淺析房地產檔案的數字化建設

梁志斌

【摘要】隨著時代的發展，科學技術的日新月異，我國房地產業發展迅猛，以計算機技術為核心的現代信息處理技術正深入房地產管理的各個層面，越來越多的地方開始建立數字化檔案，極大的提高了房地產檔案的利用能力。

【關鍵詞】房地產檔案；房地產檔案管理；網絡信息化；自動化；數字化檔案

【Abstract】With the development of the times， the rapid development of science and technology， the rapid development of China's real estate industry， the computer technology as the core of modern information processing technology is deepening all aspects of real estate management， more and more places to establish digital files， greatly improved The use of real estate files.

【Key words】Real estate archives；Real estate file management；Network information；Automation；Digital archives

目前，由于我國房地產業發展迅猛，房地產檔案越來越多，房地產管理部門管理方式相對滯后，積壓了大量歷史信息需要錄入，房地產檔案利用率相對較低。如何利用現代化手段，加強房地產檔案數字化建設，實現房地產檔案管理的新突破，已成為各地房地產管理部門急要解決的問題。房地產檔案數字化建設能夠快捷地查詢房地產檔案信息，緩解產權檔案管理利用等龐大的工作量，保證檔案查詢工作快速、高質。因此實現房地產檔案信息收集、整理、查詢、利用管理的數字化，能夠提高檔案管理水平和利用質量，更好地服務于經濟建設。

1. 房地產檔案概念及特點

1.1 房地產檔案的概念。

房地產檔案是指在房地產發證登記、房地產交易買賣、房屋動拆遷、建設用地及批租用地活動中，經過收集、整理、鑒定，按一定的手段形成的反映產權人、房屋自然狀況及使用土地狀況，應當歸檔保存的文字材料、圖紙、圖表、照片、錄像帶、錄音帶、磁介質軟盤等各種載體內容的文件材料。

1.2 房地產檔案的特點。

1.2.1 法律證據。

房地產檔案是除房地產權屬證書外法律認可的、確認房地產權利歸屬、鑒證房地產權屬處置的唯一有效證明。由于房地產業已成為國民經濟的支柱產業，房地產的經濟行為日益增多。諸如房地產交易、析產、抵押、繼承、查封、保全、評估過程中產生的種種糾紛，人民法院如何裁決，房地產檔案都將作為重要證據參與其中。

1.2.2 動態性。

造成房地產檔案的動態性主要有兩個方面的原因：一是房地產本身發生了變化。例如房屋的狀況變動，房屋被拆除產權滅失等。二是房屋外部條件的變化引起房地產檔案的變化。包括房產測量方法的改變，歷史遺留問題的處理，路街巷變化，編號方式的改變，房產交易造成房地產權屬轉移等。 房地產檔案的動態性決定了必須對房地產檔案實行動態管理，以保證房地產權利現狀的一致性和現勢性。

1.2.3 數量巨大，使用頻繁。

房地產檔案是與房屋產權一一對應的。也就是說有一份產權，就會存在一卷房地產檔案。因此，房地產檔案的數量相當大，部分大城市的房地產檔案數以百萬計。據調查統計，為辦理房地產交易、析產、繼承、抵押、查封、評估等正常業務而利用房地產檔案，大城市平均每年為3～6萬次，中等城市為l一3萬次，小城市為2千一1萬次。從總體上看，房地產檔案的數量和利用量都非常大。

1.2.4 區域壟斷性。

房地產管理的基本原則是屬地管理。因此，各地房地產管理部門在進行房地產管理的過程中處于對本地區房地產檔案的獨占和壟斷地位，如果不規范管理和開發利用，將直接影響本地區房地產業乃至整個經濟的發展和社會的穩定。

2. 房地產檔案數字化建設的設想

2.1 應建立基于房地產管理業務規則的管理體系。

房地產權屬檔案數字化應建立完整的產權認證體系，實現業務數據、電子檔案及GIs數據的一體化存儲管理和應用集成，這是建立全方位房地產管理的難點和關鍵。在三者之間建立有效的數據連接和完整性、業務性規則的基礎之上，一方面可對權屬登記實施全程管理，充分保證產權認證的準確性、排他性、關聯性和制約性。另一方面，實現房地產管理的地理空間可視化，建立和維護檔案的地理相關性，實現權屬界限精確管理。由此可以實現“圖-證-檔”一體化，達到圖檔結合，以圖管房的管理層面。

2.2 應建立基于房地產管理業務規則的動態更新機制。

與其它靜態的檔案不同。房地產權屬檔案應隨時因房地產權屬的異動而發生變化，構成一個動態、面向業務的數字化檔案系統。通過在數字化檔案系統中內置基于業務規則的動態更新機制，并為房地產測繪應用和房地產管理應用提供相應的系統接口，在線跟蹤房地產的權屬變化（轉讓、變更、抵押/查封、滅失等等）。動態更新數字檔案的狀態和內容，保證數字檔案與房地產權屬現狀的嚴格同步和一致。

2.3 應建立系統規范和標準。

建立數字化檔案。應根據系統總體結構和技術要求，訂立統一的規范和標準，以指導具體工作的實施。如不同檔案的掃描方式、每份檔案的掃描內容、掃描后在電腦中的保存格式等等，這是建檔的基礎，對以后提供利用時的效率和準確度起著決定性的作用。

2.4 應建立開放性系統。endprint

考慮到數字化檔案未來發展的需要以及其他房地產管理系統和電子政務網絡的技術集成和資源共享，系統總體結構應具有兼容性和可擴展性。即可以包容不同廠家不同類型的先進產品，便于升級換代，使整個系統可以隨著科學技術的發展，不斷得到充實、完善和提高。

2.5 應建立系統安全體系。

計算機管理手段將帶來工作效率的提高。同時也對檔案安全管理提出了更高的要求，這包括計算機硬件、軟件、數據及網絡等各方面的安全。因此，要做好服務器機房的配置，防火防雷措施到位，制定詳盡的責任制度、安全保密制度，完善權限的分級體系，設置網絡防火墻，對傳輸的數據加密、解密，定期進行數據備份等。

3. 加快房地產檔案數字化建設的建議

3.1 開發完善的房地產檔案信息系統。

一般說來房地產檔案信息系統應具備以下功能：（1）信息的存儲管理功能。

（2）房籍信息的多種輸入功能。（3）信息的查詢檢索功能。（4）匯總統計分析功能。（5）信息共享功能。房籍信息不僅要考慮房管的縱向兼容，而且還應與規劃與管理信息系統、市場信息等相關業務的橫向兼容，以實現信息的交換和共享。（6）信息更新功能。因為房產信息是一種動態信息，要隨租售、饋贈、繼承等不斷變化，既要將舊信息入檔，又要跟上現實、保證準確。（7）豐富的應用程序功能。系統應提供各種應用程序，如各種圖件的迭加處理，基本數據的回歸分析，派生數據的生成，制圖等軟件。（8）各種輸出功能。信息能根據用戶的不同要求進行輸出，如圖形、表冊、房屋面積，權屬證資料等的輸出。（9）系統維護功能。（10）系統應具備保密制約的手段。

3.2 房地產權屬檔案數字化管理應在總體規劃指導下，分階段有步驟地實施。

數字化過程必須充分考慮到房地產檔案管理部門歷史上形成的數量龐大的存量檔案和每年數量急增的新增檔案，分別規劃設計合理的建檔流程。對存量檔案，可考慮將利用率高、當前有效的權屬登記資料先行建檔，以保證數字化檔案庫能在較短的時間內產生利用價值；新增檔案的數字化過程關鍵是不能影響日常正常的登記發證工作，建檔工作可安排在發證后、實物歸檔前進行。

3.3 加強隊伍建設，提高工作人員的素質。

人才是網絡經濟時代的第一資源和首要依托。房地產檔案管理現代化是不斷完善優化的過程，始終要依賴于檔案人員素質的提高。建設一支精通房地產管理且熟悉計算機基礎知識的專業隊伍，是實現房地產檔案管理現代化的關鍵。因此，檔案工作人員要相應地調整自身的知識結構，要求具有理論、文化、專業和科學技術等多種知識。其中尤為重要的是要全面系統地掌握檔案專業知識，包括掌握檔案應用理論知識、檔案學基礎理論知識和檔案保護技術。房地產檔案管理現代化是不斷完善優化的過程，始終要依賴于檔案人員素質的提高。建設一支精通房地產管理且熟悉計算機基礎知識的專業隊伍，是實現房地產檔案管理現代化的關鍵。

參考文獻

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[文章編號]1619-2737（2017）07-10-958endprint