國有企業干部人事檔案管理現狀研究

摘 要：本文以國有企業發展背景為基礎，通過分析國有企業干部人事檔案管理中出現的問題，并從問題的根源入手，討論并提出了新形勢下國有企業干部人事檔案管理工作的新要求，為提高國有企業的整體競爭實力與發展前景打下了良好的基礎。

關鍵詞：人力資源管理；人事檔案管理

近年來，隨著國家對干部人事制度改革的推進，國有企業干部人事檔案管理工作越發重要，國務院國有資產監督管理委員會也對下屬各中央企業進行了干部人事檔案的專項審核工作。由此可見，干部人事檔案管理工作，在整個人力資源管理和企業發展的過程中，發揮著極其重要和不可替代的作用。與此同時，隨著專項審核工作的開展，越來越多的干部人事檔案管理問題也暴露出來。如果不能有效解決這些問題，將會制約著國有企業改革的進行和深化。

1 干部人事檔案管理工作的重要性

人事檔案是國家組織、社會制度在人事管理的活動中，能夠記錄個人學習、工作、生活、貢獻等信息，通常以表格、文字的形式進行記錄。它是對個人的學習經歷、工作經歷、生活狀態、個人貢獻的縮寫。 [1]一般來說，組織、人事部門在選拔和考察干部時經常會查閱其履歷、鑒定、考核、獎懲等材料。由此可見，干部人事檔案管理是一項基礎性的管理工作，它為人力資源管理尤其是干部提拔和人事任免的決策提供了可靠的依據。同時，它也是個人學習工作經歷最為詳細和真實的概括和總結。不論是對個人還是單位，干部人事檔案作為一種最完備的基礎信息材料，具有十分重要的意義。

2 當前國有企業干部人事檔案管理工作中出現的問題

由于對人事檔案管理工作缺少重視，或者受限于檔案管理人員的業務能力和管理水平，很多檔案材料的基礎信息出現了嚴重的問題。

2.1 材料信息的完整性出現問題

一份完整的干部人事檔案，應當包括履歷、自傳、考核/考察、學歷/職稱/培訓、政審、黨團、獎勵、處分、工資/任免/出國、其他等十大類的材料。但是在具體的現實工作中，“完美”的檔案比例并沒有很高，“缺胳膊少腿”的反而比比皆是。有些流動性較強，更換工作頻率較高的員工，入職時甚至沒有檔案，檔案信息一片空白。還有一些在人才市場代管的檔案，由于個人的工作崗位與檔案之間的聯系越來越弱，所以檔案材料缺失得也比較嚴重，例如年度工作考核、職稱評審表等。有時甚至還出現了個人長期持有本人檔案，由于疏忽大意，最后造成了檔案丟失的情況。

人事檔案管理工作的首要環節是對員工信息的收集，而有些企業對收集工作沒有完善的制度規定，或者即使有也不按照規定嚴格執行。[2]加之在檔案的流轉過程中，個人信息的不對稱以及責權表示的不明確，也導致了檔案收集的不完整、不對稱、不及時。[3]

2.2 材料信息的真實性出現問題

干部人事檔案材料為人力資源管理和決策提供了基礎信息，只有基礎穩固，上層建筑才能有更大的發展空間。材料收集是基礎，是基石，是重中之重。也就是說，只有檔案材料真實有效，才能為科學決策提供依據和保障。一旦基礎材料失真，后續的管理和決策就會失去正確的方向，對時間和資源造成重大的浪費。但是，在現階段的材料鑒定工作中，有些單位缺少專業的檔案管理人員和嚴格的管理方法，或者檔案管理人員缺乏專業的檔案鑒別和管理知識，無法準確判斷檔案材料的真實性，導致檔案材料中出現了虛假信息，從而影響了人事檔案管理工作的真實性和權威性。

一些檔案的材料，比如出生年齡、曾用名等一些個人信息，不同時期的信息不同，前后矛盾，這就使得一旦需要這些信息時無法辨別真實性。[4]其中，“三齡二歷一身份”（年齡、工齡、黨齡、學歷、經歷和身份）的信息不對稱比較嚴重，急需徹查和修正。

2.3 材料信息的及時性出現問題

一是新產生的材料（例如年度考核卡、工資變動審批表、在職學習的學歷學位材料、職業資格考試表等）不能及時添加到個人的人事檔案當中，造成材料的缺失，無法準確為人事決策提供相關信息。

二是人事檔案的轉遞與人員流動的速度不相符。尤其是現代社會，工作節奏日益加快，人才流動的頻率和速度也日漸提高，檔案轉遞的延誤在很大程度上對人力資源管理工作造成了不利的影響。更有甚者，延誤的時間過長，導致人事檔案的丟失，對個人和單位都造成了極大的損失。

3 新形勢下國有企業干部人事檔案管理工作的新要求

3.1 提高檔案信息的質量

一是提高檔案信息的準確性和完整性。嚴格信息的審查制度，要求材料收集做到真實、完整、規范、及時。另外，可以參考國外先進的檔案管理經驗，在原有的十大類之外增加一些新的材料類目，使檔案材料更加完整完善，以適應現代社會信息化的發展需求。例如，個人的信用記錄、納稅記錄、社保記錄、公積金記錄、健康記錄等。

二是提高檔案信息的時效性和動態性。對于調入或調出的人員，檔案材料要跟隨著調動的人員一起及時轉遞，可以避免人事檔案和人事管理脫節，有效地防止“有檔無人”或“有人無檔”等現象和后續一系列問題的發生。

三是提高檔案信息的指導性和針對性。隨著社會的多樣化發展，現代人的個性特點也越來越強越來越多樣，不斷向人事檔案添加個性化材料，使檔案材料不再千篇一律千人一面，更具指導性和針對性，這也是人事檔案工作的一項新的要求。而且要盡量具有探索性和超前性，強化檔案編研能力，使得人事檔案管理工作更具前瞻性，對人力資源決策更具指導意義。

四是要提高檔案信息的規范性和系統性。建立和完善相應的檔案管理臺賬和制度，使檔案管理更加規范和科學。應當建立健全的臺賬包括：人事檔案轉入記錄、人事檔案轉出記錄、人事檔案借閱記錄、人事檔案材料添加記錄等；應當建立健全的制度包括：人事檔案室管理規定、人事檔案管理工作人員守則、人事檔案管理崗位職責、人事檔案管理保密制度、人事檔案材料收集鑒別制度、人事檔案材料利用制度、人事檔案材料轉遞規定、人事檔案材料銷毀規定等。

3.2 提高檔案管理的信息化水平

現代科技日新月異，計算機已經在很多領域廣泛應用。但是由于歷史原因和現實局限性，很多國有企業的干部人事檔案還停留在原始的紙質存放和查閱階段。雖然數量巨大和管理混亂對檔案管理信息化造成了很多困難，但是這種落后的管理現狀也對信息化提出了迫切的需求。盡快建立起人事檔案管理數據庫，實現人事檔案管理的信息化和自動化，不僅有利于提高人事檔案管理的工作效率，也能減少對紙質檔案的損耗，延長人事檔案的保存時間和使用壽命，從而使得人事檔案管理工作更加順應時代發展的要求。

3.3 提高檔案信息的資源利用率

首先，目前國有企業干部人事檔案管理還停留在傳統的“重保密輕利用”的階段，不論是單純地檔案保管還是被動地提供查閱，都在很大程度上限制了人事檔案的應用價值。只有打破這種封閉或者半封閉的檔案管理模式，在不泄密的前提下盡量實現資源共享，才能開創新的信息利用模式和方向，提高檔案信息的利用率。

其次，現代社會的競爭，歸根到底是人才的競爭，尤其是高級人才的競爭。人事檔案管理工作如果能對高級人才實行跟蹤性管理，將會大大提高人才利用的合理性和企業的社會競爭力。

4 結束語

如何有效解決目前在國有企業干部人事檔案管理工作中出現的問題，使其能夠適應現階段的社會發展和改革需要？這就要求檔案管理人員不斷提高自身素質，完善業務能力，提升管理水平，加大管理力度，促使國有企業干部人事檔案管理盡快由傳統的管理模式向現代化轉變。

參考文獻

[1]宋歡，當前我國人事檔案管理發展方向的探索，內蒙古醫科大學學報[J]，2016.6

[2]周麗麗，國有改制企業人事檔案管理現狀及對策下，才智[J]，2013.8

[3]劉群，國企人事檔案管理工作淺析，黑龍江檔案[J]，2015.5

[4]劉陽，國有企業人事檔案管理工作淺析，綠色科技[J]，2013.12

作者簡介

奚陳蓮（1983-），女，江蘇常州人，經濟師，主要從事人力資源管理工作。endprint