保管期滿的會計檔案能否一“銷（毀）”了之？

管先海+李興利

李興利：據媒體報道，馮先生1997年4月在某銀行存入45萬元，當年取了20萬元后便沒有再進行任何存取款，2012年取款時被告知他的活期儲蓄賬戶余額僅有利息2000余元。在多次交涉未果后，馮先生將銀行起訴到法院。涉事銀行表示，銀行記賬憑證的保管期限僅為15年，馮先生賬戶的相關憑證已銷毀。近日，北京二中院對該案二審宣判，銀行被判賠償25萬元存款及利息。請大家從檔案管理的角度，圍繞“保管期滿的會計檔案能否一‘銷（毀）了之”問題，談談對此事的認識和看法。

郭東升：我認為會計憑證檔案保管期滿，必須由會計人員與檔案人員共同復查鑒定。對于未了結的債權債務原始憑證，應抽出另行立卷保管。我們這里要問：馮先生1997年4月在某銀行存入45萬元，當年取了20萬元后便沒有再進行任何存取款。這樣的記賬憑證難道不是未了結的債權債務原始憑證嗎？某銀行銷毀它時按規定鑒定了沒有？無論鑒定沒有，責任都在某銀行，因為其不應該銷毀這份檔案。銷毀了，除有檔案違法責任外，其必須為此負賠償儲戶經濟損失全責。

余厚洪：贊同郭東升對此案的質疑。從檔案管理角度說，盡管會計檔案有“到期銷毀”一說，但涉事銀行拿不出“憑證”，所做的“馮先生的賬戶在1997年9月3日曾經發生一筆20萬元的取款記錄，由此可以確認馮先生已支取了賬戶內的款項”回應顯得蒼白無力。一審法院和二中院都認定“銀行方面并沒有提交相關證據證明，因此銀行方面應承擔賠償馮先生賬戶存款損失的責任”。從一定程度上說，檔案管理有“期限”，而“憑證”之力“無止境”。

田煜：此案例引發我對檔案工作的如下思考：首先，檔案具有憑證作用，具有優于其他類型證據的法律效力，并且憑證作用不隨保管期滿而失效；其次，會計憑證保管期限一刀切式的劃分標準值得商榷，會計憑證的保管期限盡管從15年延長到30年，仍會出現在30年保管期內未進行過任何利用，而30年保管期滿銷毀后具有重要利用價值的情況發生；再次，檔案價值的再鑒定是一項有組織、有程序的科學、慎重、嚴謹細致的工作，銀行在會計憑證剛滿15年后立即銷毀存在未了事項的會計憑證，有毀滅證據的嫌疑；最后，檔案不銷毀全部永久保管，顯然不現實也不合理，但哪些銷毀哪些不銷毀，目前的檔案價值鑒定理論恐怕也難以解決這項難題。

吳翠英：如何科學管理會計檔案是各個銀行和相關單位的重要議題。第一，會計憑證檔案保管期限15年，是最低保管期限，2012年正好保管15年，如果銷毀檔案，應該經過鑒定，確實無保存價值，方能銷毀，所以，到期就銷毀是非常不妥的做法。第二，銀行會計憑證形成數量多，鑒定起來確實難度很大，所以改為保管30年確有必要。第三，現在網絡平臺、電子憑證，為會計檔案查詢提供了強大的技術支撐。因此，電子會計檔案為“異地備份、永久保管”提供了可能。

何思源：首先，實現所有會計檔案的永久保存幾乎是不可能的，其成本過于高昂；其次，我們應當在期滿之后對其進行再次鑒定，確定是否可以銷毀，是否存在潛在的價值，銷毀時“慎之又慎”；最后，應當進一步推進會計檔案（其他憑證性檔案亦是如此）工作的無紙化，這樣盡可能降低保存成本，尤其是有助于解決庫房空間問題，盡可能實現對會計檔案的長期保存。

陳少敏：通過本案例，我認為保管期滿的會計檔案不能一概而論地銷毀，有保存價值的到期會計檔案，應重新劃定保管期限。《會計檔案管理辦法》第十八條規定，經鑒定可以銷毀的會計檔案，應當按照以下程序銷毀：（一）單位檔案管理機構編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內容。（二）單位負責人、檔案管理機構負責人、會計管理機構負責人、檔案管理機構經辦人、會計管理機構經辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。如果銷毀會計檔案按照以上程序依法進行，是不會出現本案例中的情況的。

王鳳珍：其實各地都出現過類似媒體報道的案例。一些保管期滿的會計檔案，往往在幾十年以后仍對處理歷史遺留問題有重要參考價值。臺前縣檔案館早就注意到了這一點，采取了積極、慎重、穩妥的方法，把保管期滿的會計檔案移出會計檔案庫房另處存放。同時對移出的期滿會計檔案登記造冊，以備不時之需。

鞏磊：財政部、國家檔案局新修訂的《會計檔案管理辦法》第十六條規定：“單位應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。經鑒定，仍需繼續保存的會計檔案，應當重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀。”從第十六條之規定，我們可以認為，對保管期滿，確無保存價值的會計檔案是可以銷毀的，但真正做到對保管期滿（除規定不予銷毀）的會計檔案一銷了之，我認為還需做到以下幾點：一是要建立健全完善的會計檔案鑒定銷毀制度；二是要成立全面的會計檔案鑒定銷毀工作機構；三是要有嚴格的會計檔案鑒定銷毀流程；四是要依托會計核算系統，保證雙載體歸檔。

武夢雅：這個案例中馮先生的記賬憑證并未了結卻將相關憑證銷毀，我個人認為責任在于銀行。會計檔案的數量巨大，想要全部永久保存也不現實，需要消耗很大的空間以及財力。我認為可以利用網絡平臺，將定期的會計檔案掃描進行備份，就算銷毀了到達保管期限的定期檔案，也可以找到電子會計檔案。既節省了空間、降低了保存成本，又實現了永久保管。但是也存在相應問題，例如電子會計檔案的統一管理等，相信隨著以后現代化辦公的普及，這些問題會逐步解決。

郭東升：利用網絡平臺，將定期的會計檔案掃描進行備份是個好主意。不知這項工作的成本如何？實在的會計檔案鑒定本身就是個大人力成本問題。

王富忠：其實這個案例并非個案，從目前情況來看，不少單位都存在以會計檔案保管期限到期為由擅自銷毀檔案的現象。我個人認為，他們是在打檔案法律、法規的擦邊球，并非是會計檔案保管期限到期就可以銷毀的，不做任何鑒定就擅自銷毀會計憑證，小的說是不負責任，大的說就是違法行為。我們濮陽縣檔案館的利用情況也表明，很多會計憑證發揮著越來越重要的憑證作用，比如工資表、固定資產買賣票據、未了的債權債務清單等原始的東西，絕大部分在記賬憑證中，工資表能為檔案利用者證明工齡、待遇等問題，買賣票據能解決多年的債權債務糾紛、官司等，這些原始憑證都需要長期甚至永久保存。由此可見，一是需要適當延長會計憑證的保管期限，二是需要從法律的層面上制定完備的銷毀程序。endprint

田潤：2013年8月的一天，一位查檔者來到濮陽市檔案館查找安陽地區某單位的會計檔案，查找原因是她父親的個人人事檔案丟失，目前沒有任何實據能證明她父親在那一年參加工作，只記得在某某年，現在只要在單位某某年會計檔案的工資表中找到其憑證，就有了證明是在那一年參加工作的有力證據。后來經過努力找到了檔案，如果按照會計檔案保管期限該檔案早該銷毀了。結合上一個案例，可以確切地說會計檔案是不能一到保管期限就銷毀的。上一個案例尚且可以認定是銀行的責任，但我說的案例可以說如果銷毀了檔案館是沒有任何責任的，因為任何人都不可能想到數十年之后會有人查找工資表證明其參加工作時間。我認為對于會計檔案的銷毀一定要建立完備的銷毀制度和程序，更要運用現代網絡平臺，將定期的會計檔案進行備份形成電子會計檔案。因為那些到期的檔案也許在未來還會發揮出一定的利用價值，不能到期一“銷（毀）”了之！

程媛媛：根據《民事訴訟法》第64條第一款的規定：“當事人對自己提出的主張，有責任提供證據。”因此，馮先生的活期儲蓄本就是自己的證據，可以證明25萬元自己并未支取。而銀行卻拿不出可以證明馮先生已經支取的憑證。因此，從法律角度上，銀行應該被判賠償25萬元存款及利息。但從檔案管理的角度來看，保管期限的設定就尤為重要。在業務指導中，我就曾經碰到過類似的例子。以我們當地某銀行為例，客戶支取的憑證（有客戶簽名）是永久保存的。該行每天都會把這類憑證掃描后按時間順序排列，紙質檔案用專業透明袋抽成真空，全部封存以備用，電子檔案則便于日常工作利用。據其客戶經理介紹，以前就曾多次碰到過類似于馮先生這種情況的案例。這些憑證永久保存已經是他們日常工作形成的慣例，并形成制度長期堅持。因此，個人感覺本案的重點不是檔案到了保管期限是不是該銷毀，而是根據各個單位的實際情況合理制定保管期限。關口前移，才能防患于未然。

白樺：此案例再次為我們敲響了警鐘，會計檔案銷毀工作重點在于對滿期之后的檔案進行鑒定。我認為，鑒定過程中一些無法判斷的會計檔案可以采用數字化手段進行留存。如以下情況：1.未結清的債權債務的原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證；2.正在項目建設期間的建設單位的會計檔案；3.征地及相關補償、房產購置的原始憑證；4.合資企業出資各方的股權認證原始憑證；5.含有員工工資發放表、工傷賠償等與個人利益相關的支付憑證；6.各單位產生的第一卷會計憑證；7.各類會計賬簿、財務報告等等。鑒定人員依據鑒定銷毀的原則和標準，對照會計賬簿、年度財務報告，逐卷、逐件、逐頁進行價值甄別后，將甄別出的會計檔案制成電子文件，文件格式統一為JPG格式，最后將這些制成的電子文件編制電子目錄，便于數字化檢索。

（摘自《檔案界》論壇）endprint