大數據時代的企業檔案信息化建設研究

摘 要：本文以現今飛速發展的大數據時代為背景，探討了企業檔案信息化建設的實際意義，并針對在企業檔案信息化建設過程中產生的一些問題，進行了相應的策略分析。希望能為企業檔案信息化建設給出一些實質性的建議。

關鍵詞：大數據時代；企業檔案；信息化

隨著社會的迅猛發展，大數據（Big data）一詞被提及的次數越來越多，它代表著信息爆炸時代海量數據的產生。與此同時，信息的激增對傳統企業管理模式也產生了莫大的沖擊。因此，企業檔案信息化管理儼然成了新時代的產物。而新事物的產生，必然會存在一些問題。所以，本文針對大數據時代，企業檔案信息化建設中存在的主要問題進行了相應分析，并提出了幾點能夠有效解決問題的方法和建議。詳細研究過程如下：

1 大數據時代的企業檔案信息化建設的實際意義

（1） 信息時代的來臨，鄙棄了傳統的紙張管理形式，企業檔案管理模式日新月異，使企業信息的保存更為完整可靠。傳統的紙張保存檔案方式會受時間年限、外界環境等影響而消失不見，這使企業文化及數據的傳承受到了一定的阻礙。而大數據時代下，企業檔案信息化管理會避免環境的影響，使企業數據的保存更為長久，而利用現代的信息技術對檔案信息進行備份管理，也會大幅度提升檔案的完整性。從而提升企業檔案的使用效率，對企業文化的傳承起到了不可磨滅的積極作用。

傳統企業檔案管理會花費大量的人力、物力，而大數據時代的企業信息化建設卻能夠避免人、物力的損失，更適應于迅猛發展的時代要求，節源環保。以往在整理、歸納企業檔案時會花費大量的紙張和人員，大批量的紙張不利于國家環保工作的進行，而過多的企業檔案整理人員也是對企業資金的一種變相流失。此時，企業檔案信息化的出現就恰到好處的改善了這種現狀。不僅節省了企業人、物力，還增加了檔案的儲存量，大步提高了工作效率，為企業能夠邁向世界奠定了堅實的基礎。

摒除傳統企業檔案管理機制，大數據時代的企業檔案管理已經逐步全球化。檔案信息化建設的實施，無疑會加速企業資源的開發利用，最終達到世界資源共享。只要企業檔案信息化建設實施成功，那么，將會在社會乃至全世界產生重大的影響力，從而實現企業的遠大發展。

2 大數據時代的企業檔案信息化建設現存問題

（1）在形成企業檔案管理機制時，工作人員的專業素養有待提高。大量的數據信息驟增，會使數據更加復雜化，而檔案管理也會更加專業化和多元化，在信息處理方面也會需要使用更多專業信息技能去處理。而現在的檔案管理工作人員在此方面的知識技能是匱乏的，他們的思想中還殘存著傳統的檔案管理方法，還沒有完全接受新時代的檔案管理變化。這樣就很難推進企業檔案信息化建設的進行，成為了企業檔案信息化進程中名副其實的“絆腳石”。

（2）企業檔案信息化無疑是對社會發展有益的，但大量的網絡數據信息也會面臨著安全性的問題。新事物的產生必然會引來安全性的考驗：大量的信息是否能夠做到絕對隱私？又是否能夠保證絕不被泄露？在這個全新的信息時代，個人、企業乃至國家機密信息一旦被外漏，小則損失個人財務，大則關系國家興亡，勢必會引起災難性的后果。不管哪一種結果都是有礙社會發展的。企業檔案信息的安全性問題就這樣裹住了企業檔案信息化建設的進程，成了當之無愧的“裹腳布”。

3 大數據時代的企業檔案信息化建設改善策略

3.1 提高檔案信息化建設中管理人員的專業素養

為確保企業信息化建設順利進行，對檔案管理人員進行定期、集中的培訓，加強相關人員對信息化建設的了解，不僅要對他們進行專業技能的培訓，還要提升他們的信息技術能力，因為只有在能夠熟練掌控計算機的同時，才能更好的進行檔案信息化建設。除此之外，還可以讓參加培訓的工作人員對企業的信息技術體系進行評價，逐漸加強企業檔案管理的質量和效率。如此，即發揮了管理人員在工作中的自身價值，讓他們從根本上體會到檔案信息化建設的實用價值，改變傳統觀念；又能夠更好的督促企業完善信息設備，促進企業良性發展。從而徹底鏟平前進道路上的“絆腳石”。

3.2 完善企業信息化建設的安全體系

第一，為保證企業檔案信息的安全，要采取分級人臉識別保密處理，并設置身份驗證系統及查詢權限的設定，以此確保企業檔案信息的安全性，以及不可侵犯性。第二，健全的監管制度也是必要的，監管在一定程度上能夠控制信息的外泄，也能夠更好的保護信息的安全性。第三，確保硬件設施的質量，以及優化軟件的紕漏，也能夠避免信息的泄露。除此之外，相關部門也應該加大對檔案信息管理建設的保護力度，建立安全穩定的信息管理平臺，以及加大對盜取信息者的懲治力度，從根本上減少檔案信息的丟失。脫掉束縛企業檔案信息化建設前行的“裹腳布”。

在企業檔案信息化建設的過程中也要對企業工作人員進行明確分工，責任明確，才能讓工作人員權衡好自己的責任和權力，把信息錄入工作做得更加準確有條理，避免不必要的重復和責任的推諉。這樣才能確保企業檔案信息的準確性，利于實現企業資源的共享和企業的國際化。

4 結論

綜上所述，在這個信息大爆炸的時代，傳統檔案管理方法被檔案信息化管理取代是一種必然之勢，而同期出現的問題，也給現代企業下了不可拒絕的挑戰書。因此，在實現企業檔案信息化管理的過程中，不能停下“邊管理邊治理”的腳步，只有不斷地完善企業檔案信息管理體系、培養越來越多的優秀檔案管理人員，以及提升企業檔案管理效率，這樣才能真正的使企業得到更好的發展，從而促進我國的經濟發展。最后，希望本文能夠為企事業單位的發展提供有效的發展策略。

參考文獻

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作者簡介

陳宇（1982-），河北石家莊市，中國鐵路設計集團有限公司。endprint