淺談新時期學校檔案管理的創新

焦楊

摘 要：隨著社會與科技的不斷發展和進步，我國的檔案管理工作整體上的發展呈上升趨勢，但是在這之中，有許多學校在進行檔案管理工作的加強時進展速度十分緩慢，這就導致了學校在很大程度上失去了檔案帶來的種種功效。本文通過對新時代背景下的學校檔案管理進行分析，找出其中的問題，并且根據實際情況對實際存在的問題提出一些改善措施。

關鍵詞：學校檔案；管理；問題；發展

一個學校的檔案狀況可以直接反映學校的形象以及文化。學校的檔案不僅可以幫助學校的進一步發展和進步，還可以從整體上提升學校的形象，促進學校的建設。在社會與科技飛速發展的時代，學校在檔案管理工作方面迎來了很大的機遇，但是與此同時，帶來的挑戰也是十分艱巨的，現在學校內部負責檔案管理的工作人員需要竭盡全力加強檔案的管理工作，使檔案可以更好的服務于學校，從而推動學校的發展。

1 當下我國學校在檔案管理方面顯現出的一些問題

學校的檔案明確的記錄了學校的一些活動與重要事件，以便日后進行查看，同時還保存著學校的一些重要文件和材料。從一個教育單位的角度來說，檔案的管理系統是至關重要的一個部分，直接關系到學校的實際運行，檔案管理系統必須要最大程度上幫助用戶獲取充足的信息。但是在新型社會的背景之下，一些學校仍然在使用傳統的方法來對檔案材料進行管理，這種方法無法更好的適應當下的社會環境，對學校的穩定發展造成了負面的影響，傳統的學校檔案管理方式存在的一些問題主要有以下三點：

第一點問題就是檔案沒有較好的保密性，無關人員也可以直接接觸到。學校內部傳統的檔案管理的方式是通過人工對檔案材料進行管理，這樣就造成了未經檔案管理人員批準私自調取檔案的現象頻頻出現，這樣隨意的管理檔案，就直接導致檔案失去了保密性，而且由于檔案的調取沒有準確的記錄，檔案材料有可能會丟失。

第二點問題就是檔案管理準確率不高，而且效率無法有效提升。傳統的檔案管理方式通過人工對檔案材料進行管理，這樣對于數額龐大的檔案材料的查詢時就十分模糊，如果通過單一的檔案標題來尋找檔案就要浪費相當長的時間，這就使得檔案的檢索過程十分復雜，檔案管理的整體效率與就得不到有效提高。

第三點是檔案在進行實際維護方面是一個難題。使用傳統的檔案管理方式進行檔案材料的管理時，如果檔案材料長時間的進行積累，那么產生的數據量是十分龐大的，我校在進行檔案管理的過程中就產生了較多的數據，這樣的情況下實際進行維護檔案工作時常常無從下手。

2 當下我國學校在新時代的背景下檔案管理工作的創新方案

學校必須要充分的重視檔案材料的管理工作，從而進一步確保檔案的安全，在學校的運行時充分發揮出檔案的實際作用，從而加強學校的教學以及建設工作。這就要求學校要重點關注檔案管理的工作，從而進一步推動學校的發展與建設。學校的管理層一定要對工作人員在實際進行檔案管理工作中出現的一些有關的問題進行最大化的幫助，從而更好的加強檔案管理的工作。

2.1 學校應該大力加強建設有關檔案管理的相關規定

檔案管理工作做的實際進行需要有相應的規定作為基礎支持。檔案管理部門和學校的檔案形成關系十分密切，要想合理處理兩者之間的關系，就要通過相應的法律規定對檔案管理工作進行合理的調整。在實際進行檔案材料的收集和利用工作時，也要以相關的規定作為基礎。可以這樣說，如果想要保證檔案管理工作的合理進行，就一定要根據相關的法律規定來執行。學校內部進行檔案管理的工作人員一定要進一步加強相關的管理意識，自己需要實際執行的工作信息要準確了解，對檔案管理的相關法律知識也要進行系統的學習，這樣可以更好的進行檔案的管理。

2.2 學校內部檔案材料的組織管理需要進一步加強

首先要成立檔案材料工作的小組來進行檔案的鑒定與銷毀工作；其次要科學合理的制定出符合學校內部實際情況的檔案管理工作制度，對檔案管理的相應期限也要進行嚴格的制定；最后在選擇檔案管理的工作人員時要嚴格進行選拔，選拔出最適合檔案管理工作的有責任心的工作人員。

2.3 要進一步完善檔案管理工作對學校的服務

首先檔案管理要服務于學校的領導層。學校的檔案材料記載了學校的各個方面，可以直接的反映出學校在發展時期的整體過程。通過對學校內部教學檔案進行開發，可以為學校的進一步發展提供準確的理論支持，同時也可以對學校的整體發展方向進行確定，從而進一步強化學校的教學以及管理工作。第二點就是要服務于教學科研工作。通過對學校內部的檔案進行分享，可以進一步對學校的教學科研研究工作進行幫助。特別是當今電子信息技術正在不斷發展，檔案管理可以在當前的背景下有效地應用電子信息技術，使檔案的實際載體進行改變，這樣可以更好的有助于檔案的分享，可以使需要進行調查檔案的人在不同的地點查看相關的學校教學檔案，從而進一步對檔案材料的服務性進行提升。第三點就是為校內師生以及社會提供各種咨詢以及查閱服務。學校內的檔案通過科學的管理具有很強的權威性，在符合學校內部制定的檔案管理規定情況下可以為學校內師生以及社會提供相應的查閱服務。

2.4 進一步開發學校內部檔案材料的利用方式

學校內部的檔案材料可以直接反映出學校在發展過程中的真實過程，對于學校的發展來講有十分重要的作用，可以幫助學校更好的開展各種工作。首先是要對檔案的資源進行更加深層的開發。檔案室內室藏的檔案對于學校的教學與管理等各個方面都有十分重要的作用，可以有效地提升學校的整體管理方式，對學校的實際教學質量也可以有效地提高。在實際進行檔案的管理時，可以將檔案錄入到電腦內，通過運用新型信息技術制作相關網站提供給需要查閱檔案的人使用。第二點就是要整體對檔案的編研工作進行進一步加強。編研是一項具有較高層次的信息開發工作，挖掘得深，是能夠為教職員工提供更好的服務的，是能夠為領導決策提高準確信息的。這就要求檔案人員要改變傳統編研思路，多編研一些與教育教學有關的價值較高的材料。第三點就是加快檔案信息資源以及數據庫和網絡建設。檔案室作為提供檔案信息的重要來源之一，逐步建設成為學校信息系統的一個重要“節點”，這就需要檔案人員改變方式，如逐步由檔案室分類、編目，過渡到運用標準機讀目錄，建立能夠發揮自己室藏特色的數據庫。同時應考慮與網絡技術的兼容與連接，將本校的具有特色的檔案信息提供給教職工或社會，實現真正意義上的檔案信息資源共享。

3 結語

總而言之，在社會環境與科技不斷進步的今天，檔案的重要價值被進一步體現出來，也更好的實現了檔案的實際價值。檔案管理的工作人員在實際進行工作時一定要對現有的有利條件進行合理的利用，從而進一步提高檔案管理的水平，更好的服務于學校，從而更好的推動學校的建設與發展。

參考文獻

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