信息網絡化時代的檔案管理

謝海英

摘 要：信息時代的到來給檔案管理工作帶來了新的機遇，同時也面臨著巨大的挑戰。一方面，隨著技術的不斷進步，檔案管理工作效率及水平也在不斷提高，從原來較為傳統的手工管理模式向以計算機為主體的數字化管理模式方向轉型，如今又在信息時代的沖擊下，從數字化管理模式向信息化管理方向轉型，這是一種新機遇新跨越。另一方面，隨著時代的發展，人們對檔案管理工作的要求也越來越高，越來越嚴格，它已無法滿足信息時代社會發展需求，這對檔案管理事業來說，無疑是一種巨大的挑戰。新時期，如何加快檔案管理信息化建設，使其得以可持續發展并滿足社會發展需求，成為檔案管理部門棘手且必須重視的一大問題。本文圍繞信息網絡化時代的檔案管理進行了詳細闡述，分析了檔案管理信息化發展的重要性及信息時代檔案管理現狀，并對如何改進現狀提出了幾點對策。

關鍵詞：信息網絡化時代；檔案管理

改革開放的近些年來，中國經濟發生了翻天覆地的變化，在這一大背景下各方面技術也發展迅猛，其中計算機、網絡及通訊三大技術的發展最為凸顯，其應用也越來越廣泛，已涉及到人們生活及工作的各方各面。信息技術的快速發展及互聯網的全面普及，標志著人們進入了一個嶄新的時代，即信息網絡時代。新時代的到來推動著社會的發展，同時對檔案管理工作帶來了新的機遇及挑戰。檔案管理工作是一項系統性工程，它看似簡單卻意義重大。高效率高質量的檔案管理能進一步推動社會主義現代化建設，推動我國經濟的發展。然而，受這樣那樣一些因素的影響，信息時代的檔案管理工作仍存在諸多問題。面對新的發展形勢，如何加快檔案管理信息化建設，使其得以可持續發展并滿足社會發展需求，成為檔案管理部門棘手且必須重視的一大問題。下面筆者對信息網絡化時代的檔案管理展生了詳細分析。

1 檔案管理信息化發展的重要性

檔案管理向信息網絡化方向發展具有非常重要的現實意義，其重要性主要體現在以下幾方面：其一，是促進國家檔案管理信息化發展，提高其科學化水平及現代化水平的迫切需要及必然要求。如今，在經濟飛速發展的帶動下，計算機技術、信息技術及網絡技術取得了一定的成就，并廣泛應用到各行各業中。因此，我們要充分利用現有的資源及科學技術進一步推動檔案管理信息網絡化建設，這也是促進國家檔案管理信息化發展的迫切需要。其二，是新時期檔案收集整理的需要。眾所周知，檔案收集是檔案管理工作的基礎，更是檔案利用的重要前提。互聯網的普及使得各種檔案資料與時俱進，加大了檔案收集的工作量大，且內容也變得復雜多樣，還是以傳統的手段進行檔案收集工作，那么其完整性、系統性及全面性將難以得到保證。其三，是更好為社會服務，提供社會共享資源的迫切需要。隨著時代的發展，人們對檔案信息也呈現出綜合性、高層次的利用傾向。而信息網絡時代就能滿足人們這一需求，它使資源服務更加整體化及網絡化，使各檔案館之間的信息資料互通互補，實現了檔案資源的共建及共享。所以說，其是更好為社會服務，提供社會共享資源的迫切需要。其四，是規范檔案管理事業發展及提高管理工作效率的需要。在傳統手工檔案管理時代，資料主要以紙質形式為主，再加上落后的管理方式及具大的工作量，使得檔案資料頻頻出現破損、丟失等現狀，資料的完整及安全性無法保障。信息時代的到來，改革了檔案管理的模式及內容，不僅解決了檔案資料安全問題，同時大大減輕了工作人員的負擔提升了管理的工作效率，使檔案管理工作走向規范化管理軌道，促進其可持續發展。

2 信息網絡時代檔案管理現狀

檔案管理向信息網絡化方向發展是檔案管理事業受信息時代影響的必然發展趨勢，然而其目前的發展現狀卻不容樂觀，存在許多問題。其一，檔案管理人員綜合素質低，業務水平不高。由于檔案管理機構不重視檔案管理工作，聘請管理人員時門檻較低，且不愿意在員工培訓上多下功能。檔案管理隊伍中，要么是只懂專業管理知識不懂現代先進技術的老員工，要么是毫無管理經驗略懂計算機技術及信息技術的青年員工。復合人才的缺乏，嚴重制約了檔案管理事業的發展腳步。其二，管理軟件難以滿足檔案管理發展需求，缺乏通用性。由于各單位使用的計算機型號及規格不同，這就會出現軟件無法兼容的現象，軟件不兼容就意味著無法實現檔案資源共享，那么將在一定程度上影響檔案管理工作的順利開展。其三，檔案管理工作缺乏標準化及規范化。檔案信息系統與網絡建設存在著較大的差距，規范性、服務性及共享性較差，影響其發展。另外，相關部門仍未構建統一的檔案信息化管理標準，也是檔案管理工作標準化及規范化不高的一大原因。除此之外，檔案管理相關法律法規不完善，資料安全及保密性待加強也是當前檔案管理工作的一大現狀。

3 改進信息網絡時代檔案管理工作的對策

3.1 加強檔案管理隊伍建設，提高工作質量

檔案管理人員的素質及業務水平直接影響著檔案管理的工作質量，為此要加強檔案管理隊伍建設，從源頭上把好質量關。首先，重視檔案管理工作，制定嚴格的入崗聘請制度。新時期的檔案管理人員不僅要具備專業的檔案管理知識，還要熟悉并掌握一定的計算機、數據管理及信息技術，同時應具備一定的創新及資源開發能力。其次，加大人才的培養及培訓力度。人才是第一生產力，檔案管理部門要多鼓勵管理人員參加相關管理知識講座及先進技術學習與培訓等活動，通過學習新知識、新技術提高管理隊伍的綜合素質及專業水平，從而提高檔案管理的工作質量。

3.2 加強信息化建設，實現軟件兼容

檔案信息化管理的初衷就是為了實現資源共享，為了更好的為社會服務。只有加強信息化建設實現軟件兼容，才能真正體現檔案管理的價值。首先，創新檔案管理模式，引進先進信息技術，實現資源自動化處理，提高檔案信息檢索效率。利用新技術及新系統，對軟件進行編程，豐富檔案信息的表現形式，實現軟件兼容。其次，充分利用互聯網及技算機資源，使檔案信息實現跨空間、無障礙的共享。這樣不僅使檔案信息海量存儲得以實現，還保障了信息資源的安全。

3.3 完善檔案管理相關法律法規，健全規章制度

完善檔案管理相關法律法規、健全規章制度，是促進檔案信息化建設的重要前提，也是保障其安全性及保密性的關鍵。完善法律法規使得信息化管理工作有法可依，健全規章制度，使管理人員有章可循，規范操作。例如，建立統一的檔案信息化管理標準體系，提高檔案管理工作的標準化及規范化；制定明確的崗位責任及分工制度，各司其職，使每項工作真正落實到位；建立健全檔案信息安全保障體系，進一步加強檔案管理的安全性及保密性。除此之外，加強信息資源數據庫建設，安排專業的技術人員維護、管理數據庫，確保檔案信息化管理有序開展，實現可持續發展。

參考文獻

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