勞動就業培訓檔案管理之我見

呂凱

隨著單位結構的不斷調整，勞動就業培訓檔案也逐步邁向一個全新的發展階段，相應的，檔案的利用價值也逐漸被凸現出來。因此，如何高效的管理和利用寶貴的檔案資源，使之更好地為勞動就業培訓所服務，已經成為勞動就業培訓檔案工作的核心任務。

1 勞動就業培訓檔案管理的重要性

勞動就業培訓檔案在一個單位的發展中占有舉足輕重的地位，而檔案的管理又是勞動就業培訓管理工作中的重要環節，它直接關系到各項工作的實施開展、穩步推進。所謂勞動就業培訓檔案就是指就業再就業培訓、創業培訓活動的最原始記錄、就業統計信息工作等。它不僅真實的反應了實際再就業的發展情況，而且還涵蓋了大量的數據和個人信息，進而指導就業服務機構的促進就業和失業保險工作的開展。這就要求必須以信息化為基礎，加快建設和完善勞動就業培訓檔案管理工作，使其更好地落實上級有關文件精神和工作部署，全面開展就業服務，推動本地區勞動就業和社會保障事業發展。

2 我國目前勞動就業培訓檔案管理中存在的主要問題

（一）勞動就業培訓的檔案管理重視程度不高

很多勞動就業培訓的單位對檔案的管理認識不到位，認為只是文字類的工作，和就業率比起來簡直是微不足道，更沒有把檔案信息化納入整體規劃當中。由于各級重視程度不一，導致在檔案管理方面投入甚少，人力、物力投入不足，發展滯后，出現檔案室設施不全，保管條件和保管手段落后等情況。而由于缺乏完整的檔案材料，使得在統計、整理再就業培訓檔案、失業人員檔案時，難免有遺忘、漏錯的現象。

（二）檔案管理工作沒有專人負責、層次不齊

很多勞動就業培訓的單位檔案管理人員都不是檔案專業畢業的，對檔案管理工作也是相當的陌生，認為檔案管理工作僅僅是資料的簡單收集和分類、存放，根本意識不到檔案管理工作對整個單位發展的重要性及長遠性。另外，有部分單位根本沒有設立獨立檔案管理部門，如倉庫、儲藏室等一些地點存放。人員方面，檔案管理人員大多數由辦公室勤雜人員兼任，專業程度不高，存在不懂不問、不會不學的現象，導致檔案整理、管理混亂。

（三）專業性較為薄弱

有的檔案員只會立卷歸檔，對檔案的全宗號、目錄號、類別號、案卷號、保管期限混淆不清，出現編錯號、蓋錯章的情況。另外，檔案的目錄索引不全，年代久遠的檔案難以找到索引表，致使在用時用不上，不能很好地為企業工作服務。使檔案的利用價值顯現不出來，致使檔案管理的質量一直上不去。

（四）檔案管理的信息化建設滯后

信息化是檔案管理工作的最終發展方向，也是提高檔案管理工作的有效途徑。但是從目前的情況來看，檔案管理工作的信息化程度還是相對滯后的。

導致其發展滯后的原因主要有以下幾點。

1、企業檔案信息化其實是近幾年才逐步提出和開展的，所以在多數企業中，關于檔案信息化的制度和標準還不夠健全，缺乏具體可行的措施和依據。

2、各單位雖然配備了檔案數字化設施，但是由于種種原因的限制，導致其硬件設備使用率低，數字的錄入量非常有限。

3、沒有充分的開發利用檔案信息資源。例如，有的單位花費了大量的成本來實現企業檔案的數字化，實現了計算機檢索。但是由于其信息僅限于在檔案室內使用，不能實現整個企業信息的資源共享，這樣就使得檔案信息資源得不到充分開發和利用。

4、各單位的檔案管理部門，缺乏高素質的檔案信息化管理人才，這就在很大程度上制約了檔案信息化工作的發展進程。

3 強化檔案管理的措施

（一）嚴格規范檔案管理制度

檔案的整理應該按照相應的法規及原則進行，不宜盲目。樹立檔案工作的責任感，提高做好檔案工作的自覺性。常見的法規有：《中華人民共和國檔案法》及《實施辦法》、《基本建設檔案資料管理暫行規定》、《歸檔文件整理規則》、《建設項目（工程）檔案驗收辦法》等等。

（二）深化認識，強化責任感。

深化認識。要充分認識勞動就業培訓檔案工作的重要性，把檔案管理工作作為一項經常性、基礎性的工作，常抓不懈，做到定期研究、定期分析、定期檢查。另外，增強責任感。檔案主管部門要積極主動地向領導匯報檔案管理工作情況，及工作中遇到的困難，多溝通交流，增加必要的投入，創造良好的環境，切實擔負起承上啟下、內外聯系、協調各方的重任。讓大家能夠真正的意識到檔案管理的重要性，進而支持檔案管理工作，讓檔案管理工作真正的發揮實效。

（三）全方面地提高業務素質

1、選準用好檔案管理人員。將那些較細心勤快、熱愛檔案管理工作的人員選配到檔案管理員的崗位上來，各單位要從政治上愛護、生活上關心他們，鼓勵他們要干一行、愛一行、專一行，充分激發他們的潛能和熱情。在崗位調整時，要考慮到保持檔案管理員隊伍穩定的重要性，確保該隊伍的專業性。

2、強化檔案業務培訓。要積極選送檔案干部參加檔案部門組織的業務培訓，鼓勵他們自學檔案管理知識，并從時間和經費上給予保障，提高檔案干部的實際操作技能和業務指導能力。要根據企業檔案工作發展的需要，適時舉辦企業檔案基礎知識和業務技能培訓，培養適應新時期檔案工作發展要求的人才。

3、組織觀摩學習。培訓的方式要因人、因地而異，不可一概而論。采取“請進來、走出去”的辦法，一方面請檔案主管部門的領導和業務專家上門指導，另一方面，組織檔案管理人員到一些單位參觀學習檔案管理先進經驗和具體操作技能，以促進企業檔案工作健康、平衡發展。要形成基層企業與上層辦公室在檔案管理工作中相互協作、和諧發展的格局，定期或不定期地深入、檢查指導檔案工作，發現問題，要及時通報，督促整改，力促規范。

（四）進一步加強檔案的信息化建設

隨著信息時代的到來，現代科學技術在管理工作各領域中應用廣泛，電子信息傳輸、電子文件、及檔案館館藏檔案數字化等，使得傳統的檔案管理方式已不能滿足新形勢的需要，我國勞動培訓檔案管理的信息化程度也在不斷加強。

信息化時代的檔案工作，應以快速方便查閱，滿足利用者對檔案信息的使用為前提，以數字化的形式通過局域網為企業各業務部門和科技人員提供必要、及時、可靠的檔案信息，滿足內部各部門和人員工作自動化過程對信息的需求，最大限度實現檔案信息共享，工作效率得到很大的提高，做到了準確快捷，使檔案信息充分發揮重要性的作用，促進各項工作的穩步推進。檔案現代化管理和信息化建沒，也成為檔案工作發展的必然趨勢。

電子檔案管理流程的科學化、規范化、專業化以及檔案信息資源開發一體化，是電子檔案管理重要性的體現，也是實現服務方便快捷、資源共享的有效渠道。在各層次檔案工作中廣泛應用現代化管理技術，與勞動就業培訓的工作進行有機相結合，充分挖掘出檔案信息資源的潛力，進行最大化的檔案信息數據聚集，實現大數據共享，充分發揮檔案信息的經濟價值和社會價值。檔案的數字化建設，將是傳統檔案工作的重大變革。

4 總述

檔案資源是人類社會發展的歷史記錄，是國家的一種原生的、獨有的、不可替代的信息資源，是社會發展不可缺少的重要公共信息資源。涉及到社會各個領域的基礎性工作，也是提供知識服務、滿足現實工作中信息資源的保障。其檔案信息量也日益劇增，面對浩如煙海的企業信息資源，必須通過現代化手段快速獲得所需企業檔案資料，以應付復雜多變的局面。自動化、數字化、網絡化是現代企業檔案工作的發展方向，更是社會發展的必然趨勢。

勞動就業培訓的檔案管理工作更不能只按照自身的理解、思維和認識去收集、整理、保管檔案和提供利用，必須以利用者滿意為目標、以利用者的需要為原則來審視檔案管理的全過程，轉變服務意識，改變服務方式，以利用者為中心，借助現代信息化技術，為利用者提供智能化服務，滿足利用者的個性化需求。因而企業檔案工作就必須向信息化、電子化、數字化、網絡化的方向發展，以跟上時代和技術進步的步伐，以提高檔案管理工作效率。endprint