醫(yī)院文書檔案管理流程優(yōu)化與信息化探索

朱燕虹+曹秀琴+顧靜+曹峰

摘 要：醫(yī)院文書檔案，是反映醫(yī)院行政管理、黨務等活動的檔案。在信息化技術的支撐下，通過文書檔案管理流程再造，優(yōu)化檔案管理流程，實現(xiàn)文檔存儲、應用一體化管理，支持多用戶同時使用，大大提高工作效率。

關鍵詞：醫(yī)院文書檔案；流程優(yōu)化；信息化探索

醫(yī)院文書檔案，是由醫(yī)院辦理完畢的具有一定價值的文書轉(zhuǎn)化而來的，是反映醫(yī)院行政管理、黨務等活動的檔案。各醫(yī)院都建立起了統(tǒng)一的數(shù)字檔案系統(tǒng)管理平臺，使檔案管理工作基本實現(xiàn)了紙質(zhì)存檔向電子化存檔的轉(zhuǎn)變，如筆者所在的單位使用《華威文檔一體化管理系統(tǒng)》。但歸檔流程仍大多沿用傳統(tǒng)模式，無法將幾個部門的電腦數(shù)據(jù)快速、準確的合并及分類存儲，且無法供其他部門在其電腦上查閱使用。這大大降低了數(shù)字檔案系統(tǒng)的運行效率，已不適應醫(yī)院的需求，對醫(yī)院文書檔案管理流程的優(yōu)化勢在必行。

1 醫(yī)院文書檔案傳統(tǒng)歸檔流程的現(xiàn)狀分析

傳統(tǒng)歸檔流程對醫(yī)院文書檔案管理的影響表現(xiàn)在以下方面：

1、管理基礎差。醫(yī)院鮮文書檔案管理人員一般是由醫(yī)院辦公室主任、科員兼任，他們沒有經(jīng)過系統(tǒng)的培訓與學習，造成了大量利用價值不高的普發(fā)性文件的不必要歸檔；每年不同時期由不同的人員整理檔案，所使用的分類方案、規(guī)則等都有所差別。

2、效率受制約。醫(yī)院大都存在專職檔案人員流動大、兼職多的情況，目前紙質(zhì)檔案與電子文檔一一對應的管理方式，又加大了檔案管理的工作量，影響了歸檔工作的效率。

3、利用效率低。醫(yī)院通過信息化手段建立OA辦公系統(tǒng)、電子病歷管理等，有效提高醫(yī)院的工作效率。然而，檔案部門被排除在信息化管理平臺外，沒有實現(xiàn)文書檔案的電子化及數(shù)字化管理，造成查找不便、耗時、信息溝通障礙等。

2 文書檔案管理流程優(yōu)化的目標

業(yè)務流程再造（Business Process Re.engineering，簡稱BPR），是20世紀90年代初發(fā)展起來的一種全新的管理理論。隨后流程再造被引入醫(yī)院，運用現(xiàn)代人文手段，通過建立流暢的服務鏈，對醫(yī)院內(nèi)所有的工作流程及醫(yī)院外的溝通流程加以改造。

通過借鑒業(yè)務流程再造的理念和方法，對醫(yī)院文書檔案管理的流程進行再造和優(yōu)化，建立符合醫(yī)院管理規(guī)律、適應檔案管理要求及人性化的流程。

1、電子文件和數(shù)字化文件相掛接。計算機的普遍應用，帶來了電子文件的出現(xiàn)。電子文件是存儲于磁盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡上傳輸?shù)奈募?shù)字化文件是利用掃描儀等設備將文件進行掃描，并以TIF、JPG等圖片格式存儲于電腦之中而形成的。醫(yī)院文書檔案整理的最終目的是為了便于今后的查找、應用，那么與數(shù)字化文件內(nèi)容一致的初始電子文件也可以與文書檔案的錄入數(shù)據(jù)進行相應掛接，這樣，就可以簡化醫(yī)院文書檔案的管理流程，提高醫(yī)院文書檔案的整理效率。

2、實現(xiàn)文檔存儲、應用一體化管理。對部門進行文檔一體化管理，采取隨辦隨歸方式，檔案部門加強電子文件的歸檔工作，保證數(shù)字檔案系統(tǒng)完整、高效、規(guī)范運作。支持多用戶同時使用，方便多人同時查閱文書檔案，提高醫(yī)院文書檔案的利用效率。

3、輔以信息化技術的支撐，逐步實現(xiàn)文書檔案的數(shù)字化管理。提高醫(yī)院文書檔案的管理性及使用性，減輕醫(yī)院人力資源成本和存儲成本，減少重復勞動，降低手工錄入的差錯性，產(chǎn)生良好的經(jīng)濟效益和社會效益。

3 文書檔案管理流程優(yōu)化的設計

1、定義歸檔流程執(zhí)行角色。在數(shù)字檔案系統(tǒng)管理平臺中，歸檔流程執(zhí)行角色為醫(yī)院檔案部門。

2、確定核心業(yè)務流程。文書檔案管理的核心業(yè)務是歸檔業(yè)務，即從收文到歸檔完畢這一核心過程。針對醫(yī)院數(shù)字檔案系統(tǒng)要求，設計思路為：一、將收到的文件生成電子傳閱單與歸檔索引單、數(shù)字化處理文檔；二、提交領導批示；三、由領導授權相關人員傳閱、處理；四、相關部門負責人傳閱、處理后提交；五、檔案部門完善索引條目、標識作廢文檔、備份、歸檔。簡單地說即：收文—生成傳閱單—領導批示—相關人員傳閱—歸檔。

3、健全、支撐業(yè)務流程。為確保核心業(yè)務流程高效運行，還需界定檔案管理部門的協(xié)調(diào)、指導職能。負責檢查歸檔文件是否組卷規(guī)范、合理，符合標準要求，考核檔案歸檔率、完整率與準確率。

4 文書檔案管理流程優(yōu)化的執(zhí)行

新舊流程的轉(zhuǎn)換，必將涉及組織、人力等變化，檔案部門要加強與各部門、各角色的有效溝通，通過培訓指導，保證文書檔案管理流程優(yōu)化的順暢運作。

1、首先，要與醫(yī)院領導達成共識。一是要提高醫(yī)院領導對流程優(yōu)化的意識和認同；二是讓院領導參與到流程優(yōu)化和管理中，賦予其流程責任人職責。與此同時，檔案部門要通過文書檔案管理流程的優(yōu)化，將檔案管理工作完全放在各部門的直接監(jiān)督下進行，在入庫管理、查詢利用、原文電子化等方面提高服務效率和服務質(zhì)量，提升檔案工作水平。

2、其次，部門需要積極參與。文書檔案管理流程的優(yōu)化無疑是對幾十年來傳統(tǒng)歸檔意識和思維方式的挑戰(zhàn)。在執(zhí)行過程中，可把目標、責任落實到流程的每一個環(huán)節(jié)，強調(diào)各部門的連帶責任，從而形成對事負責的全流程意識，讓檔案資源在內(nèi)部轉(zhuǎn)移過程中實現(xiàn)良好控制。

3、最后，檔案管理員要及時指導協(xié)調(diào)。作為文書檔案管理流程優(yōu)化的主要執(zhí)行者，檔案管理員需要做到：對相關部門人員進行培訓，確保部門執(zhí)行人員能夠理解流程設計的目的、各環(huán)節(jié)如何操作；執(zhí)行過程中出現(xiàn)不暢環(huán)節(jié)，要及時協(xié)調(diào)解決；及時收集流程優(yōu)化過程中存在的問題，尋找解決方法；加快工作節(jié)奏，掌握歸檔進度，及時適應新變化。endprint