分析檔案管理工作的重要性

趙慶民

摘要：建筑工程由若干個不同的部分所組成，所以這項工程的完成是需要一個較長的周期才能得以實現。工程檔案在這個較長的周期內真實的記錄下了工程建設過程中的每一個環節，并實現了很好的鏈接，同時把這一過程做為歷史記錄保存起來，為以后工程建筑留下了珍貴的資料，建設工程從立項、招投標、勘測、設計、材料配送，到主體和配套施工，到最后裝飾裝修、綠化亮化，到竣工驗收后投入使用，這是一個相當長的周期。

關鍵詞：工程檔案；工程質量；工程檔案管理

隨著經濟體制改革的深入進行，我國的建筑業迎來了蓬勃發展的黃金時期，建筑業的快速發展，帶給人們最大的問題就是對建筑質量的堪憂，人們生活水平的提高，對居住場所有了更高的需求，建筑工程的質量直接關系著千家萬戶的生命和財產安全，所以如何加強對施工過程中的管理，保證建筑工程的質量是當前面臨的重要問題。工程檔案作為記錄工程整個過程的重要依據，為以后工程在交付使用后的管理和維修工作提供了重要的依據，所以在工程建設過程中要提高工程檔案管理的質量，使工程檔案資料準確、完整，做為驗收工作的一部分，要求工程檔案的記錄工作需要與工程同步進行，這樣更有利于工程檔案資料的整理和規范，為工程檔案管理工作的開展奠定了良好的基礎。

一、工程檔案是建設工程的重要組成部分

工程檔案不是工程施工后才開始的，而是在工程開始立項審批時就已開始進行檔案記錄。所以在一項工程開工前就已有大量的資料形成，這部分與工程建設是不可分的，所以這部分文件材料做為工程檔案的一部分而進行歸檔管理。在前期的工程資料都是十分重要的，比如在前期建筑工程所需要的材料方面，對這些材料的質量把好關是至關重要的，對工程中所需要的材料在進場著除了有出廠合格證以外，還要進行相關的檢驗，通過對材料的各種能進行檢測，從而保證材料的質量，這部分檢測文件對工程是十分重要的依據。同時在材料使用過程中的配比、用量等也有監督和檢測記錄，可以說這些記錄貫穿于建筑工程的始終，這是建筑工程的一條技術性，是抽象存在的，與實體的操作交織在一起，對工程起著重要的作用。

二、工程檔案是建設工程質量的直接反映

隨著建設工程項目廣泛實施和現代科學管理思潮的發展，對建設工程質量有了嚴格的定義，即建設工程質量是指工程滿足業主需要的，符合國家法律、法規、技術規范標準、設計文件及合同規定的特性綜合，包括：適用性、耐久性、安全性、可靠性、經濟性、與環境協調性六個方面。特別是隨著量化分析和精細化管理的推動，對建設工程質量有了一系列精確的評價體系。當我們的評價由感受性的經驗模式上升到以數據和現狀圖紙為依據的體系化模式時，對建設工程質量的評價就不再是以到工程現場看看就行了，而是以建設工程檔案為基礎，以指標的量化統計分析為手段，進行綜合測評了。這實際上是說，建設工程檔案直接反映了建設工程質量，我們應以建設工程檔案為依據來全面評價工程質量。

工程檔案不僅可以直接反映工程的質量，還可以間接的反映隱蔽工程的質量。在工程建設中，有些工程的前一道工序被后一道工序所掩蓋，所以在工程完成后對這部分隱蔽工程的質量我們是無法直觀看到的，所以只有通過照片、錄像及現場記錄等內容即工程檔案的記錄來對工程質量進行評價，針對這部分隱蔽工程，工程檔案的作用是無可替代的。

工程檔案管理作為工程管理的重要一部分，工程檔案管理的好壞，直接反映了管理人員的素質情況和工程的質量情況，一般情況下，某一項工程如果想在日后參評各種獎項活動時，首抓的就是工程的檔案管理，并盡可能做到檔案管理的真實完整性，認真、細致、精準的工程檔案管理收集和編制工作才能保證檔案的精度，反映出工程的優質可靠。

三、工程檔案管理是建設工程質量控制的關鍵環節

工程檔案管理這一過程的目的和結果都是建立真實、完整、系統的。

從工程質量控制的角度出發，工程檔案管理占有關鍵的一席之地。建設工程項目管理中的質量控制主要表現為施工組織和施工現場的質量控制，控制的內容包括工藝質量控制和產品質量控制。影響質量控制的因素主要有“人、材料、機械、方法和環境”等五大方面。從“人”的因素來看，建設工程資料員是工程建設中不可缺少的技術人員。要經過專門培訓后持證上崗，而且要保證資料員的穩定。從“材料”的因素來看，所有建筑材料的檢測報告、出廠合格證、使用說明等是建設工程質量保證資料的主體從“機械”的因素來看，機械設備的使用和現場調度是施工組織設計的重要內容：從“方法”的因素來看，對施工方法和工藝流程的記錄就是施工日志；從 “環境”的因素來看，我們往往要對開工前、施工中和竣工后的環境進行拍照和錄像，反映場地環境的變化；上述幾個方面的資料都在建設工程檔案的收集編制范圍內，所以工程質量控制的五大因素都離不開工程檔案管理。

四、結語

綜上所述，隨著城市發展進程的加快及國家對基礎建設設施的大力投入，工程建設進入了快速發展時期，建設市場的競爭愈演愈烈，在這激烈的市場競爭環境下，建筑工程的質量至關重要，一項工程質量的好壞直接關系著工程的安全及企業經濟效益的實現，但工程質量控制的關鍵是工程檔案管理工作，所以對于建筑企業來講，加強工程檔案管理工作，提高各方面管理人員的檔案管理意識，是提高工程質量的重要手段。對于工程檔案管理，我們以眾多的建設工程質量事故為教訓，以我們加強工程檔案管理的經驗和成果為動力，以高度地責任感和緊迫感來推進工程檔案管理工作，為提高建設工程質量，確保人民生命財產安全，建設社會主義和諧社會做出切實的努力。

參考文獻：

[1]石金鷺.工程檔案管理對建設工程質量的作用分析[J].企業導報，2013（03）.

[2]李文華.論建筑工程質量與工程檔案管理的關系[J].中外建筑，2008（11）.

[3]唐保金.論建設工程質量與工程檔案管理[J].安徽建筑，2009（12）.