計(jì)生檔案信息化管理探析

◎楊志興

計(jì)生檔案信息化管理探析

◎楊志興

計(jì)生檔案主要指的是計(jì)生工作中保存的各種文件、資料，這些文件資料詳細(xì)記錄了計(jì)生工作歷程，這也是我國開展計(jì)生工作形成的重要資源。隨著網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的高速發(fā)展，計(jì)生檔案信息化管理是未來發(fā)展的必然趨勢(shì)，只有實(shí)現(xiàn)計(jì)生檔案信息化管理，才能促進(jìn)人口計(jì)劃生育工作規(guī)范化建設(shè)，提高人口管理質(zhì)量，使人口計(jì)生檔案管理更加方便、快捷，確保計(jì)生檔案資料不會(huì)出現(xiàn)遺漏。因此，本文對(duì)計(jì)生檔案信息化管理方式進(jìn)行了深入探索，并提出了相關(guān)建議。

自我國實(shí)施人口計(jì)劃生育政策以來，已經(jīng)經(jīng)歷了三十多年的發(fā)展歷史，在計(jì)劃生育政策實(shí)施過程中，計(jì)生管理系統(tǒng)儲(chǔ)存了大量的計(jì)生檔案資料，這些計(jì)生檔案資料中記錄了地區(qū)范圍內(nèi)的人口情況以及育齡婦女的基本情況，并且對(duì)于如何開展節(jié)育工作進(jìn)行了具體描述。計(jì)生檔案資料作為計(jì)生工作的真實(shí)記錄，其充分反映了我國計(jì)劃生育工作現(xiàn)狀。所以，在互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代下，為了避免計(jì)生檔案資料遺失，必須加強(qiáng)構(gòu)建信息化檔案管理系統(tǒng)，采用信息化技術(shù)來管理計(jì)生檔案，這樣才能顯著提升計(jì)生檔案資料的共享水平，加快辦事效率，為推動(dòng)計(jì)生工作和諧穩(wěn)步發(fā)展注入新的動(dòng)力。

計(jì)生檔案信息化管理的必要性分析

計(jì)生檔案信息化管理滿足信息化時(shí)代發(fā)展需求。計(jì)生委員會(huì)主任曾經(jīng)發(fā)表過重要講話“必須加快實(shí)現(xiàn)人口計(jì)生事業(yè)信息化，這也是人口計(jì)生事業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)”。在人口計(jì)生管理事業(yè)中，傳統(tǒng)的管理手段已經(jīng)無法滿足社會(huì)和時(shí)代的發(fā)展需求，必須加強(qiáng)使用靈活、方便、快捷的信息化技術(shù)，這樣才能提高人口計(jì)生管理工作的服務(wù)水平。同時(shí)，還能夠加快人口計(jì)生工作服務(wù)方式轉(zhuǎn)型，逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)型服務(wù)。

傳統(tǒng)的檔案管理方式過于陳舊、落后。在傳統(tǒng)的計(jì)生檔案管理工作中，需要應(yīng)用大量的庫房空間來管理計(jì)生檔案，所以導(dǎo)致管理成本費(fèi)用大大提升。而且在檔案資料長時(shí)間保存于庫房中，很容易造成檔案資料發(fā)生損壞，使檔案資料的紙張出現(xiàn)發(fā)黃、干枯以及脆弱的問題。而且關(guān)于獨(dú)生子女獎(jiǎng)勵(lì)以及生育審批等文件資料，在管理過程中需要不斷調(diào)用，所以浪費(fèi)了大量的時(shí)間和精力，采用手工的方式來管理信息化檔案資料，不僅使日常查檔服務(wù)質(zhì)量降低，而且還會(huì)造成檔案收集效率變慢，無法滿足當(dāng)前的計(jì)生檔案管理需求，必須加快管理方式創(chuàng)新。

計(jì)生檔案信息化管理能夠提高管理效率。隨著信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展，在管理計(jì)生檔案過程中應(yīng)用信息化技術(shù)，能夠加快收集、整理、移交和歸檔效率，不需要耗費(fèi)大量的人力、物力和時(shí)間，在短時(shí)間內(nèi)就可以完成一系列的管理工作，工作效率大大提高。同時(shí)，信息化大數(shù)據(jù)計(jì)劃，能夠?qū)嫶蟮臋n案信息資料進(jìn)行精細(xì)化管理，快速查詢需要的資料，檔案資料全部以數(shù)據(jù)化的方式存儲(chǔ)，不需要占用倉庫來存儲(chǔ)紙質(zhì)資料，有效保護(hù)了檔案原件。在日常工作中只需要利用計(jì)算機(jī)，就可以把需要的數(shù)據(jù)資料檢索出來，對(duì)于兌現(xiàn)計(jì)生獎(jiǎng)勵(lì)和生育審核所需要的資料，也能夠快速轉(zhuǎn)移，提高更加高效的服務(wù)。

計(jì)生檔案信息化管理措施

轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理思想，采用先進(jìn)的信息化軟硬件設(shè)施。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息化時(shí)代的高速發(fā)展，傳統(tǒng)的計(jì)生檔案管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展需求，必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的信息化管理模式。作為計(jì)生管理工作部門領(lǐng)導(dǎo)，必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理思想，提高對(duì)檔案管理工作的重視程度。計(jì)生管理部門的主要負(fù)責(zé)人必須起到帶頭作用，主動(dòng)拉起檔案信息化管理工作，并且把信息化檔案管理工作落實(shí)到各個(gè)次級(jí)部門，構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)化管理體系，這樣才能更加方便、快遞開展計(jì)生檔案信息化管理工作。此外，計(jì)生部門需要增加對(duì)信息化建設(shè)的投入，不斷引進(jìn)先進(jìn)的信息化軟硬件設(shè)施，滿足信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施需求。此外，在計(jì)生檔案信息化管理工作中，對(duì)于計(jì)生檔案資料，可以按照每件立卷的方式保管檔案資料，這樣才能更好地應(yīng)用檢索工具調(diào)整檔案資料，不斷更新檔案資料。作為信息化管理人員，必須加強(qiáng)建設(shè)計(jì)生檔案資源庫，利用資源庫收集計(jì)生檔案資料，不斷豐富資源庫內(nèi)容，這樣才能提高資源利用率。

制定完善的計(jì)生檔案信息化管理制度。在計(jì)生檔案信息化管理工作中，完善的計(jì)生檔案信息化管理制度非常重要，其關(guān)系著計(jì)生檔案管理的規(guī)范性與合理性。因此，必須從收集檔案、直到保存以及銷毀檔案的過程中，需要不斷細(xì)化檔案管理流程，這樣才能使檔案管理工作精細(xì)化。對(duì)于電子文檔管理工作，計(jì)生部門必須細(xì)化到各個(gè)責(zé)任人，讓每個(gè)工作人員了解自身的責(zé)任和義務(wù)，然后按照規(guī)范的業(yè)務(wù)流程來管理電子文檔。此外，針對(duì)計(jì)生檔案信息化管理，需要制定完善的績效考核制度，如果在管理信息化計(jì)生檔案時(shí)，存在良好的記錄，那么就可以給予一定的工作獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于工作成績比較差的管理人員，部門也要及時(shí)進(jìn)行培訓(xùn)，提高工作人員的信息化管理水平。

提升計(jì)生檔案信息化管理的安全性以及完整性。計(jì)生檔案作為計(jì)生管理部門的重要材料資源，其關(guān)系著計(jì)生部門日常工作的正常開展。因此，在計(jì)生檔案信息化管理工作中，必須仔細(xì)研究相關(guān)管理正常，根據(jù)信息資料的重要性設(shè)置相應(yīng)的密碼等級(jí)，并及時(shí)對(duì)收錄的信息資料進(jìn)行計(jì)算機(jī)加密，做好計(jì)生檔案資料的保密工作，防止計(jì)生檔案資料泄露。同時(shí)，計(jì)生部門需要需要定期檢查網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全，確保網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)處于安全環(huán)境下，這樣才能避免黑客攻擊以及病毒入侵危險(xiǎn)，防止數(shù)據(jù)遺失或損壞，確保計(jì)生檔案信息化管理工作正常開展。

綜上所述，在互聯(lián)網(wǎng)信息化時(shí)代下，為了提高計(jì)生部門的日常工作和服務(wù)效率，必須加快推動(dòng)計(jì)生檔案信息化管理工作，不斷優(yōu)化和調(diào)整計(jì)生檔案信息化管理措施，以此來促進(jìn)計(jì)生事業(yè)高速穩(wěn)定發(fā)展。

（作者單位： 山東省青州市何官鎮(zhèn)政府）