如何做好檔案管理工作

王海芹

摘 要：在新的環境下，做好檔案的利用服務工作，不僅是社會發展和經濟建設的需要，是現代企業加強自身經營管理、創造經濟效益的重要手段，也是企業檔案部門所面臨的新課題。

關鍵詞：檔案利用 企業發展 服務 現代技術

檔案管理工作對我國現代企業制度的健康發展起著至關重要的作用，要做好檔案管理工作就必須立足于我國現代管理現狀，吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的心形勢，逐步完善檔案管理工作，培養檔案管理工作人員的歷史責任感和使命感，進而激發廣大檔案管理工作人員的熱情和積極性，使檔案管理工作走上科學化、規范化和法制化的道路。在市場經濟新常態下，各類信息多元化，檔案管理工作也隨之發生了很大變化，檔案管理工作出現邊緣化危險，給檔案管理工作帶來了新的挑戰，新的課題，面對新時期檔案工作的新要求，新變化，要做到與時俱進，就必須積極推進檔案管理工作的現代化。

一、做好檔案管理工作的重要意義

做好檔案管理工作是一個單位健康發展的需要，檔案管理工作是單位管理工作的一部分，是提高工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。科學規范的檔案管理，是衡量一個單位業績與管理水平的重要尺度。單位檔案記載著單位發展史上的優秀成果，對研究本單位的工作業績和科學發展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發展方向的好教材。檔案管理工作做好了，一方面為單位管理人員及時了解單位整體工作狀況，為適時調整工作策略提供準確依據，為重大決策提供支持性依據；另一方面，有利于社會與各有關方面進行有益合作奠定堅實基礎。在我國各項改革進入攻堅期背景下，做好檔案管理工作，不斷更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映單位整體狀況和業績。檔案管理成果同單位管理有機結合決定了單位資源配置的取向和模式，決定著未來發展的方向，對于實現決策可行，不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作對于促進經濟社會全面發展、不斷替身單位在市場經濟中的競爭力具有重要意義。

二、檔案管理工作的邊緣化危險

隨著計算機技術的飛速發展，檔案管理工作的重要性進一步淡化，很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，認為檔案管理工作可有可無。再加上一些單位的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感、好的職業道德、事細心的工作態度、于奉獻的工作精神，加之沒有積累雜事的檔案管理理論和知識，不能充分認識到檔案事業在社會發展中的戰略作用和實際意義，工作中存在失位現象，個工作責任心不強，對檔案管理重要性宣傳力度不夠，檔案管理無用論在本部門滋生并蔓延到整個單位。這樣就不利于形成單位管理層關心、重視檔案管理工作的氛圍，整個單位的檔案意識進一步弱化。從而導致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進程中遇到新的障礙，在整個單位發展的進程中有邊緣化的危險。

三、堅持依法治檔是做好檔案管理工作的必由之路

1、立足于法，搞好建章立制工作。法制化是做好檔案管理工作的基礎，要做好檔案管理工作就必須依法治檔為根本，實現檔案管理制度化。檔案管理設備現代化，檔案種類和載體的多樣化特點決定了檔案管理方法要不段改革，只有堅持與時俱進，才能適應新形勢，開創檔案管理的新局面。因此，日新月異的新的形勢對檔案工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。檔案事業的發展必須堅持走依法治黨的道路。只有實現檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發揮應有的作用。為了加強對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，為社會主義現代化建設服務，《中華人民共和國檔案法》應運而生，經過二十多年的發展，為我國檔案管理工作的良性發展打下了堅實的基礎。然而，新形勢對檔案管理工作提出了更高的要求，這就要求各地方要利用地方的立法權限，建立一整套有地方特色的檔案法律法規，使得檔案管理與時俱進、有法可依。在此基礎上，各部門都要建立健全檔案管理規章制度，向制度要管理、向制度要效益、只有這樣，檔案管理工作才能做到因地制宜、靈活有效。

2、實現檔案管理同現代技術有機結合。隨著計算機網絡技術的進一步發展，對提出了新的挑戰，只有正視這個挑戰，實現檔案管理同現代技術有機結合，檔案管理工作才能走上良性發展的軌道。檔案管理工作是一門專業性很強的工作，要求檔案管理人員既要有檔案管理者應具備服務意識，又要掌握現代化管理技能。檔案管理匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現代化手段整理檔案，則可收到事半功倍的效果。在利用高科技的情況下，檔案管理可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又充分發揮計算機的管理優勢，減少了手工操作，提高了工作效率。現代科技的一大弊端是計算機網絡系統的安全系數會隨著時間的推移而降低。為了保證安全，就必須制定嚴密電子文件安全管理制度，完善文件流轉跟蹤登陸制度。

3、檔案管理的根本目的在于檔案利用。檔案運用的合理有效是經濟社會又好又快發展的一項基礎性工作，對于把握經濟和未來發展方向具有很強的借鑒意義。全面加強檔案檔案工作的根本目的在于充分發揮檔案的作用，為實現建設小康社會的目標服務。檔案利用工作是檔案自身價值得以實現的直接手段，做好檔案的開發和利用是檔案管理自身價值的重要體現，檔案開發利用已經成為全社會重要的不可或缺的信息資源。要加強檔案的開發利用，實現信息資源的共享，就必須加強檔案基礎管理。檔案員除了在檔案做收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫外，應著重做好檔案的編目、檢索、編研工作，編制較適用的檢索工具，建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時、系統、完整地提供、滿足檔案利用工作的需要。在此基礎上，加強對檔案的保管工作，隨時準備為利用者提供急需的檔案，重要、珍貴的檔案要備有微縮或復制件，以代替檔案原件提供利用，同時加強檔案庫房設施建設，減少外界條件對檔案造成的損害。只有全力做好檔案管理工作，才能推進社會的全面進步，為經濟又好又快發展提供優質、高效的檔案服務。endprint