新時期如何做好醫院行政檔案管理工作

金鑫

摘 要：當前，行政檔案管理工作已成為我國醫院工作中較為重要的一部分，其在醫院執行科學管理體系的過程中發揮了重要作用，可以說，行政檔案管理工作見證了醫院行政管理歷史與發展，并在檔案中真實的記錄了醫院中不同的歷史、事件、工作內容與工作人員，同時也有助于醫院工作人員對醫院歷史有一較好的了解，因此醫院需高度重視行政檔案管理工作，促進醫院內部其它工作的發展，顯著提升醫療服務質量。本文筆者結合自身工作實踐，簡要論述了醫院行政檔案管理的概念及重要性，并分析了醫院檔案管理工作現狀以及存在的問題，重點討論了做好醫院行政檔案管理工作的具體措施，希望促進醫院行政管理工作質量與效率的提高，實現醫院可持續發展。

關鍵詞：醫院行政檔案管理；重要性；問題；措施

醫院除了將優質的醫療提供給病患外，還需進一步做好行政檔案的管理工作。新時期，各行各業均開始廣泛運用信息技術，因此，醫院在管理行政管理時需將信息技術充分利用起來，盡量實現系統、高效的管理，以通過管理系統的指引，促進醫院行政檔案管理水平的提升，進一步發展醫療、科研事業。但就目前的醫院行政檔案管理實況來看，還存在諸多問題，必須利用有效措施對管理水平進行優化，對管理手段予以創新，促進管理能力的提高，實現醫院可持續發展。

1 醫院行政檔案管理的概念及重要性

（一）醫院行政檔案管理的概念

醫院行政檔案也被稱之為文書檔案，其是在醫院的行政管理活動中，由一些行政性公文轉化而來，包括請示、決定、通知等。醫院行政檔案形成于醫院組織活動與管理中，并被保存下來，對醫院做好行政管理工作來說至關重要，與此同時，也是醫院保持聯系工作不可缺少的一項查考憑據[1]。

醫院行政檔案的形成條件能夠總結為以下三點：首先，檔案一定要是辦理或處理完成的文件，簡單來說就是收文與發文程序均已完成的公文，行政管理人員必須要對辦畢文書予以嚴格界定。其次，鑒于醫院行政檔案對醫院日后工作具有重要的查考與利用價值，因此在認真篩選辦畢文件后，一定要確定其考察與保存價值后方可歸檔保存。最后，醫院行政檔案管理是根據某種規律對文章進行保存，其并非是雜亂和孤立存在的，該文件體系具有一定規律和內在聯系。

（二）醫院行政檔案管理的重要性

在醫院發展過程中，醫院行政檔案作用重大，其不僅真實記錄了醫院的發展歷程，也有助于促進醫院文化內涵的提升[2]。第一，醫院行政檔案在醫院最開始發展時形成，能夠將醫院發展的重要節點記錄下，史料價值非常大，對傳承醫院文化起到了重要作用。同時，在醫院領導制定相關決策時，行政檔案能夠為其提供科學的依據，以促進醫院效益的提高。另外，醫院行政檔案的指導作用巨大，大多數情況下，醫院依然將行政檔案當做開展各項工作的理論依據，對醫院的發展有著深遠影響。第二，醫院各項日常管理工作的順利開展必須要以醫院行政檔案為基礎，拿醫院的人事檔案來說，其在完善與發展醫院人才隊伍過程中是不可或缺的一部分，其作為醫院組織人事工作的信息庫，為醫院考核評價、優化人才提供了重要依據。若脫離了人事檔案，則就會讓醫院人類資源相關工作的運行受阻，使醫院的創新發展無法實現。之所以醫患糾紛頻發，主要還是醫療行業的特殊性所致，所以，醫院對醫患雙方的具體信息必須做到準確掌握，如此方可為之后法院的判決提供有力證據，進而順利解決問題。在醫院遇到發展瓶頸時，能夠借鑒檔案中的一些有效解決方法，因為作為醫院機體智慧的結晶，醫院行政檔案的參考價值與史料價值巨大。第三，醫院行政檔案有助于傳播與積累醫院文化。以病案為例，其詳細記錄了患者從接診到治療的整個過程，既是教學科研的重要資料來源，也是醫院寶貴的資料。一個成功的病案，既能夠為診治相同的病情提供參考，也有助于促進醫生工作效率的提升，對科研經驗與成功予以總結。

2 醫院檔案管理工作現狀以及存在的問題

（一）檔案管理意識欠缺

我國大多數醫院的重點發展內容均放在了醫療建設與醫療技術上，很少將精力放在檔案管理中與人民群眾利益相關的內容上，究其原因主要還是因為未充分認識到這個工作的重要性。而這些情況主要在以下幾方面表現出來：首先，部分檔案管理工作的人員對這一工作認識不到位，他們單純的認為醫院的檔案管理工作只需將一些表面功夫做好即可。其次，檔案管理者沒形成深刻的檔案管理意識，為充分重視檔案管理工作，其認為歸檔、整理以及保管等流程就是全部檔案管理工作，對這項工作的責任感不強，也沒有研究這項工作的創新模式。

（二）檔案管理制度不夠健全

當前，混亂是我國大多數醫院在檔案管理工作方面主要存在的問題，管理制度有所殘缺。也是由于這一原因，因而各個科室部門在開展檔案管理工作時就不夠嚴瑾，進而對醫院檔案的統一管理造成影響。就另一層面而言，不健全的醫院檔案管理體制也讓管理人員在工作時出現分工不明等問題，使檔案管理工作的難度加大。同時，醫院也沒有有效考核與監督檔案管理工作人員，進而降低了檔案管理工作的質量，而松散的管理體制就會讓管理人員將這個事情忽略，使工作人員的檔案管理效率降低。

（三）檔案管理不集中

對醫院而言，檔案管理工作是一件嚴密性很強的事，在操作過程中，需盡可能完成集中管理與調配。但當前大部分醫院的檔案管理工作都不集中，均較為分散，主要表現為：一、檔案的范圍比較混亂，缺乏齊備的管理內容，文書與科技為存檔的主要內容，反而由其它科室來歸檔醫療文書與醫療設備檔案的管理。該種檔案管理模式將使檔案的安全性大打折扣，讓檔案重復歸檔，既讓人力被浪費，也使工作惹怒眼的工作效率明顯降低。

（四）檔案管理工作中投入不是很多

自改革開放以來，我國的經濟可以說取得了飛速發展。而在醫院檔案管理工作中也逐漸暴露出了各種各樣的問題，而這就迫切的需要通過先進的管理手段進行創新，促進管理效率的提高。但是因為地區發展有所差異，所以部分醫院未在檔案管理上較多投入，以至于管理水平不高，存在的問題主要在以下幾個方面表現出來：一是檔案管理空間不大；二是未較快更新設備；三是檔案管理手段還是較為傳統，缺乏先進的管理技術。endprint

三、新時期做好醫院行政檔案管理工作的具體措施

（一）增強檔案服務意識

醫院服務內容中包括醫院檔案管理工作，其本就是為醫院而服務的。因此，需將檔案管理人員的服務意識增強，對服務理念和手段進行創新，讓整個醫院檔案管理部門的工作能力進一步增強[3]。而在增強服務意識的同時，還需要創新檔案管理方式，即要將傳統的管理模式保留下來，以使檔案管理人員的管理意識更強。醫院方面也必須執行嚴格的規章制度，以使檔案收集與管理的效率不斷提升。如此方是真正有利于醫院檔案的收集工作。

（二）健全醫院行政檔案管理體系

當前，檔案管理的一條有效途徑就是健全醫院行政檔案管理體系[4]。第一，為了按照規范制定檔案管理工作，就需建立健全醫院行政檔案管理規章制度。醫院各個部門人員均要一起參與檔案管理工作，讓檔案管理部門專項管理整理后的檔案資料。之后檔案管理人員要詳細記錄接收的檔案，并對其進行立卷、歸檔，最后根據相關規定嚴加保管檔案。總之，醫院行政檔案管理人員在操作過程中必須以流程為準，保證做好每一個環節。第二，建立完善的監督體系，醫院不僅要將醫療服務做好，還需監督行政檔案管理工作，設立檔案監管部門，監督管理人員要檢查檔案的整理、歸檔與保管等情況，糾正與規范不符的行為，通過監督作用使醫院行政檔案管理工作更加完善。

（三）加強檔案信息化建設

近年來，大部分醫院均開始普及辦公自動化或廣泛使用計算機制作文件。諸多醫院把文件打印成紙制文件，在正式簽署后將其歸檔保存，而原電子文件還是由各形成部門保存。簡單而言，電子文件并未完全歸檔，大多數都處于分散保存狀態。為此，醫院應對電子文件的收集引起重視，盡可能實現統一管理?，F階段，因為電子文件在方法方面存在問題，如證據性、管理制度、管理技術等，所以大多數醫院在歸檔保存上均采用兩種方式，即電子文件與紙制文件。電子文件歸檔需注意完整齊全、真實有效，保證載體形式、登記的統一。保管電子文件可按照國家檔案局《電于文件歸檔與電子檔案管理辦法》中的相關規定予以執行。

1.永久保管。將醫院主要職能活動與基本面膜反映出來，有助于醫院建設與歷史研究的均包括其中。具體包括：醫院制定的規章制度和規定；在對重要問題進行處理時形成的文件資料；重要會議的文件資料；重要的請示、報告、總結等。

2.長期保管。這部分主要是一些反映醫院一般性工作活動，并在較長時間內有助于醫院工作查考利用的文件材料，保管期限一般在16年-50年。諸如醫院一般性工作問題的文件材料、人事管理工作中形成的一般文件材料、一般會議的主要文件材料等均包括在內。

3.短期保管。短期保管的期限在16年以下，其主要包括一些在較短時間內有助于醫院工作進行查考利用的文件材料。

（四）加強行政檔案工作人員培養

由于醫院檔案管理水平在很大程度上由醫院檔案管理工作人員所確定，因此醫院的相關部門應加強教育和培養檔案工作人員，促進檔案工作人員素質、職業道德、專業素質的提高，待提高檔案工作人員的積極性和主動性后，才能顯著提升醫院的檔案管理工作，而管理人員主動能動性的提高也更有助管理醫院檔案[5]。與此同時，對檔案工作人員還需采取技術性的聘任制度，讓管理人員享有更多的條件、機會，將他們的待遇提高，進而有效提升醫院的檔案管理水平。

（五）加強檔案室的建設

醫院保存檔案的部門即為檔案室，其在醫院中占據著重要位置，表現在：檔案室不僅是開展檔案管理工作的基礎，也能夠為醫院領導，各科室和各行政領導提供幫助，進而促進醫院行政工作效率的提高，提升醫院工作質量，因此加強醫院檔案室建設，可以更加規范、科學的管理醫院檔案[6]。

3 結語

總而言之，我國醫院行政檔案涵蓋有重要的醫療與黨政信息，對醫院今后的發展作用非常大，因此必須高度重視行政檔案管理，更新觀念面，對管理模式予以創新，讓醫院行政檔案管理工作與新時期的要求相符，新時期做好醫院行政檔案管理工作，能夠促進醫院行政管理工作質量與效率的提高，同時也讓醫院行政執行的準確性與科學性進一步增強，對醫院的全方面現代化建設起到了積極促進作用。

參考文獻

[1]李洪杰.淺析檔案管理對醫院管理工作的重要性[J].人才資源開發，2016，（12）：19.

[2]袁天驕.醫院行政檔案管理面臨的困境與應對路徑[J].人才資源開發，2015，（12）：17.

[3]丁晶.基于人性化管理理念的醫院行政檔案優化策略探究[J].黑龍江史志，2014，（23）：193-194.

[4]李文珊.新形勢下醫院檔案管理工作的思考[J].現代經濟信息，2014，（11）：37.

[5]徐潔.醫院檔案管理工作存在的問題及對策[J].黑龍江檔案，2014，（02）：149.

[6]韓波.對加強醫院檔案管理工作的幾點認識[J].黑龍江檔案，2013，（01）：108.endprint