信息技術在社保檔案管理中的應用

李先兵

摘 要：社保檔案能夠為社會保障體系的建設提供可靠依據，在推動社保工作順利開展上發揮著重要的作用。在信息化時代下，社保檔案管理中也要重視對信息技術的應用，將各種現代技術的優勢充分發揮出來，才能有效提升社保檔案管理工作效率，并保證真正體現出社保檔案應有價值。本文將簡述信息技術在社保檔案管理中應用的意義，并分析了當前社保檔案管理中的問題，最后提出了切實可行的策略。

關鍵詞：信息技術；社保檔案管理；應用

將信息技術合理應用到社保檔案管理工作中，是提升社保管理規范化水平的有效手段，有利于讓參保群眾的個人利益得到有力維護。尤其是在我國社會經濟快速發展過程中，社保覆蓋范圍也越來越大，享受待遇的人數也日益增多，對社保管理提出了更加嚴格的要求。因此我們要充分認識到社保檔案管理的重要性，用好各種現代信息技術，為社保工作提供真實、準確的參考資料，避免出現重復參保與重復享受待遇的情況。

1 信息技術在社保檔案管理中應用的意義

（一）有利于提升社保檔案管理效率

在信息技術快速發展的背景下，在各個層次與領域得到了廣泛的應用，為人們日常生活和工作提供了方面，將信息技術應用到社保檔案管理之中，也有利于促進其效率不斷提升。社保檔案管理中應用信息技術，能夠突破傳統管理方式局限，讓社保檔案管理工作更加準確、全面和及時，同時還對社保檔案管理方式進行了創新，將網絡技術、數據庫和多媒體技術應用到數據處理上，從而按照統一的程序處理各險種、地域和參保人員的社保檔案業務數據[1]。這樣各種社保業務信息得到了共享，檔案管理人員業務能力也獲得了提升。此外，在社保檔案管理中應用信息技術，還能夠讓業務流程更加程序化和有序化，加強了各業務工作環節的聯系，實現了社保檔案管理效率的提升，并為今后的社保檔案開發與利用創造了有力條件。

（二）促進社會保障體系不斷完善，節省大量人力物力

社保在社會保障事業中占有重要地位，在社保業務發展過程中，業務量也越來越多。從現階段社保工作目標來看，即對信息技術的有效應用，促進社保檔案管理效率逐步提升。將信息技術應用到社保檔案文件數據上，既共享了信息，還方便檔案管理人員的工作，促使社會保障體系日益完善。這樣人才的分配、流動才更加合理，節省了大量的人力與物力。

2 社保檔案管理現狀分析

當前社保檔案管理還存在如下問題：一是忽視了社保檔案管理工作。很多人都沒有意識到社保檔案管理的重要性，在開展社保工作的時候，普遍側重于增加社保覆蓋面、加強社保基金征繳及保障基本養老金按時足額發放上。而對社保檔案管理則不重視，工作顯得非常混亂無序，不利于發揮出社保檔案管理的作用。二是社保檔案管理制度不完善。在現階段社保檔案管理工作中，很多地方未真正貫徹落實國家檔案管理相關規定，因為社保檔案管理制度不完善，相關標準與規范也不統一，導致未合理確定歸檔范圍。所以不僅社保文件材料收集不完善，管理方法落后，同時社保檔案也經常出現丟失、涂改和損毀的情況，為社保檔案管理標準化和規范化帶來不利影響。三是社保檔案管理人員綜合素質不高，能力不強，一些社保檔案管理機構不健全，未安排專業檔案管理人員，大多都是身兼數職，或者臨時抽調而來。且很多社保檔案管理人員未通過專門的培訓，無法有效提升社保檔案管理工作水平。

3 信息技術在社保檔案管理中應用的策略

（一）盡快轉變管理理念，完善規章制度

在社保檔案管理工作過程中，不僅要突破傳統管理方法的局限，還要樹立起新的管理思想，結合社保檔案管理工作的實際情況，盡快建立起相應的法規制度，為社保業務的穩定、持續開展創造良好的條件。此外，還要在資金與行政管理等方面做好統籌兼顧，將信息技術資源優勢充分發揮出來。這樣才能將各種數據信息及時提供給利用者，提升社保檔案管理的信息化、現代化和規范化水平。

（二）增加資金投入，夯實信息化基礎

為充分發揮出信息技術在社保檔案管理中的作用，需要加快各種信息化基礎設施建設步伐，在資金和技術上增加資金投入，以傳統檔案管理為基礎，不斷對管理模式進行創新，打造完善的社保檔案信息管理系統[2]。同時要促進社保檔案管理工作的法制化與信息化發展，做好社保檔案收集、整理、分類、歸檔、儲存和利用等工作，并認真核查到位，讓社保檔案管理系統更加安全、有效和準確。此外，要盡快購置計算機、打印機、復印機、掃描儀和防磁柜等設備，為信息技術在社保檔案管理中的應用奠定良好的基礎，確保將社保檔案應有的價值充分體現出來，為社保業務工作提供高效、便捷的服務。

（三）合理采用先進信息技術，提升管理效率

隨著我國社保業務量進一步增加，應用信息技術管理社保檔案已經勢在必行，主要包括以下幾個方面：一是建設電子檔案數據管理中心，負責對所有歸檔的電子檔案進行歸檔，同時在網站上提供有限制性、非保密電子文件查詢與利用服務，讓電子檔案信息資源得到共享。這樣做的好處是可以增加覆蓋面積，不僅有著豐富的內容，同時也實現了利用率的提升。二是實行電子檔案自動上傳收集的方法。社保檔案管理部門要高度重視電子檔案收集工作，這和傳統紙質檔案的收集不一樣，基本上在下載與上傳過程中可以形成電子檔案。對此需要對傳統工作模式作出改變，在網頁上建立電子檔案自動上傳工作窗口，將收集的電子檔案及時在檔案室服務器中進行歸檔。三是加強社保檔案的動態管理。在形成社保檔案以后，可以發揮出動態的特征，應對新材料進行補充，保證檔案的連續性，將社保檔案應有作用發揮出來。在人員流動過程中，社保檔案也要因此進行傳遞，要保證檔案與人的管理單位是一致的，這樣才能發揮出社保檔案的作用。通過這樣方法，能夠促使社會保障體系越來越完善，為實現人才合理流動作出貢獻。四是共享社保檔案信息資源的共享。要盡快對社保中心與企業所有系統的數據接口進行規范，讓現行文件與社保檔案管理信息資源得到共享與交換，避免初選重復輸入數據的情況。這樣不僅節省了大量的人力與物力，還讓今后對社保檔案的查閱與核對更加便利。

（四）加強培訓， 提升社保檔案管理人員綜合素質

在社會快速發展的過程中，社會保障體系也更加完善，為保險業務的發展創造了良好的條件。隨著現代信息技術的發展與應用，社保檔案管理工作更加復雜，對檔案管理人員提出了更加嚴格的要求，需要具備較高的專業素質，并掌握更多的技術技能。但是現階段很多社保檔案管理人員素質偏低，為社保檔案管理工作的正常進行帶來了不利影響，需要定期開展對檔案管理人員的培訓工作，逐步提升他們的素質與能力[3]。這樣才能保證社保檔案管理工作正常進行，并更好的服務于社保業務工作。對社保檔案管理人員而言，也要認識到學習的重要性，積極學習新知識，掌握新技術，這樣才能用好各種信息技術，實現自身素質與能力的提升。

4 結語

總之，社保檔案可以如實反映出人們參加社保繳費等信息，能夠為人們依法享受社保待遇提供重要依據，加強社保檔案管理工作具有重要意義。因此我們要提高重視程度，充分認識到信息技術在社保檔案管理中應用的意義，合理采取各種有效措施，將信息技術的作用與優勢全面體現出來。通過提升社保檔案管理工作水平，能夠為更好的發揮出社保檔案的作用奠定良好的基礎。

參考文獻

[1]葉長虹.信息技術在檔案管理中的應用研究[J].電子測試，2016，（05）：83+104.

[2]張孟瑀.數字化技術在社保檔案管理中的應用及展望[J].勞動保障世界，2016，（06）：55.

[3]劉希云.數字化技術在社保檔案管理中的主要應用[J].現代國企研究，2015，（24）：177.endprint