基于高校檔案利用服務(wù)存在問題及發(fā)展方向探討

摘 要：在高校發(fā)展的過程中，檔案管理工作受到廣泛重視，是校內(nèi)組織機(jī)構(gòu)的重要任務(wù)之一，承擔(dān)著檔案文件的管理職責(zé)。管理的最終目的是為了服務(wù)，然而，筆者發(fā)現(xiàn)在高校檔案的服務(wù)利用中，還存在一些問題，無法保證工作效果，難以提升工作可靠性。因此，在高校檔案利用服務(wù)方面，相關(guān)部門需要樹立正確觀念，創(chuàng)建多元化的服務(wù)對象，明確服務(wù)工作方式，保證自身工作可靠性與有效性。

關(guān)鍵詞：高校檔案利用服務(wù)；問題；應(yīng)對措施

在對高校檔案進(jìn)行管理的過程中，相關(guān)部門需要建立專門的服務(wù)機(jī)制，創(chuàng)新服務(wù)觀念，根據(jù)相關(guān)工作要求，全面開展檔案管理活動，逐漸提高自身服務(wù)工作水平，建立健全管控機(jī)制，滿足其實(shí)際發(fā)展需求。

1 高校檔案管理利用服務(wù)問題分析

當(dāng)前，在高校檔案管理利用服務(wù)方面，還存在一些問題，嚴(yán)重影響工作效果，無法保證服務(wù)水平。具體問題表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：

第一，缺乏正確的服務(wù)觀念。有的高校相對重視檔案管理工作，而忽視檔案的服務(wù)利用工作，在服務(wù)上面表現(xiàn)為不夠主動、積極。筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，高校老師工作中碰到需要提供憑證等方面實(shí)際查考的問題時，第一時間不會馬上想到去檔案館查資料，最后通過周轉(zhuǎn)，發(fā)現(xiàn)自己需要的資料原來在檔案館都有。同時，服務(wù)部門還沒有形成良好的思維模式，不能保證自身工作效果，無法提高檔案利用服務(wù)水平。

第二，服務(wù)對象較為單一。高校檔案管理部門在實(shí)際工作期間，利用服務(wù)對象較為單一，一般針對高校內(nèi)部師生開展服務(wù)工作，無法在內(nèi)外兼具的情況下，開展利用服務(wù)活動，在實(shí)際工作中，外在的單位和個人有時也是需要我們高校檔案館提供服務(wù)的。

第三，服務(wù)方式與內(nèi)容滯后。相關(guān)部門還沒有意識到利用服務(wù)工作的重要性，受傳統(tǒng)服務(wù)方式與內(nèi)容的影響，不能對其進(jìn)行全面的處理，在缺乏創(chuàng)新的情況下，無法保證工作效果。一方面，利用服務(wù)部門只能將原始檔案信息融入到檔案系統(tǒng)中，無法深度開發(fā)各類數(shù)據(jù)，不能滿足用戶的多元化需求。另一方面，檔案信息數(shù)據(jù)有時無法及時傳送到網(wǎng)絡(luò)中，難以供給相關(guān)人員對檔案進(jìn)行查閱與利用，無法保證服務(wù)效果。

2 高校檔案利用服務(wù)發(fā)展方向

在未來發(fā)展的過程中，高校檔案利用服務(wù)會向著創(chuàng)新趨勢進(jìn)步，創(chuàng)建多元化的管理機(jī)制，逐漸優(yōu)化其工作體系。具體表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：

2.1 樹立正確觀念

在利用服務(wù)工作中，檔案館工作人員應(yīng)樹立正確的創(chuàng)新觀念，根據(jù)高校改革需求，主動對檔案信息進(jìn)行搜集與整理，并將其提供給檔案利用者，在主動服務(wù)的情況下，提高自身工作質(zhì)量。同時，加大檔案宣傳，檔案管理人員通過科學(xué)的工作方式，對檔案系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)與整理，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，提高自身服務(wù)水平，可以將檔案利用服務(wù)與高校科研環(huán)節(jié)、教學(xué)環(huán)節(jié)、管理環(huán)節(jié)等融合在一起，以便于開展改革工作。

2.2 服務(wù)對象的多元化

高校檔案管理部門在利用服務(wù)期間，需要創(chuàng)建多元化的服務(wù)對象模式，根據(jù)其實(shí)際發(fā)展需求，創(chuàng)新服務(wù)形式，滿足其實(shí)際發(fā)展需求。首先，需要對檔案館藏結(jié)構(gòu)進(jìn)行豐富化處理，可以創(chuàng)建電子文件系統(tǒng)、視聽文件系統(tǒng)，在新載體的支持之下，為檔案使用者提供良好服務(wù)。其次，在為校內(nèi)檔案使用者服務(wù)的情況下，適當(dāng)為校外需求者提供服務(wù)，創(chuàng)新工作形式，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等，實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)貢獻(xiàn)工作，保證工作合理性與科學(xué)性。最后，在檔案利用服務(wù)工作中，需要科學(xué)應(yīng)用先進(jìn)的工作形式，創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體系，網(wǎng)上查檔，滿足其發(fā)展需求[1]。

2.3 創(chuàng)新服務(wù)方式

檔案利用服務(wù)部門需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的服務(wù)方式，將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用在實(shí)際工作中，一方面，可以為人們提供實(shí)時的服務(wù)，在24小時全天候的服務(wù)過程中，提高自身工作質(zhì)量。在此期間，檔案使用者可以在網(wǎng)站中查詢各類信息數(shù)據(jù)，提高閱讀便利性，節(jié)省中間時間，提高其工作效率。另一方面，在利用服務(wù)工作中，可以通過數(shù)據(jù)分析方式解決當(dāng)前面臨的問題，創(chuàng)建合理的優(yōu)化體系，滿足其實(shí)際發(fā)展需求，在拓寬服務(wù)范圍的情況下，加強(qiáng)管理效果[2]。

2.4 深層次編研措施

高校檔案利用服務(wù)部門需要做好深層次編研工作，明確利用服務(wù)的重要性，通過科學(xué)的工作方式，對檔案原件與內(nèi)容進(jìn)行分析，創(chuàng)新管理方式，在編研工作的支持之下，提高利用服務(wù)水平。相關(guān)部門還要提高信息檢索工作效率，更深層次的對其進(jìn)行開發(fā)、加工處理，按照相關(guān)要求，科學(xué)開展檔案文獻(xiàn)目錄編制、索引設(shè)計(jì)等活動，加大開發(fā)工作力度，創(chuàng)新服務(wù)方式[3]。

2.5 檔案利用措施

在高校檔案利用服務(wù)工作中，利用工作至關(guān)重要，因此，相關(guān)部門需要站在不同角度出發(fā)考慮相關(guān)問題，應(yīng)用科學(xué)方式提高檔案利用效果。一方面，需要篩選有價值的檔案文件，在全面開發(fā)的基礎(chǔ)上，搜索新型檔案信息數(shù)據(jù)，創(chuàng)建各種專題，將其融入具體工作中。另一方面，需要根據(jù)學(xué)校服務(wù)要求，建立完善的檔案信息考據(jù)機(jī)制，節(jié)省工作時間，提高工作效率，規(guī)避浪費(fèi)時間等問題，滿足現(xiàn)代化檔案利用工作要求[4]。

2.6 做好信息化建設(shè)工作

在檔案利用服務(wù)工作中，應(yīng)當(dāng)做好信息化建設(shè)工作，建設(shè)專門的網(wǎng)絡(luò)信息平臺，以此在網(wǎng)絡(luò)中搜索更多相關(guān)數(shù)據(jù)信息，在集成化管理的情況下，為檔案服務(wù)工作提供一定的依據(jù)。同時，還要建設(shè)專門的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，用來存儲服務(wù)方面的數(shù)據(jù)信息，加大管理工作力度，完成當(dāng)前各方面任務(wù)，在一定程度上，可以通過數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)提高其工作水平。

2.7 建設(shè)高素質(zhì)人才隊(duì)伍

檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)聘用專業(yè)素質(zhì)較高的優(yōu)秀人才，要求其具有一定的工作經(jīng)驗(yàn)，可以在實(shí)際工作中更好的完成各項(xiàng)服務(wù)任務(wù)。同時，要階段性對工作人員進(jìn)行專業(yè)知識與先進(jìn)技能的培訓(xùn)，使其掌握各方面的服務(wù)技能，利用先進(jìn)的方式為各個機(jī)構(gòu)提供專門的服務(wù)，在提高工作水平的情況下，優(yōu)化服務(wù)機(jī)制，創(chuàng)建專業(yè)的工作機(jī)制。

3 結(jié)語

在高校實(shí)際發(fā)展期間，需要針對檔案利用服務(wù)制定完善的管理方案，將數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、自動化技術(shù)等應(yīng)用在具體服務(wù)工作中，在創(chuàng)新服務(wù)方式、內(nèi)容、對象的情況下，做好編研工作，加大開發(fā)力度，增強(qiáng)工作效果。

參考文獻(xiàn)

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[3]連志英.檔案信息服務(wù)實(shí)證分析：基于研究中國近現(xiàn)代史學(xué)者檔案利用需求的調(diào)研[J].檔案學(xué)研究，2012（4）：50-54.

[4]姚大明，柯鐵軍，何志明等.學(xué)籍檔案利用服務(wù)體系建設(shè)研究[J].蘭臺世界，2012（35）：115-116.

作者簡介

朱英女（1979-），浙江新昌人，館員，碩士學(xué)位。endprint