濮陽縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案歸檔范圍的調(diào)查報告

王富忠

筆者在對濮陽縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案工作指導中，發(fā)現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案歸檔范圍越來越小，收集歸檔的各種文件資料也越來越少。據(jù)此，筆者以該問題為引線，對濮陽縣20個鄉(xiāng)鎮(zhèn)當中的文留、城關(guān)、八公橋、徐鎮(zhèn)、魯河5建制鎮(zhèn)綜合檔案室2009至2013年的文書檔案歸檔文件材料進行了詳細的調(diào)查與統(tǒng)計分析，并在此基礎上引發(fā)了幾點思考。

1 統(tǒng)計分析

1.1 歸檔文件份數(shù)統(tǒng)計分析。文留鎮(zhèn)、城關(guān)鎮(zhèn)、八公橋鎮(zhèn)、徐鎮(zhèn)鎮(zhèn)、魯河鎮(zhèn)等5鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室2009至2013年的文書檔案歸檔文件份數(shù)統(tǒng)計見“表1”。

從“表1”看出，五年中5個鄉(xiāng)鎮(zhèn)文書檔案的歸檔材料份數(shù)并不呈上升趨勢，最多的一年293份，最少的一年89份。其中，文留鎮(zhèn)最多的一年196份，最少的一年89份，年平均148份；城關(guān)鎮(zhèn)最多的一年190份，最少的一年137份，年平均169份；八公橋鎮(zhèn)最多的一年245份，最少的一年97份，年平均150份；徐鎮(zhèn)鎮(zhèn)最多的一年289份，最少的一年144份，年平均201份；魯河鎮(zhèn)最多的一年293份，最少的一年132份，年平均213份。5個鄉(xiāng)鎮(zhèn)的年平均份數(shù)是176。由此也可以看出，每個鄉(xiāng)鎮(zhèn)年歸檔的文件材料徘徊在150～200份。不論是從理論上講，還是從實際工作中形成的文件材料來看，一個鄉(xiāng)鎮(zhèn)一年所產(chǎn)生的歸檔材料遠遠不止150～200份。也就是說，鄉(xiāng)鎮(zhèn)應歸檔的文件材料還遠遠沒有收集齊全。

1.2 歸檔文件內(nèi)容統(tǒng)計分析。濮陽縣20個鄉(xiāng)鎮(zhèn)的文書檔案分類方案都是采用“保管期限—年度—問題分類法”設置的，一級類目有黨群工作類、行政管理類和生產(chǎn)經(jīng)營類三類。二級類目中，黨群工作類分為：黨務工作、組織、宣傳、統(tǒng)戰(zhàn)、紀檢監(jiān)察、工青婦協(xié)會工作、精神文明建設、信訪、其他九類。行政管理類分為：綜合性工作、行政事務、人事管理、統(tǒng)計工作、財糧物資管理、科教文衛(wèi)、政法軍事、建設環(huán)保、土地管理、勞保及安全生產(chǎn)、防汛、社保、扶貧開發(fā)十三類。生產(chǎn)經(jīng)營類分為：農(nóng)業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理、工業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理、商業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理三類。為方便統(tǒng)計，拋開三個一級類目不提，以二級類目中的問題為基礎數(shù)字進行統(tǒng)計，其結(jié)果如“表2”。

從“表2”看出，5個鄉(xiāng)鎮(zhèn)歸檔文件內(nèi)容存在很多共性問題，概括起來就是：鄉(xiāng)鎮(zhèn)應歸檔的文件材料還遠遠沒有收集齊全。主要有七個方面：一是黨務工作的材料普遍較少，保存在鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨政辦公室人員手中的應歸檔的黨建、會務性、匯報性文件材料，有相當一部分沒有按時向鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室移交；二是組織工作的材料偏少，5個鄉(xiāng)鎮(zhèn)中只有一個鄉(xiāng)鎮(zhèn)歸檔了4份文件材料，保存在鄉(xiāng)鎮(zhèn)組織干事手中的應歸檔的黨內(nèi)統(tǒng)計年報表、黨員花名冊，黨員增加、減少情況花名冊，黨組織關(guān)系介紹信及存根、發(fā)展預備黨員及預備黨員轉(zhuǎn)正等材料，有相當一部分沒有按時向鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室移交；三是宣傳、統(tǒng)戰(zhàn)、工、青、婦、協(xié)會方面的材料更少，幾乎沒有這方面的材料存檔，保存在鄉(xiāng)鎮(zhèn)宣傳干事、統(tǒng)戰(zhàn)干事、工會主席、共青團書記、婦女主任、分管協(xié)會工作的領(lǐng)導手中的應歸檔的文件材料，有相當一部分沒有按時向鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室移交；四是精神文明建設方面的材料偏少，分管精神文明建設方面鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導手中的應歸檔的文件材料，有相當一部分沒有按時向鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室移交；五是綜合性行政工作的材料也不多，保存在鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨政辦公室主任手中的應歸檔的會議記錄，各個鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導、站所領(lǐng)導手中的目標管理責任書、領(lǐng)導講話、協(xié)議、合同等文件材料，有相當一部分沒有向鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室移交；六是統(tǒng)計、社保方面的材料幾乎沒有，由于統(tǒng)計、社保、司法工作不屬于鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理，他們本身又不愿意交，有相當一部分沒有向鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室移交；七是工業(yè)、農(nóng)業(yè)、商業(yè)、生產(chǎn)經(jīng)營的材料都不很多，歸檔的文件材料當中，只有這方面的紅頭文件，幾乎沒有這方面的統(tǒng)計數(shù)字、匯報材料等，有相當一部分沒有按時向鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室移交。凡此種種，都是導致鄉(xiāng)鎮(zhèn)應歸檔文件材料收集不全的原因。

1.3 歸檔文件和其他資料統(tǒng)計分析。文留鎮(zhèn)、城關(guān)鎮(zhèn)、八公橋鎮(zhèn)、徐鎮(zhèn)鎮(zhèn)、魯河鎮(zhèn)等5鄉(xiāng)鎮(zhèn)歸檔文件材料中，紅頭文件居多，從發(fā)文序號上查，基本齊全，但統(tǒng)計報表、會議記錄、目標管理、領(lǐng)導講話、合同契約等應歸檔的材料很少，特別是各個方面的統(tǒng)計數(shù)字報表類材料，基本上沒有。我們把紅頭文件作為一個類別，其他各種材料作為一個類別進行統(tǒng)計，得出“表3”。

從“表3”可以看出，文留鎮(zhèn)非文件性的檔案材料所占比例最少，2009年共有145份檔案材料，文件類138份，占95.17%，其他各種檔案材料共有7份，僅占4.83%；2010年共有檔案材料126份，文件類102份，占80.95%，其他材料24份，占19.05%；2011年共有檔案材料89份，文件類86份，占96.63%，其他類3份，占3.37%；2012年共有196份檔案材料，文件類192份，占97.96%，其他類4份，占2.04%；2013年共有檔案材料184份，文件類180份，占97.83%，其他類4份，占2.17%。五年來平均計算，文件類目檔案材料所占比例為 94.32%，其他類占5.68%。單從文留鎮(zhèn)的歸檔材料來看，其文件類的材料遠遠大于其他各種檔案材料的總和。其他類文件材料占比例最大的是徐鎮(zhèn)鎮(zhèn)，2009年共有檔案材料144份，文件類110份，占76.39%，其他類34份，占23.61%；2010年共有檔案材料163份，文件類122份，占74.85%，其他類41份，占25.15%；2011年共有檔案材料289份，文件類165份，占57.09%，其他類124份，占42.91%；2012年共有檔案材料198份，文件類125份，占63.13%，其他類73份，占36.87%；2013年共有檔案材料255份，文件類171份，占67.06%，其他類84份，占32.94%。從徐鎮(zhèn)鎮(zhèn)歸檔文件材料來看，是占比例最大的鄉(xiāng)鎮(zhèn)，但其他各種歸檔文件材料的總和僅僅占到文件材料的三分之一左右。

2 幾點思考

2.1 思考之一：文書檔案歸檔文件材料收集不齊全是制約鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作開展的主要原因和最大瓶頸。從前面的統(tǒng)計分析，筆者得出這樣的結(jié)論，歸檔文件材料收集不全是5個鄉(xiāng)鎮(zhèn)共同存在的問題，鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室基本上變成了黨、政兩個辦公室的檔案室，沒有綜合鄉(xiāng)鎮(zhèn)各個方面的檔案資料，反映不了鄉(xiāng)鎮(zhèn)歷史的全貌，這也是制約鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作開展的主要原因和最大瓶頸。非文件類的而且非常重要的檔案材料，反而多數(shù)沒有存檔。窺一斑而知全豹，各個鄉(xiāng)鎮(zhèn)或多或少都存在同樣的問題。endprint