醫院文書檔案管理流程優化與信息化探索

朱燕虹+曹秀琴+顧靜+曹峰

摘 要：醫院文書檔案，是反映醫院行政管理、黨務等活動的檔案。在信息化技術的支撐下，通過文書檔案管理流程再造，優化檔案管理流程，實現文檔存儲、應用一體化管理，支持多用戶同時使用，大大提高工作效率。

關鍵詞：醫院文書檔案；流程優化；信息化探索

醫院文書檔案，是由醫院辦理完畢的具有一定價值的文書轉化而來的，是反映醫院行政管理、黨務等活動的檔案。各醫院都建立起了統一的數字檔案系統管理平臺，使檔案管理工作基本實現了紙質存檔向電子化存檔的轉變，如筆者所在的單位使用《華威文檔一體化管理系統》。但歸檔流程仍大多沿用傳統模式，無法將幾個部門的電腦數據快速、準確的合并及分類存儲，且無法供其他部門在其電腦上查閱使用。這大大降低了數字檔案系統的運行效率，已不適應醫院的需求，對醫院文書檔案管理流程的優化勢在必行。

1 醫院文書檔案傳統歸檔流程的現狀分析

傳統歸檔流程對醫院文書檔案管理的影響表現在以下方面：

1、管理基礎差。醫院鮮文書檔案管理人員一般是由醫院辦公室主任、科員兼任，他們沒有經過系統的培訓與學習，造成了大量利用價值不高的普發性文件的不必要歸檔；每年不同時期由不同的人員整理檔案，所使用的分類方案、規則等都有所差別。

2、效率受制約。醫院大都存在專職檔案人員流動大、兼職多的情況，目前紙質檔案與電子文檔一一對應的管理方式，又加大了檔案管理的工作量，影響了歸檔工作的效率。

3、利用效率低。醫院通過信息化手段建立OA辦公系統、電子病歷管理等，有效提高醫院的工作效率。然而，檔案部門被排除在信息化管理平臺外，沒有實現文書檔案的電子化及數字化管理，造成查找不便、耗時、信息溝通障礙等。

2 文書檔案管理流程優化的目標

業務流程再造（Business Process Re.engineering，簡稱BPR），是20世紀90年代初發展起來的一種全新的管理理論。隨后流程再造被引入醫院，運用現代人文手段，通過建立流暢的服務鏈，對醫院內所有的工作流程及醫院外的溝通流程加以改造。

通過借鑒業務流程再造的理念和方法，對醫院文書檔案管理的流程進行再造和優化，建立符合醫院管理規律、適應檔案管理要求及人性化的流程。

1、電子文件和數字化文件相掛接。計算機的普遍應用，帶來了電子文件的出現。電子文件是存儲于磁盤等載體，依賴計算機系統存取并可在通信網絡上傳輸的文件。數字化文件是利用掃描儀等設備將文件進行掃描，并以TIF、JPG等圖片格式存儲于電腦之中而形成的。醫院文書檔案整理的最終目的是為了便于今后的查找、應用，那么與數字化文件內容一致的初始電子文件也可以與文書檔案的錄入數據進行相應掛接，這樣，就可以簡化醫院文書檔案的管理流程，提高醫院文書檔案的整理效率。

2、實現文檔存儲、應用一體化管理。對部門進行文檔一體化管理，采取隨辦隨歸方式，檔案部門加強電子文件的歸檔工作，保證數字檔案系統完整、高效、規范運作。支持多用戶同時使用，方便多人同時查閱文書檔案，提高醫院文書檔案的利用效率。

3、輔以信息化技術的支撐，逐步實現文書檔案的數字化管理。提高醫院文書檔案的管理性及使用性，減輕醫院人力資源成本和存儲成本，減少重復勞動，降低手工錄入的差錯性，產生良好的經濟效益和社會效益。

3 文書檔案管理流程優化的設計

1、定義歸檔流程執行角色。在數字檔案系統管理平臺中，歸檔流程執行角色為醫院檔案部門。

2、確定核心業務流程。文書檔案管理的核心業務是歸檔業務，即從收文到歸檔完畢這一核心過程。針對醫院數字檔案系統要求，設計思路為：一、將收到的文件生成電子傳閱單與歸檔索引單、數字化處理文檔；二、提交領導批示；三、由領導授權相關人員傳閱、處理；四、相關部門負責人傳閱、處理后提交；五、檔案部門完善索引條目、標識作廢文檔、備份、歸檔。簡單地說即：收文—生成傳閱單—領導批示—相關人員傳閱—歸檔。

3、健全、支撐業務流程。為確保核心業務流程高效運行，還需界定檔案管理部門的協調、指導職能。負責檢查歸檔文件是否組卷規范、合理，符合標準要求，考核檔案歸檔率、完整率與準確率。

4 文書檔案管理流程優化的執行

新舊流程的轉換，必將涉及組織、人力等變化，檔案部門要加強與各部門、各角色的有效溝通，通過培訓指導，保證文書檔案管理流程優化的順暢運作。

1、首先，要與醫院領導達成共識。一是要提高醫院領導對流程優化的意識和認同；二是讓院領導參與到流程優化和管理中，賦予其流程責任人職責。與此同時，檔案部門要通過文書檔案管理流程的優化，將檔案管理工作完全放在各部門的直接監督下進行，在入庫管理、查詢利用、原文電子化等方面提高服務效率和服務質量，提升檔案工作水平。

2、其次，部門需要積極參與。文書檔案管理流程的優化無疑是對幾十年來傳統歸檔意識和思維方式的挑戰。在執行過程中，可把目標、責任落實到流程的每一個環節，強調各部門的連帶責任，從而形成對事負責的全流程意識，讓檔案資源在內部轉移過程中實現良好控制。

3、最后，檔案管理員要及時指導協調。作為文書檔案管理流程優化的主要執行者，檔案管理員需要做到：對相關部門人員進行培訓，確保部門執行人員能夠理解流程設計的目的、各環節如何操作；執行過程中出現不暢環節，要及時協調解決；及時收集流程優化過程中存在的問題，尋找解決方法；加快工作節奏，掌握歸檔進度，及時適應新變化。endprint