小型博物館藏品全流程管理信息化研究

韓俊

摘要：中國，一個多元包容的大社會，很多小型特色博物館也在幾十年快速經濟發展中不斷成長壯大，但相對大型綜合性博物館存在諸多缺陷、不足，尤其是核心的藏品管理工作。本文通過界定小型博物館定義，梳理藏品全流程管理，進行比較和分析后，闡述藏品的全流程管理應用信息化技術后，對于解決小型博物館人手不足、賬目不清、更新滯后和由于流程模糊導致不規范操作致藏品損傷等問題，從而提升博物館的整體水平。

關鍵詞：小型博物館；藏品全流程管理；管理信息化

中圖分類號：TP311.52 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9416（2017）07-0101-05

1 國內小型博物館發展現狀

博物館，作為人類文明的象征，是匯集人類智慧的圣殿。他的作用對于一個國家和地區的經濟發展、社會文明不可估量。中國在經歷數十年經濟快速發展，多元的博物館文化也蓬勃興起，除了大型綜合館的建成，很多特色的小型博物館也應運而生。

1.1 小型博物館定義

小型博物館，the small museum，目前國際博物館協會尚未對此發布權威、清晰、詳細的定義闡述。就國內而言，一般泛指除一級、二級、三級博物館之外的無等級各類博物館（包括行業專題類、區縣級、紀念類的各式博物館）。

擁有眾多小型博物館的美國在2007年由小型博物館委員會及專業團體機構（Small Museums Committee and Affinity Group）對小型博物館的特征做出結論：[1]

較少的年度預算（低于100000美元）及資金來源的不穩定性，較少的員工（6人以下），員工身兼多職，志愿者的職能劃分（志愿者從事館內的關鍵職位），藏品數量與科學管理、以及建筑與展廳的大小、參觀者的數量是衡量小型博物館的特征指標。

1.2 小型博物館在國內的現狀

根據國家文物局發布的《2015年度全國博物館名錄》[2]統計，全國（未統計港澳臺地區）一共有4627家經文物局備案在冊的博物館，其中一級97家、二級223家、三級405家，無級別3902家。

在這3902家博物館中大部分是獨具特色的專題類小型博物館，這些博物館是整個國家文化云圖中的重要組成部分，雖不如大型博物館璀璨耀眼，但其星星點點亦使整幅文化長軸充滿生機與靈動。

誠然小型博物館受限于政策、資金、人力、物力等諸多因素，存在許多的不足和缺陷，相對于大型博物館而言，有著很大的區別，具體見表1。

2 藏品管理全流程及信息化

藏品管理以藏品為中心，圍繞藏品而展開恰當的管理與看護及相關的一切業務活動。博物館的性質與目標決定了藏品應得到長久的安全與健康，更強調管理過程中規范有序地進行規定活動，整個活動過程都有科學動態、嚴格縝密的控制。離開了管理，藏品庫房充其量只是間堆放貴重物品的房間而已。

2.1 博物館藏品管理全流程

一般博物館保管部門機構下設，征集室、編目室、總賬室、倉庫保管室、技術處理室、攝影室。

藏品管理工作的一般流程為：征集、接收、鑒選、登記、編目、入庫、保管、提用、統計和注銷等；[3]

征集，制定科學征集計劃，做好科學原始記錄；

接收，保管人員按入館清冊，對文物標本進行核對和必要的技術處理；

鑒選，對接收文物進行鑒定與選擇，確定入藏品；

登記，對入藏文物標本分類分級，辦理登帳手續；

編目，在鑒定基礎上做編目及藏品檔案；

入庫，藏品排架、定位和建立方位卡；

保管，對藏品日常保養、管理；

提用，提用藏品，須經有關領導批準后填寫憑證方可出庫；

統計，季末和年終，統計藏品增減數值，并做帳物核對；

注銷，因各類原因不屬于本館藏品，需在藏品賬目上注明，予以注銷。

同時在藏品管理的全流程中各個職能科室參與的工作和承擔的職責詳見圖1。

2.2 博物館藏品管理信息化

博物館信息化建設內容一般分為三部分：數字資源系統建設、管理信息平臺建設和數字化文化展示服務平臺建設。這三部分承擔了不同的目標：數字資源系統建設是博物館信息系統建設的基礎，管理理信息平臺建設的目標是提升工作效率，數字化文化展示平臺建設的目標是加深博物館知識受眾的文化感受。[4]

在數字化博物館中，所有資源都以數字化為最終結果，圖2顯示，數字化資源可分兩類：藏品原生資源和藏品再生資源。藏品原生資源指藏品自身所具有的物質價值和文化價值。藏品再生資源指藏品原生資源通過展覽、交流等方式與受眾互動后所產生的新價值，是對藏品原生資源的衍生資源。藏品原生資源信息大多直接來自藏品本身，通過利用先進的測量、采集技術設備，實現對其數字信息化。[5]

藏品的信息是一切博物館活動的本源，是后續服務、管理的基礎。日常的博物館藏品管理工作中，藏品管理信息化實際是一種關于藏品相關活動的有效監控，突破傳統博物館藏品管理工作中存在的瓶頸，大幅有效提升藏品管理工作的效率，完成前端藏品數字信息和后端庫房排架的實物藏品數據同步，這些都能在應用藏品管理信息化后得以實現。

藏品管理全流程信息化主要通過管理系統的形式得以實現，系統的模塊主要依據藏品管理流程，詳見表2。

3 小型博物館藏品管理流程及信息化應用思考

3.1 小型博物館藏品管理流程

小型博物館規模小，預算與資金也較少，沒有復雜繁冗的機構設置和人員編制，一般3-6人就實現博物館的日常運作。因此在符合規范的前提下，定制合適靈活的藏品管理流程是必要且急需的。

通過對一般博物館藏品管理流程的梳理，在確定核心工作（藏品的接觸、原始資料與賬本的保存管理等）必須由專職工作人員處理，其他工作可以做一定優化和外包處理。endprint

（1）征集工作，依靠社會的專業機構或專業人員，如委托當地大型綜合博物館代為征集或聘請原從事征集的專業人員兼職；

（2）接收（核心工作），由2名博物館專職人員處理；

（3）鑒選，待入館藏品到一定數量后統一請專家與本館人員成立臨時鑒定小組，對藏品進行鑒定、篩選、定級等工作；

（4）拍攝，由專業攝影公司處理；

（5）修復與復制，由國家文物局認證的專業公司處理；

（6）登記與編目，由經培訓的志愿者或兼職人員系統錄入，由專職人員負責審核造冊；

（7）入庫與提用（核心工作），藏品出入庫工作必須由專職專人處理；

（8）統計，設定權限后由兼職人員操作；

（9）注銷（核心工作），專職專人處理。

小型博物館由于預算、人手、場地限制的緣由，一般相對大型博物館每個年度征集的數量不會太多，因此上述非核心工作可以累積一定數量級別后統一交付兼職者、志愿者，或發包專業的第三方公司完成。

3.2 小型博物館藏品管理流程信息化

小型博物館藏品管理全流程信息模塊基本等同于一般博物館的藏品管理系統模塊，主要通過用戶權限的有效設置，將原來征集室、編目室、技術處理室、攝影室的用戶分別分配給兼職人員、志愿者、專業認證公司員工，核心工作用戶權限分配專職人員。

藏品信息化系統在保證所有相關藏品信息得到數字化的前提下，同時能夠有效控制流程，如必須有鑒定委員會簽署的文件備案后，方能進入藏品基本信息的登記環節；藏品必須確認方位信息（庫房貨柜層號）后，方能操作藏品提用的環節，否則無法進行，從而有效規避了因人為因素導致的失誤與誤差。

在小型博物館藏品管理流程的諸多工作中，專職人員主要職責有：

（1）確保核心工作的安全進行。

（2）嚴密監控與及時指導非核心工作的正常展開，使之活動進程出于可控范圍內。

（3）對所有匯總的信息化數據做規范、科學的審核，保證數據的真實、完整、規范、無誤。

4 結語

信息化管理系統的特點是可以將日常常規工作有效地整合，大幅提升效率，有效減少對人力、物理資源的依賴，規范有序推進工作，規避由于信息溝通不暢導致的資源、時間的損耗，并一定幅度減少由此產生的費用，降低總體支出。

對于小型博物館來說，藏品工作專業且繁雜，按照大型博物館方式或傳統手工方式操作，客觀條件明顯無法支持其正常運作，更無從談起藏品的有效管理。藏品管理流程信息化能有效解決人手不足，資金有限、賬目不清、更新滯后和由于流程模糊導致不規范操作致藏品損傷等問題。通過藏品管理信息系統，基本可以在只有3名全職工作人員的情況下便能有效的進行庫房與藏品的全流程管理。

因此，藏品全流程管理信息化工作對于小型博物館而言意義重大，不僅確保博物館的核心藏品工作有效運作，還能釋放有限的博物館人力資源開展其他必要工作，從而大幅提升該博物館的整體水平。

參考文獻

[1]周小園.論小型美術館（博物館）的現實意義[D].中央美術學院，2012，（05）.

[2]北京博物館學會.博物館藏品保管工作指引[M].中國書籍出版社，2012，（04）：117.

[3]胡錘.故宮博物院的信息系統建設[J].數字圖書館論壇，2010，（1）：92-98.

[4]韓紅芳.數字博物館模型研究及應用開發[D].浙江大學，2005，（03）.endprint