chǎn)品文件的管理、辨識和利用。

為了不同的應用目的，可以同時采取多種研試文件分類方法，選擇其中做常用的作為主分類法，并為此制定詳細的產(chǎn)品研試文件分類細則，為每種類別規(guī)定類別名稱并作出其他方面的詳細規(guī)定。按照產(chǎn)品研試文件的內(nèi)容、用途進行分類，并為每種文件制定基本類別名稱、分配類別編號，這就是研試文件的基本分類法。根據(jù)基本分類法，每一類文件應該規(guī)定唯一的類別名稱并分配唯一的類別編號。研試文件基本類別名稱應窮盡復雜產(chǎn)品需要的所有研制過程文件的基本類別名稱。

產(chǎn)品研試文件基本分類法不宜直接作為主分類法，因為該分類法中的文件類別無法直接與產(chǎn)品關(guān)聯(lián)，同一種文件類別是由不同角色的設(shè)計師負責擬制，并且在產(chǎn)品研發(fā)的不同階段完成，即文件基本分類法中的同一種文件類別，有很多不同的重要特征，不便于產(chǎn)品研試文件的管理辨識和應用。

產(chǎn)品研試文件是圍繞產(chǎn)品進行擬制的，那么每份文件都至少關(guān)聯(lián)一個產(chǎn)品，該產(chǎn)品可以是系統(tǒng)級和分系統(tǒng)級的，也可以是單機或零部組件。一種類別的文件，應該由何種角色的設(shè)計師負責擬制、應該在產(chǎn)品研發(fā)的那個階段擬制等特性，與其關(guān)聯(lián)的產(chǎn)品類別有關(guān)。因此，在產(chǎn)品研試文件基本分類法的基礎(chǔ)上，結(jié)合每份文件關(guān)聯(lián)的產(chǎn)品類別、交付和使用方面的關(guān)鍵信息，形成文件與產(chǎn)品雙維度的復合分類法。

復合分類法可以具體規(guī)定產(chǎn)品設(shè)計過程中應輸出的產(chǎn)品研試文件類別，而且產(chǎn)品的研發(fā)一般按照產(chǎn)品的主要部件來組建分項目組和進行計劃管理，按產(chǎn)品類別對研試文件分類，有助于各專業(yè)的設(shè)計師即使擬制相應的產(chǎn)品文件。因此，這種復合分類法更有實用價值，更適合作為航天產(chǎn)品研試文件的主分類法。

確定了產(chǎn)品研試文件的主分類法后，還必須制定產(chǎn)品研試文件的命名規(guī)則和編號規(guī)則，用于規(guī)范文件名稱，便于文件辨識。

2 復雜產(chǎn)品結(jié)構(gòu)與專業(yè)梳理

由于文件是依附于產(chǎn)品而存在的，因此，產(chǎn)品復雜程度決定研試文件橫向結(jié)構(gòu)完整性要求。在產(chǎn)品研發(fā)人員任務異常繁重，無暇顧及文件管理工作的情況下，歸檔文件完整性主要依靠檔案業(yè)務人員進行管控。然而目前檔案管理常常與產(chǎn)品研制的管理相割裂，檔案工作長期置于管理鏈條的末端，不利于歸檔質(zhì)量的把控及信息資源的后繼管理。因此，需要不斷的認真梳理每一個復雜產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)及專業(yè)技術(shù)層級，便于從全局掌控產(chǎn)品研試文件的構(gòu)成。

復雜產(chǎn)品的結(jié)構(gòu)通常包含系統(tǒng)、分系統(tǒng)、設(shè)備（單機）整件、組件、部件、零件等7個層級，形成完整的樹狀產(chǎn)品結(jié)構(gòu)。文件管理需要根據(jù)每個層級產(chǎn)品的性質(zhì)、特點和復雜程度，以列表的形式，提出具體應編制哪些文件，從結(jié)構(gòu)角度把控研試文件歸檔完整性。

復雜產(chǎn)品設(shè)計是一個在各專業(yè)領(lǐng)域?qū)＜覅f(xié)同工作的基礎(chǔ)上，通過多專業(yè)領(lǐng)域協(xié)同、多約束條件、多目標、復雜的布局與裝配，完成較為復雜的任務。隨著技術(shù)的進一步發(fā)展，產(chǎn)品設(shè)計模式在信息化的基礎(chǔ)上，朝著數(shù)字化、集成化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化的方向發(fā)展。目前，在航天器系統(tǒng)的研制中，虛擬設(shè)計技術(shù)和并行設(shè)計模式已經(jīng)成為主流，數(shù)字化技術(shù)、虛擬現(xiàn)實和虛擬仿真技術(shù)、虛擬裝配以及協(xié)同設(shè)計技術(shù)的應用，使得產(chǎn)品研試文件所涉及的專業(yè)領(lǐng)域逐步擴大，研試文件構(gòu)成更加復雜。文件管理需要根據(jù)設(shè)計師系統(tǒng)在多年的研制工作中形成的專業(yè)技術(shù)體系，設(shè)計出依托專業(yè)層級的研試文件架構(gòu)，從分系統(tǒng)層、技術(shù)虛層、專業(yè)層、專業(yè)方向?qū)印⒓夹g(shù)層等方面梳理出每一個層級的研試文件，從專業(yè)角度把控文件歸檔完整性。

3 產(chǎn)品研制全壽命歸檔管理

通過細化研試文件分類法和進行產(chǎn)品結(jié)構(gòu)與專業(yè)的梳理，基本奠定了研試文件歸檔完整性的基礎(chǔ)。研試文件的歸檔目的是完整保存復雜產(chǎn)品研制歷史，記錄研制成果，因此，要保證其研制歷史的完整，需要根據(jù)復雜產(chǎn)品研制程序，將歸檔工作納入產(chǎn)品全壽命周期。endprint

以航天器為例，通常，每個型號的航天器研制需要經(jīng)歷可行性論證、方案、工程研制、定型等四個階段，每個階段工作性質(zhì)不同，因此產(chǎn)生不同類別的研試文件。根據(jù)復雜產(chǎn)品質(zhì)量管理要求，其產(chǎn)品樹中的各個分系統(tǒng)、復雜單機等均應制定較為詳細的研制程序、設(shè)計準則和輸入輸出文件清單，根據(jù)這些文件的內(nèi)容描述，可以把握產(chǎn)品各項研制工作內(nèi)容，進而梳理出各個工作內(nèi)容應該輸出的研試文件。在一個階段的研制工作結(jié)束后，產(chǎn)品設(shè)計師需要進行研制工作的總結(jié)，同時為下一個研制階段制定研制計劃等。從產(chǎn)品研制總結(jié)中可以清晰的看到研制歷史，該階段產(chǎn)品研試文件整體框架也就清晰可見了。不僅如此，復雜產(chǎn)品通常需要對各階段大型試驗項目及關(guān)鍵技術(shù)攻關(guān)項目提前計劃，跟蹤這些項目，也是理清研試文件完整性的手段之一。

復雜產(chǎn)品研制周期長、零部件組成數(shù)量龐大、涉及專業(yè)領(lǐng)域廣、研制過程需要融入新技術(shù)，導致其研發(fā)過程的管理活動也較為復雜，特別是關(guān)系到產(chǎn)品研制進度與成敗的質(zhì)量活動顯得尤為重要。因此，研試文件的歸檔，不能僅從產(chǎn)品角度考慮其完整性要求，還必須將這部分管理活動的技術(shù)與管理文件納入歸檔范圍。

梳理產(chǎn)品研試文件，離不開對研制活動全過程的跟蹤。文件和檔案管理部門應該會同科研管理部門，專門制定符合復雜產(chǎn)品研制特點的“三納入”、“四參加”、“四同步”的方法：將研試文件歸檔工作納入型號研制計劃、型號議事日程及產(chǎn)品設(shè)計師系統(tǒng)的崗位責任制中；文件檔案管理部門參加產(chǎn)品鑒定、課題審定、設(shè)備驗收、成果審定等；下達產(chǎn)品研制計劃任務與提出研試文件完整性的具體要求同步，檢查計劃進度與檢查研試文件的形成情況同步，驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定研試文件歸檔同步，上報登記和評審獎勵科技成果與檔案部門出具產(chǎn)品文件歸檔情況證明材料同步。

4 結(jié)語

根據(jù)產(chǎn)品研制程序確定復雜產(chǎn)品研試文件完整性；根據(jù)產(chǎn)品結(jié)構(gòu)分解，結(jié)合專業(yè)技術(shù)體系確定的型號領(lǐng)域的技術(shù)分解結(jié)構(gòu)確定歸檔項目；根據(jù)歸檔項目內(nèi)研制任務模塊化分解確定文件間的層級邏輯關(guān)系；根據(jù)文件在研制工作中的作用確定文件歸檔價值等等，構(gòu)成復雜產(chǎn)品研試文件歸檔完整率的控制切入點。復雜產(chǎn)品研試文件檔案化控制是一項復雜的工作，需要從細小處著手，認真實施，才能完整準確的記錄和保存產(chǎn)品研制成果和研制歷史。

參考文獻

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