如何以檔案管理為載體推進企業文化的建設

吳綺文

摘 要：企業檔案承載著一個企業的過去，通過深挖企業檔案的文化資源，提煉企業文化的精髓，將大大有利于企業文化的培育與發展。本文立足于企業檔案與企業文化的關系，闡述如何從深度和廣度上開發企業檔案，為企業文化建設作更大的貢獻。

關鍵字：檔案；文化；利用；開發；資源

企業文化是一個企業獨有的、為全體職工普遍接受和共同奉行的理想、價值觀念和行為準則。作為企業的“軟實力”，企業文化體現了一個組織的個性、經營戰略及內在的價值觀。在企業文化的各個組成部分中，企業歷史承載著其自身在發展中沉淀下來的價值觀、精神、制度等等，是企業文化的基石，而企業歷史的依歸則是企業檔案。它一方面記錄和反映了企業文化的建設歷史，可為新時期企業文化建設提供借鑒和依據；另一方面，對企業檔案加強管理的本身就是企業文化建設的重要組成部分。企業文化與企業檔案相輔相成，利用好檔案、發揮好檔案的最大效用，將大大有利于企業文化從深度及廣度的發展。

1 企業檔案和企業文化的關系

企業檔案是企業在各項活動中形成的全部檔案的總和，同企業的生產、經營、銷售、管理、技改、培訓等有著直接的密不可分的聯系，一些有遠見卓識的企業家們，往往把企業檔案看作是企業生存和發展的“命根子”，當作企業的珍寶貯備起來，使企業在市場競爭中能更好地站穩腳跟，求得發展，贏得信譽。企業檔案以其具體的物質形態而存在，企業文化則以其外在的精神而昭示，二者之間有著一種內存的必然聯系。

（一）企業檔案中的文化因素。檔案是人類文化的記錄者，其中蘊含著豐富的歷史文化知識，是人類必需的文化營養和精神財富，是人類文明進步的階梯。企業檔案作為檔案的一個門類、一個分支，同樣具有這種文化性質。管理也是一種文化，企業檔案管理是企業管理的一項基礎工作內容。企業檔案的文化因素從十個基本大類中可以反映出來：如經營管理類中的產品銷售檔案，近年來人們更加注重了它的文化內涵，有商家進一步提出，我們銷售的不是產品，而是文化。企業的名牌產品必定是企業最珍貴的檔案內容，而名牌產品則與文化有著不解之緣，就如中遠海運的航運文化，在形成的各種船舶資料中，我們可以看見一個企業由幾艘拖輪到今天超級巨輪的發展歷程，更加清晰地感受到帶“海味”的企業文化。

（二）企業文化中的檔案依托。企業文化實踐告訴我們，企業文化作為支配一切管理活動的靈魂，在現代經濟大潮中顯示著它獨具的文化管理魅力，這種文化管理正在形成企業檔案的新內容——文化管理檔案。企業文化一詞的概念雖然興起于近年，但企業早已有文化內容融入其中了。這些企業文化財富的傳播正是依托在企業檔案之中。企業文化是現代企業管理的重要組成部分，一個企業從它創立之初就不斷地積累著企業檔案，企業的文化思想忠實可靠地記錄在企業的全部檔案之中，是企業產生與發展的歷史長卷。在建設現代企業文化的過程中，我們要從檔案中梳理出企業文化發展思路與方向，反思文化進程中出現的各種問題和弊端，古有明鏡可以正衣冠，而今天的檔案正是不偏不倚反映企業文化的“明鏡”。

2 利用檔案推進企業文化建設

（一）企業文化的深度推廣。企業文化的深度，指能滲入到員工精神層面的價值觀、行為準則的文化氛圍。檔案在企業文化的深度上，可以發揮這兩方面的作用：

1、加強各種與企業文化有關的具有歷史價值的資料累積，形成以企業文化為主題的檔案系列。企業文化的形成是有一定的時間積淀，在這一過程中，往往容易形成大量的有形或無形的檔案。雖然傳統的檔案類別一定程度上也能反映企業文化，如船舶檔案、實物檔案、人事檔案等，但相對于整個企業文化的內涵，這些檔案的累積還是比較零散和片面。企業文化并不是看得見摸得著的實體，因此對于所收集的資料還需要一個提取整合的過程，要從各種的文字圖片中整理出企業文化的脈絡。而在這個過程中，檔案工作者本身就感受了一次文化的熏陶，而提供原始資料的一方也加強了對企業文化信息的觸覺。

2、加強企業人事檔案工作，實現以人為本的企業人力資源管理文化。企業以人為本，造就一支高素質的職工隊伍是企業文化建設的出發點和落腳點。人事檔案是個人社會經歷和實踐活動的全部記載，較為全面地反映了個人的業務能力、職業道德和文化素質等基本內容。利用記錄完整的人事檔案，建立企業人才庫有助于企業更有效地挖掘員工的潛能，更加合理地配置人力資源，最大化地發揮每個員工的才能，提高企業的核心競爭力。

（二）、企業文化的廣度推廣。成功的企業文化建設是一個由內至外擴散的過程，它能讓企業員工表現出具有企業特點的工作態度或模式，讓客戶或合作伙伴感受企業文化的魅力。從檔案層面出發，企業文化的廣度可以通過兩方面開展：

1、加強企業檔案管理，樹立企業良好形象。企業檔案與企業形象宣傳，是企業管理文化的不同層面，它們都對企業管理起到了積極的促進作用。良好的企業形象，不僅能推動企業內部的生產經營管理活動，還能在企業外部產生巨大的形象推動力，給企業帶來不可估量的經濟效益和社會效益。企業檔案中記載的企業在成長、發展歷程中所榮獲的各種獎項和成果，都是樹立企業形象的典型素材。

企業檔案與企業形象宣傳有著極其密切的關系，企業檔案與企業形象宣傳都是企業的寶貴財富，都能為企業創造經濟效益和社會效益。因此，檔案信息中心應當主動與企業宣傳部門合作，積極開發深層次的檔案信息資源，為企業的發展做好專題服務工作。企業檔案機構可以收集企業榮譽檔案，對榮譽檔案實行集中統一保管，通過整理榮譽檔案，提取出最能代表企業精神和價值觀念的典型代表，樹立能代表企業經營理念的形象，成為企業的無形資產。

2、建立企業信用檔案，弘揚企業誠信精神文化。企業誠信文化，作是企業文化經營哲學的重要內容，是企業文化精神層面的直接體現，企業信用檔案是企業誠信文化的載體，企業誠信文化則是企業信用檔案的表現形式，二者相互依存，構成了企業文化建設的重要組成部分。企業誠信文化的建立離不開對企業信用的管理與監督，而對企業信用的監督與管理是建立在對企業信用檔案的規范化管理基礎之上的。從企業檔案工作的基本屬性來看，系統、全面地收集并管理企業的信用數據，保證企業信用數據的真實可靠性，保證企業信用數據的原始憑證性，正是企業信用檔案管理的基本原則。因此，建立一套規范的企業信用檔案，是構建企業信用監督與管理機制必不可少的重要環節，即企業信用檔案的建立是企業誠信文化建設的重要內容和根本保證。

綜上所述，企業檔案作為企業文化建設的歷史借鑒和參考，作為某些企業文化建設的直接依據，在企業文化建設中有著不可替代的重要作用。隨著越來越多的企業開始重視企業文化建設，其建設力度將越來越大，方式也越來越多樣化，內容也越來越寬廣。所以這要求廣大企業檔案工作者既要在思想上高度重視，又要在行動上主動探索，更要在實踐上積極創新，使企業檔案工作跟上形勢的發展，在企業文化建設中發揮出新的作用。

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