略談階段性下的企業(yè)人事檔案管理工作

于鳳鳳+仲穎穎

摘要：所謂人事檔案管理工作是企業(yè)在人事管理中能夠直接反映每名員工的個人經(jīng)歷、德能勤績、工作表現(xiàn)等方面情況，并以個人為單位對這些歷史記錄進(jìn)行集中、統(tǒng)一保管，以備將來用人單位考察使用。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；從事檔案管理；問題

一、企業(yè)人事檔案管理工作中存在的問題

（一）人事檔案管理意識薄弱

1.領(lǐng)導(dǎo)不重視。現(xiàn)在很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)注重短期的經(jīng)濟效益，認(rèn)為檔案管理工作耗費大量人力、物力、財力反而不能快速實現(xiàn)經(jīng)濟效益，大多沒有給檔案管理工作設(shè)置足夠的經(jīng)費、配備先進(jìn)的檔案管理設(shè)備。

2.檔案管理部門責(zé)任意識差。檔案管理部門認(rèn)為自己所從事的工作對企業(yè)及社會的貢獻(xiàn)較小，對自己的責(zé)任性認(rèn)識不足。由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視，許多民營企業(yè)、中小企業(yè)沒有設(shè)置專門的檔案管理部門，或者有但也是其他部門的員工兼職的，使人事檔案的權(quán)威性大大下降。

3.員工檔案意識差。員工對檔案的認(rèn)識比較模糊，認(rèn)為是可有可無的東西。在填寫自己的檔案時為了一些眼前的利益，弄虛作假。加之有些企業(yè)不重視檔案，公然宣稱不需要檔案或承諾重新建檔，更加劇了人們檔案意識的淡化。

（二）封閉式的管理模式

封閉式的管理模式適合本企業(yè)內(nèi)部人事檔案來源比較單一的情況。雖然說封閉式的檔案管理模式利于人事檔案的保密工作，但現(xiàn)在隨著經(jīng)濟的發(fā)展，企業(yè)類型不斷發(fā)展，企業(yè)員工層次的多樣性不斷的發(fā)展，這種單一封閉性的檔案管理模式已經(jīng)不能與企業(yè)的發(fā)展、員工的發(fā)展、員工的多樣性相適應(yīng)了。另外，企業(yè)檔案保存在內(nèi)部企業(yè)人事部門，過分強調(diào)保密，一般不對外開放，且手續(xù)十分復(fù)雜，不能實現(xiàn)各部門之間的人事信息交流，阻礙了人事檔案的利用。

（三）檔案內(nèi)容質(zhì)量不高

目前部分企業(yè)人事檔案存在以下問題許多不規(guī)范的地方，使人事檔案價值大打折扣。一是檔案材料內(nèi)容不完備。很多企業(yè)人事檔案的內(nèi)容不符合國家檔案局發(fā)布的《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》，能夠正確反映出一個人的個人經(jīng)歷、德才情況等內(nèi)容。二是檔案材料內(nèi)容質(zhì)量不高。企業(yè)的人事檔案材料多內(nèi)容空洞，反應(yīng)個人經(jīng)歷的多，而缺少細(xì)致的，講述員工道德品質(zhì)、能力專長的少。人事檔案造假現(xiàn)象使得人事檔案在對人們職業(yè)信譽維持方面的作用大大降低。三是檔案材料用紙規(guī)格不符合要求，書寫不規(guī)范，字跡不耐久。很多企業(yè)現(xiàn)存的人事檔案材料規(guī)格大小不一，材料用筆不規(guī)范，使得檔案材料不利于保存，有的檔案材料書寫字跡潦草，難以辨認(rèn)，不利于檔案的利用。

（四）企業(yè)人事檔案管理人員素質(zhì)有待提高

良好的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力的管理人員是做好企業(yè)人事檔案工作的基礎(chǔ)和保證。由于檔案管理專業(yè)較冷門，全國高校設(shè)此專業(yè)較少，所以很多企業(yè)的檔案管理人員是“半路出家”，對檔案管理工作缺乏系統(tǒng)的認(rèn)識，也沒有受過專業(yè)的訓(xùn)練，工作以后，參加檔案管理工作的學(xué)習(xí)交流機會少，再加之企業(yè)人事檔案管理工作人員很多是兼職，經(jīng)常變動，造成了人事檔案管理工作基礎(chǔ)薄弱，不利于檔案管理水平的提高，不能保證檔案管理的質(zhì)量。

二、企業(yè)人事檔案管理改革的基本措施

上述分析表明，當(dāng)前人事檔案管理，在體制上是割裂開來的，在方式上是封閉起來的，在觀念上是陳舊保守的。人事檔案管理改革迫在眉睫。我認(rèn)為應(yīng)先從思想認(rèn)識、管理體制和收集渠道四方面入手：

（一）重新認(rèn)識人事檔案的功能與作用

人事檔案保管之目的與其他檔案一樣是為了利用。而且不僅是為政治運動服務(wù)，還要為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。人才選拔、人才管理是經(jīng)濟建設(shè)的重要工作之一。因此，要樹立視記載人才成長的人事檔案為識才、選材、用才重要依據(jù)的觀念。人事檔案在收集、整理、提供利用各環(huán)節(jié)，都要適應(yīng)這個轉(zhuǎn)變。

（二）改革管理體制

原有檔案管理體制是沒有將人事檔案納入檔案綜合管理中的。這樣就造成從不同側(cè)面反映同一個人在政治、業(yè)務(wù)方面成長過程的人事檔案材料分屬于不同的管理部門，無法將同一個人的檔案作為一個整體來看待和管理。若對管理體制進(jìn)行改革，將文書、科技檔案機構(gòu)與人事檔案管理機構(gòu)合并，就可統(tǒng)一按檔案部門的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化進(jìn)行管理，有利于豐富人事檔案的內(nèi)容。

（三）確保檔案材料及時更新和完整齊全

人事檔案收集的渠道不應(yīng)是單一，而應(yīng)是多方面的。不僅是通過組織部，人事處收集干部員工管理活動中形成的資料，還要通過企業(yè)各相應(yīng)管理部門收集當(dāng)事人業(yè)務(wù)等方面的材料。通過拓寬渠道來收集材料，才能將干部員工豐富多彩的社會實踐活動記錄收集齊全，才能全方位地、立體地反映職工的整體面貌。

（四）加強人事檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化改革

目前對個人信息的管理存在多種方式，戶籍管理信息、文憑學(xué)歷管理、個人單位表現(xiàn)記錄等在一定程度上都和人事檔案信息存在著重復(fù)交叉。有必要對其中一些信息管理進(jìn)行融合，這樣既可以優(yōu)化人事檔案信息也有利于國家人財物的節(jié)約。數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化也為人事檔案信息的綜合提供了物質(zhì)實現(xiàn)條件基礎(chǔ)。數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化也是未來信息化利用發(fā)展的方向，有利于人事檔案的綜合性開發(fā)。

三、結(jié)束語

綜上所述，人事檔案管理工作對于企業(yè)發(fā)展的促進(jìn)作用是不言而喻的，加強企業(yè)人事檔案管理創(chuàng)新，不但是提高企業(yè)核心競爭力的重要保障，也是企業(yè)進(jìn)行文化創(chuàng)新的重要內(nèi)容，同時還是我國推行人才強國戰(zhàn)略的客觀要求。我們可以從提高員工對檔案管理工作的認(rèn)識；完善管理制度；增加投入，加強基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)；逐步推進(jìn)檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)等方面入手，加強企業(yè)人事檔案管理的創(chuàng)新，從而為企業(yè)平穩(wěn)、健康發(fā)展，提供人才保障。

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