企業檔案工作如何從管文件向管數據轉變

◎徐紅艷

企業檔案工作如何從管文件向管數據轉變

◎徐紅艷

基于當前信息技術的發展背景，企業想要提升市場競爭力與運營的效率，必須大力建設企業信息化的管理機制。針對企業的傳統檔案管理的工作，加快轉變檔案管理模式，利用現代信息技術實現檔案管理工作革新，提高企業檔案管理的工作效率。本文從傳統檔案管理工作的層面上探討企業檔案管理信息化工作中如何從管文件向管數據轉變。

目前，檔案管理以一種原生信息資源的重要性在工作生活中體現越來越明顯。面對傳統檔案管理革新的問題，企業還需不斷加強信息建設，為檔案管理工作提供數字化服務，加快企業由傳統型的檔案管理向信息化的管理轉變，傳統檔案管理工作的轉型并不是一蹴而就的，它是一個循序漸進的過程，企業需要在這一過程中掌握信息技術的知識，引入現代化的信息技術系統，規劃企業的信息化轉型之路。所以，在信息化的今天，如何進行企業檔案的信息化管理成為企業發展中的關鍵問題。

企業檔案管理信息化建設的必要性

企業信息化發展的要求。企業要適應新形勢，必須提高檔案管理工作信息化水平，尤其是網絡的普及，使得企業在生產與經營活動中產生了大量的文件與數據，它是企業進行各項經營的活動的前提，為企業提供了信息的參考，同時具備了長期的保存價值。

現代企業檔案管理發展的需要。信息網絡的技術革新，使得傳統紙質化的檔案管理模式越來越不適用于現代化的辦公管理。企業檔案管理信息化的建設對企業辦公自動化與工作效率的提升具有重大的現實意義。檔案管理工作是企業的日常經營活動中重要的內容之一，企業只有通過信息化建設，提高檔案管理的軟硬件設施，才能滿足企業檔案管理工作現代化的發展需求。

工作效率及工作成本的需要。檔案管理的信息化的建設能夠有效提升企業的工作效率，優化企業的人員配置，降低企業的人力成本。我國的傳統的紙質檔案管理工作在資料搜集中不僅需要大量的人力，還要投入大量的物力與財力，在查詢過程中也要耗費大量的時間。應用信息化的技術，有利于企業的檔案管理的收集、錄入、查詢的一系列過程，提高企業檔案管理的效率，實現了企業資源的共享。

傳統檔案工作管理的不足

檔案管理需要專門的場所。傳統的實體檔案需要專門的場所管理，隨著時間推移，檔案數量的不斷增加使得管理檔案場所也會增多，這在一定程度上造成了企業資源的浪費。

檔案的尋找耗費時間長。傳統的檔案整理需要按照一定的次序進行，它在尋找某一具體的檔案時，耗費了大量的時間，增加了檔案管理的難度。

檔案管理過程中失誤較多。傳統紙質檔案整理過程中可能涉及到個人的政治面貌、教育背景、工作表現等多個方面，眾多材料的整理需要企業聘用專門的人員，并且在整理過程中容易出現錯誤，影響個人信息的完整性。同時，使得檔案管理準確性缺失。

傳統檔案管理工作向信息化轉變的對策

實現傳統檔案的電子化和網絡化。企業檔案管理由文件管理向數據的轉變，首要條件是加強計算機的硬件、軟件、網絡服務設施，信息化資源系統的建設，減少企業對檔案信息處理與運用時間的耗費。其次，企業要完善基礎設施建設，實現紙質化向電子化的轉變，實現企業的檔案有序有效的信息化管理。最后，建立企業檔案的共享利用平臺，將企業的相關資料匯總，建立電子檔案數據庫，充分實現企業資源共享，為企業提供更好的發展。

加大檔案管理軟件的開發和推廣力度。檔案管理工作的轉變，需要加強企業檔案管理數字化建設，改變檔案管理信息的存儲方式，盡量減少紙質版文件的使用，除非是在必要的條件下，一般情況下都采用電子文件建立檔案。網絡信息超時空流動，讓企業的數字化檔案變成了無墻界檔案，傳統的檔案資料庫已經不是文件資料保管的基地，已經成為了信息控制中心。因此，企業要不斷推廣信息化的軟件力度，保證企業的檔案管理軟件的先進性、實用性、功能性、全面性，與時俱進，

使用檔案數字化管理技術。檔案信息管理是融合了計算機技術、掃描技術、數據庫技術、多媒體技術和存儲技術等全方位的技術，從而形成的一種新型的檔案管理形態，它能夠承載各種載體的檔案，并轉化為數字檔案信息，以數字化的形式存儲，實現了網絡化的連接。因此，企業可以使用檔案數字化的管理技術，建立檔案信息化管理的平臺，對傳統檔案管理工作進行創新。實現檔案材料的收集、整理、鑒定、保管、傳遞、統計和利用等工作的數字化管理，以及辦公系統瀏覽、查詢、借閱的功能。根據檔案業務管理的流程，經過系統管理員授權，中心領導和部門管理人員等中心內網協同辦公系統用戶都可以在辦公室查閱所需的電子檔案目錄和電子文件。通過提升檔案的服務質量，使檔案管理工作朝著信息研究的方向發展。

提升檔案工作者的信息技術應用水平。科學技術的發展對檔案管理工作者有了新的要求，他們不但要掌握傳統的檔案管理專業知識，同時，還需掌握計算機技術的基本知識，提升檔案管理工作的技能。首先，企業要做好檔案工作者內部培訓，豐富其知識結構、強化其信息化意識，其次，引進復合型人才，通過開展積極培訓、組織外出學習等，建立一個強大的集信息素質與文化素質、技能與德行、知識與實踐于一體的高質量人才隊伍。

企業檔案管理從管文件向管數據轉變已經成為必然的趨勢，企業檔案管理工作信息化是一項系統工程，任重道遠。因此，在信息化革新過程中要采用有效的方式，更好地推動企業的檔案管理信息化發展。

（作者單位：中國航發湖南動力機械研究所）