淺談無(wú)紙化電子閱文系統(tǒng)設(shè)計(jì)

張智敏

摘要：無(wú)紙化電子閱文系統(tǒng)，通過(guò)IP網(wǎng)絡(luò)、云計(jì)算、微服務(wù)、高清流媒體等新技術(shù)的應(yīng)用，把音頻、視頻、多媒體信息、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)接入有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)會(huì)議資料的無(wú)紙化，使用戶合理有效地利用多媒體信息的交互、呈現(xiàn)、控制，提升會(huì)議質(zhì)量，推動(dòng)傳統(tǒng)會(huì)議的信息化升級(jí)。

關(guān)鍵詞：電子閱文；無(wú)紙化；會(huì)議；無(wú)線網(wǎng)絡(luò)

中圖分類(lèi)號(hào)：TP315 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-9416（2017）05-0199-03

1 系統(tǒng)概述

無(wú)紙化電子閱文系統(tǒng)使得會(huì)議從傳統(tǒng)的紙質(zhì)為信息記錄載體轉(zhuǎn)化成以平板電腦、智能手機(jī)為載體的數(shù)字化、移動(dòng)化的多媒體，利用移動(dòng)終端的便攜性，把會(huì)議從固定的會(huì)議室延伸至場(chǎng)外的移動(dòng)終端。

會(huì)議效率：解決傳統(tǒng)會(huì)議在人數(shù)統(tǒng)計(jì)、資料準(zhǔn)備等方面的繁鎖復(fù)雜；

會(huì)議應(yīng)變能力：對(duì)參會(huì)人員數(shù)量、臨時(shí)性會(huì)議資料添加的支持；

資源節(jié)約：傳統(tǒng)上，大量會(huì)議材料會(huì)前打印，會(huì)后回收粉碎或丟棄；

安全保密：會(huì)議內(nèi)容涉及到國(guó)家秘密或企業(yè)商業(yè)秘密時(shí)，對(duì)會(huì)議資料的控制非常重要，而傳統(tǒng)會(huì)議采用紙質(zhì)會(huì)議資料，易于發(fā)生丟失泄密。

通過(guò)無(wú)紙化電子閱文系統(tǒng)建設(shè)，可實(shí)現(xiàn)以下功能：

文件傳輸網(wǎng)絡(luò)化，通過(guò)多次同步操作，將會(huì)議文件傳輸?shù)蕉嗝獠繀?huì)者；

文件顯示電子化，每個(gè)參會(huì)者都有單獨(dú)的平板電腦，每個(gè)平板電腦能獨(dú)立瀏覽會(huì)議相關(guān)文件；

文件內(nèi)容保密化，無(wú)紙化電子閱文系統(tǒng)能對(duì)下發(fā)的會(huì)議資料進(jìn)行有效監(jiān)控，及時(shí)回收，保證會(huì)議資料信息的安全可控性。

2 系統(tǒng)功能

在會(huì)議之前，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)將電子化的會(huì)議文件推送給與會(huì)人員提前審閱，會(huì)議期間，發(fā)送會(huì)議文件供與會(huì)人員瀏覽閱讀、在線批注、意見(jiàn)建議在線提交。

2.1 簽到功能

與會(huì)人員根據(jù)所入座的座位信息，在簽到界面對(duì)號(hào)選擇進(jìn)行簽到。簽到界面根據(jù)會(huì)議室座席圖生成一張簽到示意圖，與會(huì)人員根據(jù)自己所入座的座位找到圖上對(duì)應(yīng)的位置，點(diǎn)擊并選擇自己的名字進(jìn)行簽到，簽到界面實(shí)時(shí)顯示應(yīng)簽到人數(shù)、已簽到人數(shù)、未簽到人數(shù)及已簽到名單。

2.2 文稿上傳、下載

系統(tǒng)通過(guò)本地WLAN或4G網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行文件的上傳及下載。當(dāng)出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)無(wú)法覆蓋時(shí)，提供一套完善的本地存儲(chǔ)方案，通過(guò)數(shù)據(jù)緩存和同步更新技術(shù)，暫時(shí)將信息儲(chǔ)存于移動(dòng)終端設(shè)備上，重新連接上網(wǎng)絡(luò)時(shí)，能自動(dòng)或輔助手動(dòng)完成數(shù)據(jù)同步及斷點(diǎn)續(xù)傳。

2.3 議題查閱與閱文功能

議題界面顯示了議題的基本信息，包括議題名稱(chēng)、匯報(bào)人、匯報(bào)時(shí)間、匯報(bào)資料等。

會(huì)議過(guò)程中，與會(huì)人員可通過(guò)終端閱覽秘書(shū)上傳的資料文稿，可對(duì)文稿進(jìn)行滑動(dòng)翻頁(yè)、縮放控制等，可通過(guò)多點(diǎn)觸摸技術(shù)對(duì)文稿進(jìn)行雙指縮放等操作，可通過(guò)文稿縮略圖進(jìn)行文稿跳頁(yè)操作。

2.4 文稿批注

查閱文稿過(guò)程中可對(duì)文稿進(jìn)行意見(jiàn)批注，可選擇批注的顏色及筆勢(shì)的粗細(xì)，可對(duì)批注內(nèi)容進(jìn)行保存或清空等操作，會(huì)后可通過(guò)管理端下載保存的批注內(nèi)容。

2.5 表決功能

與會(huì)人員可對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行表決，表決方式可根據(jù)實(shí)際需要選擇是否記名，表決結(jié)束后實(shí)時(shí)顯示表決結(jié)果，表決結(jié)果會(huì)后自動(dòng)歸檔于會(huì)議紀(jì)要中。

會(huì)議議題需要進(jìn)行表決時(shí)，主持人可控制發(fā)起表決項(xiàng)，與會(huì)人員終端進(jìn)入表決界面，點(diǎn)擊意見(jiàn)按鈕【同意】、【反對(duì)】、【棄權(quán)】進(jìn)行表決，點(diǎn)擊之后界面會(huì)顯示已按鍵，若多次按鍵，系統(tǒng)會(huì)提示以最后一次按鍵內(nèi)容為準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

2.6 視頻播放

系統(tǒng)支持接入外部視頻信號(hào)，與會(huì)人員可點(diǎn)擊視頻播放按鈕觀看內(nèi)容。

2.7 會(huì)務(wù)服務(wù)功能

會(huì)議過(guò)程中，若與會(huì)人員有咖啡、茶水等需要，可通過(guò)下拉會(huì)務(wù)服務(wù)框，點(diǎn)擊對(duì)應(yīng)的需求按鈕，即可發(fā)送服務(wù)請(qǐng)求至茶水間顯示屏上顯示，服務(wù)人員根據(jù)收到的請(qǐng)求進(jìn)行響應(yīng)。

2.8 權(quán)限管理

本系統(tǒng)對(duì)文稿的上傳、下載、閱覽、批注均實(shí)現(xiàn)權(quán)限管理，針對(duì)不同的權(quán)限用戶，開(kāi)放不同的功能模塊，閱覽不同的文稿內(nèi)容。

2.9 終端設(shè)備軟件支持

電子閱文系統(tǒng)支持主流手持終端設(shè)備操作系統(tǒng)，支持屏幕自適應(yīng)、軟件自動(dòng)升級(jí)等功能。

2.10 數(shù)據(jù)安全性

保證重要數(shù)據(jù)的完整性，文件操作的不可抵賴性；保障數(shù)據(jù)傳輸過(guò)程中的安全性；利用先進(jìn)的加密技術(shù)、用戶驗(yàn)證、存取控制等安全機(jī)制，使用戶只能看到和自己有關(guān)的文件；終端設(shè)備意外丟失，安裝和保存在終端設(shè)備上的系統(tǒng)軟件、相關(guān)文件等數(shù)據(jù)可遠(yuǎn)程控制進(jìn)行徹底銷(xiāo)毀。

2.11 多會(huì)議室管理功能

以B/S系統(tǒng)提供多會(huì)議管理功能，秘書(shū)可通過(guò)管理端進(jìn)行權(quán)限管理、人員庫(kù)管理、會(huì)議排期、會(huì)議控制、表決控制、設(shè)備管理、多會(huì)議室管理等。

3 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

3.1 總體架構(gòu)

電子閱文的整體應(yīng)用實(shí)現(xiàn)由服務(wù)端（管理子系統(tǒng)、業(yè)務(wù)子系統(tǒng)）+APP應(yīng)用三個(gè)部分組成。

管理子系統(tǒng)：負(fù)責(zé)提供系統(tǒng)級(jí)的管理功能；實(shí)現(xiàn)對(duì)系統(tǒng)賬號(hào)的管理（支持開(kāi)銷(xiāo)戶與權(quán)限管理）；實(shí)現(xiàn)能力的統(tǒng)一調(diào)用與短信提醒服務(wù)、消息推送服務(wù)；負(fù)責(zé)與APP之間接口消息收發(fā)和文件傳輸；提供系統(tǒng)級(jí)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析以及安全控制功能；

業(yè)務(wù)子系統(tǒng)：負(fù)責(zé)提供所有業(yè)務(wù)應(yīng)用功能，在支持管理員賬號(hào)對(duì)于文件信息上傳與管理操作之外、還提供會(huì)議通知公告的發(fā)布、會(huì)議日常安排等應(yīng)用功能；業(yè)務(wù)子系統(tǒng)同時(shí)還負(fù)責(zé)會(huì)議數(shù)據(jù)的自動(dòng)同步機(jī)制的實(shí)現(xiàn)。

APP應(yīng)用：是系統(tǒng)使用者唯一的操作界面，在提供基礎(chǔ)的文件、通知信息下載、瀏覽功能之外，還支持文件批閱及本地化存儲(chǔ)定制化功能和手勢(shì)認(rèn)證、天氣預(yù)報(bào)等配套應(yīng)用。

3.2 服務(wù)端部署

從節(jié)省硬件投資和客戶對(duì)業(yè)務(wù)綜合管理升級(jí)的需求出發(fā)，管理子系統(tǒng)可與綜合信息服務(wù)平臺(tái)開(kāi)放的短信接口完成對(duì)接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)閱讀的短信能力。endprint

業(yè)務(wù)子系統(tǒng)安裝部署在新的服務(wù)器上，提供標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用和文件存儲(chǔ)與同步服務(wù)。

3.3 APP應(yīng)用部署

采用平板電腦或無(wú)線智能終端作為無(wú)紙化閱文的載體，在智能終端上安裝專(zhuān)業(yè)的數(shù)據(jù)閱讀APP應(yīng)用來(lái)實(shí)現(xiàn)具體的用戶交互操作。

NATIVE開(kāi)發(fā)：支持會(huì)議文件與資料文件的動(dòng)態(tài)更新、支持PDF文件的遠(yuǎn)程下載與本地化審閱操作，提供具體公告通知的消息推送與詳情獲取，實(shí)現(xiàn)用戶身份鑒定、權(quán)限管理等主要應(yīng)用。

WEB頁(yè)面適配：根據(jù)不同用戶的使用習(xí)慣，提供原有會(huì)議日程WEB版本的適配服務(wù)，可對(duì)接外網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)WEB頁(yè)面在APP應(yīng)用中的瀏覽。

3.4 網(wǎng)絡(luò)拓?fù)?/p>

無(wú)紙化電子閱文系統(tǒng)集中部署在專(zhuān)用機(jī)房中，在會(huì)議期間使用內(nèi)部無(wú)線網(wǎng)絡(luò)為電子閱文APP應(yīng)用提供網(wǎng)絡(luò)支持；在日常辦公期間支持使用運(yùn)營(yíng)商提供的3G/4G無(wú)線服務(wù)或其他互聯(lián)網(wǎng)接入點(diǎn)提供網(wǎng)絡(luò)支持。

3.5 管理子系統(tǒng)

管理子系統(tǒng)重點(diǎn)實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)管理的各項(xiàng)管理功能，對(duì)系統(tǒng)應(yīng)用進(jìn)行系統(tǒng)參數(shù)配置，系統(tǒng)用戶和角色的設(shè)置管理。

3.5.1 用戶權(quán)限管理

操作權(quán)限、對(duì)象權(quán)限、資源權(quán)限管理。

3.5.2 角色管理

電子閱文用戶角色包括，系統(tǒng)管理員、業(yè)務(wù)管理員、系統(tǒng)維護(hù)管理員。角色操作功能，增加、修改、刪除、查詢、設(shè)置功能權(quán)限等。

3.5.3 用戶管理

對(duì)登陸電子閱文的用戶進(jìn)行管理，包括增加、修改、刪除、查詢用戶、修改登陸用戶密碼、設(shè)置角色等。所有對(duì)用戶操作具有日志記錄，內(nèi)容包括執(zhí)行操作的用戶、時(shí)間、以及執(zhí)行的操作。

3.5.4 安全管理

包括設(shè)置系統(tǒng)用戶的密碼有效時(shí)間、登陸用戶IP綁定、動(dòng)態(tài)密碼、登陸錯(cuò)誤次數(shù)限制。

3.5.5 維護(hù)管理

系統(tǒng)監(jiān)控守護(hù)對(duì)設(shè)備本地?cái)?shù)據(jù)進(jìn)行監(jiān)控，同時(shí)根據(jù)設(shè)置的維護(hù)管理規(guī)則，定期收集系統(tǒng)自身的維護(hù)信息。

3.5.6 設(shè)備監(jiān)控

對(duì)設(shè)備組內(nèi)所有設(shè)備的監(jiān)控。不同的設(shè)備采用serverID加APID唯一標(biāo)識(shí)。所有設(shè)備接收到來(lái)自管理子系統(tǒng)的巡檢指令，啟動(dòng)對(duì)設(shè)備監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)采集。監(jiān)控對(duì)象包括系統(tǒng)硬件CPU、內(nèi)存、磁盤(pán)，系統(tǒng)軟件操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)、應(yīng)用進(jìn)程的運(yùn)行狀況。

3.5.7 數(shù)據(jù)備份/恢復(fù)

支持?jǐn)?shù)據(jù)備份/恢復(fù)設(shè)置。在系統(tǒng)運(yùn)行磁盤(pán)內(nèi)保留特定時(shí)間段內(nèi)的日志文件，超出時(shí)間段則備份至其他指定存儲(chǔ)位置；可設(shè)置要求保留日志文件的時(shí)間段，超出該時(shí)間段，系統(tǒng)自動(dòng)清除。

3.5.8 應(yīng)用管理

負(fù)責(zé)應(yīng)用在電子閱文上的注冊(cè)與激活，支持應(yīng)用運(yùn)行狀態(tài)的控制和網(wǎng)絡(luò)通信能力的權(quán)限分配功能。應(yīng)用插件第一次啟動(dòng)時(shí)，向應(yīng)用管理模塊發(fā)起注冊(cè)請(qǐng)求，應(yīng)用管理模塊處理注冊(cè)請(qǐng)求，提取APID，同時(shí)應(yīng)用管理功能在應(yīng)用列表中新增應(yīng)用信息；如果注冊(cè)失敗，則通知應(yīng)用注冊(cè)失敗，并返回失敗原因。

系統(tǒng)支持外部應(yīng)用的注冊(cè)接入，應(yīng)用管理可提供自身網(wǎng)絡(luò)通信能力和內(nèi)部應(yīng)用的能力開(kāi)通設(shè)置項(xiàng)，供管理員根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行配置。

3.5.9 日志管理

電子閱文中具備各種日志的記錄、查詢和上報(bào)功能，日志的種類(lèi)包括：操作日志、運(yùn)行日志、用戶日志以及各種通道能力使用的數(shù)據(jù)日志。

3.5.10 短信能力

電子閱文可對(duì)接短信平臺(tái)實(shí)現(xiàn)短信上下行能力。

3.6 業(yè)務(wù)子系統(tǒng)

提供文件管理、通知公告與WEB頁(yè)面適配轉(zhuǎn)化功能。

3.6.1 文件管理功能

支持對(duì)電子閱文系統(tǒng)各應(yīng)用模塊所屬的文件提供基本的管理功能，并支持實(shí)現(xiàn)APP與服務(wù)器端文件傳輸?shù)膶?duì)應(yīng)控制機(jī)制。

文件編輯管理：新增、查詢、刪除、修改文件。

文件傳輸控制機(jī)制：斷點(diǎn)續(xù)傳，支持FTP，在APP應(yīng)用下載文件時(shí)將下載任務(wù)劃分為幾個(gè)部分，每一個(gè)部分采用一個(gè)線程進(jìn)行上傳或下載，如果碰到網(wǎng)絡(luò)故障，可以從已經(jīng)上傳或下載的部分開(kāi)始繼續(xù)上傳下載未完成的部分。預(yù)加載，在3G/4G無(wú)線環(huán)境下，對(duì)文件信息的加載與同步采用一定預(yù)處理方案。同步校對(duì)，為了保障前后臺(tái)文件內(nèi)容一致性，對(duì)APP已下載的文件進(jìn)行定時(shí)同步性校對(duì)，一旦發(fā)現(xiàn)信息出現(xiàn)差異則重新同步下載文件。

文件有效管理：系統(tǒng)自動(dòng)檢查對(duì)一些損壞的文件進(jìn)行自動(dòng)清除。同時(shí)對(duì)文件格式進(jìn)行自動(dòng)校驗(yàn)，不支持PDF以外其他格式的文件。

3.6.2 通知公告

支持會(huì)議期間，管理人員直接面向所有APP用戶發(fā)布各類(lèi)公告信息，或針對(duì)一些特定的用于發(fā)布通知信息。

3.6.3 WEB頁(yè)面轉(zhuǎn)換

支持對(duì)制定外部互聯(lián)網(wǎng)資源WEB站點(diǎn)的定制化轉(zhuǎn)化。

3.7 客戶端設(shè)計(jì)

客戶端APP應(yīng)用作為電子閱文系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)人機(jī)交互的主要界面，負(fù)責(zé)提供適配無(wú)線終端的對(duì)應(yīng)企業(yè)級(jí)APP應(yīng)用，其主要實(shí)現(xiàn)了基本的身份驗(yàn)證與權(quán)限控制、會(huì)議議程與文件閱覽、外部資源查詢和系統(tǒng)設(shè)置等功能。

3.7.1 會(huì)議文件

支持各類(lèi)數(shù)據(jù)菜單，操作方便直觀；支持分類(lèi)文件查閱與檢索；支持文件在線同步與下載；支持會(huì)議議程的同步與下載；文件與信息更新提示；

3.7.2 文件操作

在APP上支持對(duì)所有文件的點(diǎn)擊閱覽，在閱覽過(guò)程中可以對(duì)相應(yīng)的文件進(jìn)行操作；支持文件閱讀權(quán)限的識(shí)別與控制；支持文件列表的在線同步與預(yù)加載；支持文件內(nèi)容的翻頁(yè)瀏覽、縮放、快速搜索與選擇；支持設(shè)置書(shū)簽；支持對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行批注、評(píng)審與本地保存。

3.7.3 通知公告

可在APP上直接查詢通知、公告信息，下載和閱覽相應(yīng)的附件文件，及時(shí)作為對(duì)會(huì)議信息上傳下達(dá)。

3.7.4 系統(tǒng)設(shè)置endprint

對(duì)APP的所有輔助功能進(jìn)行集中管理。支持版本檢測(cè)與更新功能，點(diǎn)擊之后APP自動(dòng)檢測(cè)是否有最新版本，并自動(dòng)完成版本升級(jí)。

3.7.5 用戶界面設(shè)計(jì)

用戶界面設(shè)計(jì)遵循易用性、一致性、合理性、安全性等原則，界面美觀大方、前后協(xié)調(diào)一致。

3.8 系統(tǒng)安全性考慮

信息加密：支持終端設(shè)備號(hào)、手機(jī)號(hào)碼、用戶名/密碼的三位一體的綁定，支持通信數(shù)據(jù)MD5加密，支持APP客戶端數(shù)據(jù)加密與反編譯防護(hù)。

數(shù)據(jù)安全：服務(wù)器支持高性能處理能力，支持多終端并發(fā)接入，平臺(tái)操作全部實(shí)現(xiàn)日志記錄，支持平臺(tái)數(shù)據(jù)每月全量備份與每日增量備份功能，具備容災(zāi)控制能力。

文件安全：所有會(huì)議資料全部存儲(chǔ)在會(huì)議服務(wù)器上，用戶終端只用于閱覽資料，會(huì)議結(jié)束同時(shí)刪除用戶終端上相關(guān)會(huì)議資料。

訪問(wèn)安全，通過(guò)加固應(yīng)用系統(tǒng)的訪問(wèn)，頁(yè)面準(zhǔn)入技術(shù)，實(shí)現(xiàn)身份安全，防止非法終端登錄業(yè)務(wù)系統(tǒng)，最終實(shí)現(xiàn)身份和終端的雙重管理。

權(quán)限安全，對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中下載的數(shù)據(jù)進(jìn)行權(quán)限管理，并可以根據(jù)閱讀人的身份限制，放開(kāi)文檔的使用權(quán)限，細(xì)化使用權(quán)限，提高管理力度。

外發(fā)安全，實(shí)行外發(fā)審核機(jī)制，提供流程管理，對(duì)涉密文檔進(jìn)行打包處理，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，使用權(quán)限及限制使用時(shí)間次數(shù)，保證外發(fā)數(shù)據(jù)的持續(xù)性保護(hù)。

4 結(jié)語(yǔ)

無(wú)紙化電子閱文系統(tǒng)，通過(guò)IP網(wǎng)絡(luò)、云計(jì)算、微服務(wù)、高清流媒體等新技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)多媒體信息與傳統(tǒng)會(huì)議的多種業(yè)務(wù)流程的匯聚整合，有效的把語(yǔ)音、多媒體信息、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)接入集成有機(jī)結(jié)合，幫助用戶合理有效地利用多媒體信息的交互、呈現(xiàn)、控制，提升會(huì)議質(zhì)量，推動(dòng)傳統(tǒng)會(huì)議的信息化升級(jí)。通過(guò)會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后三個(gè)縱向維度，實(shí)現(xiàn)會(huì)議簽到、議題閱覽、議題表決、文稿批閱、文稿批注、會(huì)議控制、會(huì)務(wù)服務(wù)、桌面共享、多會(huì)議室管理等功能。通過(guò)監(jiān)控、擴(kuò)展、管理三個(gè)水平維度，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)控制、系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)監(jiān)控、多會(huì)議室管理、人員庫(kù)管理、多媒體資源管理、會(huì)務(wù)管理等功能。

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