大數(shù)據(jù)時代下檔案管理模式變化及有效路徑研究

賈冬梅

摘要：隨著現(xiàn)代化腳步的不斷加快，大數(shù)據(jù)時代已悄然而至，大大地改變了人們的生活和工作方式。在這種背景下，大數(shù)據(jù)時代對檔案管理也產(chǎn)生了不少影響，這對管理檔案的人員有了更高的要求。大數(shù)據(jù)時代的到來對檔案管理模式帶來了很大的變化，一方面有利于資源的保護，另一方面在職能建設中也可起到促進的作用。本文通過在大數(shù)據(jù)時代下對檔案資源體系、檔案利用服務體系和檔案安全保障體系等檔案資源模式的三大體系的變化及途徑進行分析，以期對今后的檔案管理工作能夠有一定的參考價值。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代；檔案管理；變化；途徑

在大數(shù)據(jù)時代的背景下，要想提高檔案管理工作的效率，提升行政職能的水平，就需要對現(xiàn)行的檔案管理模式及管理手段進行有效整合。檔案管理工作應從管理結(jié)構(gòu)和管理框架上進行數(shù)據(jù)與信息的分析，使管控機制和業(yè)務水平得到有效提升，并從檔案管理的實際工作上出發(fā)，達到提高檔案管理項目實效性的目的，從而使檔案管理工作實現(xiàn)整體升級。

一、大數(shù)據(jù)時代對檔案資源體系的變化和途徑分析

在大數(shù)據(jù)時代的今天，各種信息層出不窮，猛烈劇增。而這些與日俱增的數(shù)據(jù)資源給大眾提供了便利，龐大的檔案資源庫對各部門工作的開展發(fā)揮著重要作用。

（一）數(shù)據(jù)來源廣泛

相比較于傳統(tǒng)相當局限的信息，當今的信息來自四面八方，更趨于網(wǎng)絡化和社會化，網(wǎng)絡的出現(xiàn)更是導致了信息大爆炸，根據(jù)調(diào)查統(tǒng)計結(jié)果，數(shù)據(jù)的來源主要通過網(wǎng)絡。我國擁有龐大的網(wǎng)絡群體，伴隨著大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展，網(wǎng)上信息數(shù)量猛漲，一舉成為了檔案數(shù)據(jù)的主要核心，相關(guān)部門由于越來越數(shù)據(jù)化的數(shù)據(jù)來源加強了民生建設。

（二）豐富的數(shù)據(jù)內(nèi)容

在大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)內(nèi)容也會隨數(shù)據(jù)數(shù)量的增長而變得豐富多彩。主要通過幾個方面表現(xiàn)：首先檔案資源在數(shù)據(jù)數(shù)量的增長下呈快速上升趨勢，而數(shù)據(jù)的增長則帶動了數(shù)據(jù)內(nèi)容的益發(fā)豐富多彩。具有規(guī)模化的數(shù)據(jù)資源能更好地發(fā)揮其自身的作用。其次是數(shù)據(jù)類型多樣化，以紙質(zhì)和實物為主的傳統(tǒng)檔案資源逐漸發(fā)展更新，增添了電子檔案等而不同種類的檔案保管的方式也不盡相同，所表達的信息內(nèi)容各異，如此組成了龐大的檔案數(shù)據(jù)群。緊接著是價值密度降低，相比較于一般的信檔案，檔案的價值非常高，因為它是歷史事實，但大多數(shù)檔案進館就失去其意義了。在館藏中，基本不會出現(xiàn)利用率高的檔案，要案所占比重小。最后數(shù)據(jù)更新加快，在大數(shù)據(jù)時代，進行檔案管理注重的是方便快捷，能快速地瀏覽有用信息，檔案管理員還能在短期內(nèi)從龐大數(shù)據(jù)中找到相關(guān)信息。所以，我們可以通過新技術(shù)快速處理檔案資源。

（三）多樣化的數(shù)據(jù)收集方式

收集是數(shù)據(jù)當中的重中之重，像人工移交這種傳統(tǒng)的管理會造成資源損失，在數(shù)據(jù)爆炸的今天，收集數(shù)據(jù)越來越嚴，收集方式多樣。首先，強制收集，由于復雜的檔案管理工作，大多數(shù)單位不肯自愿交出檔案，拿各種借口來搪塞，并由于法規(guī)的不完善，導致檔案難于收集，所以采取強制手段和完善相關(guān)制度刻不容緩。其次，實時捕捉。當今社會信息更新飛快，所以若不及時發(fā)現(xiàn)就可能永遠丟失數(shù)據(jù)，那么管理如何準確捕捉有價值的信息歸檔，這是一大難題，總之我們必須依據(jù)網(wǎng)路發(fā)展，時刻掌握動態(tài)資源，對信息進行科學管理。

二、大數(shù)據(jù)時代對檔案利用服務體系的變化和途徑分析

在以往的檔案管理工作中，檔案管理項目只對固定的有關(guān)部門開放，比如公務員、企事業(yè)單位和公職人員，這就造成了只有一部分群體才能享受檔案數(shù)據(jù)巨大的信息量。在現(xiàn)時的大數(shù)據(jù)時代下，檔案管理項目不僅僅是有關(guān)部門，其涉及的人群將會更大更完整，對人民群眾的服務意識也更加強烈；同時，檔案管理項目還對城市的發(fā)展和市民也享有信息服務，這對實現(xiàn)智慧城市也提供了非常重要的幫助。大數(shù)據(jù)時代下，在對檔案管理模式的利用服務體系建立過程中，需要對整個管控措施和管理結(jié)構(gòu)進行合理的分析，以使服務體制能夠得到完善，從而實現(xiàn)知識服務體系結(jié)構(gòu)的整體構(gòu)建。

三、大數(shù)據(jù)時代對檔案安全保障體系的變化和途徑分析

檔案管理的安全工作一直以來是工作的重心所在，大數(shù)據(jù)時代的來臨給檔案管理工作帶來了一定的影響，對其安全保障體系也有著一定的威脅。隨著數(shù)據(jù)的種類和數(shù)量的不斷增加，而且數(shù)據(jù)更新的速度也在不斷地加快，就會使得檔案的安全受到一定的影響。因此，在大數(shù)據(jù)時代背景下，對檔案安全保障體系這方面要加強防范，從檔案的保管和應急管理等方面進行，特別是一些紙質(zhì)的檔案，要防火防潮，一些音像、影像檔案要預防磨損等。

四、結(jié)束語

大數(shù)據(jù)時代下的規(guī)章制度，管理人員等都有了新要求，它直接影響各方面。不僅檔案管理體系因大數(shù)據(jù)發(fā)生變化，而且還影響到了數(shù)據(jù)資源體系、利用服務體系以及安全保密體系，這使數(shù)據(jù)資金來源廣泛，而且富含豐富的數(shù)據(jù)內(nèi)容。只有理性地看待各種困難，積極尋找解決問題的方案，才能更好地完成大數(shù)據(jù)時代的檔案管理工作，也能好好利用資源造福民眾，將檔案資源的價值透露出來。

參考文獻

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