探析新時期社區檔案規范化管理

陳偉

摘 要：在現代城市建設和管理的過程中，社區是最基層的組織機構。其中社區檔案管理工作對社會管理具有非常重要的作用。社區檔案管理的科學性和規范性是衡量社區服務效度和信度的重要指標，所以，有必要了解社區服務中心檔案管理的特點和現狀深入研究實現規范化管理的措施。為了更好地滿足新時期社區管理的實際需求，應加強社區檔案規范化管理，通過構建科學合理的管理體系，采用行之有效的管理方法，推動社區管理工作在信息時代的健康、高效發展。

關鍵詞：社區；檔案管理；規范化；方法

1引言

隨著我國城鎮化進程的加快，人口流動性逐步增強，加上信息時代的來臨，各種錯綜復雜的信息有待人們進行科學、細致的運用。由于自然環境和人為環境的差異，每個社區都有自己獨特的發展檔案，這些檔案不但記錄了社區不斷發展的歷史，同時還反映了社區建設在各個方面取得的成就和失誤。社區檔案的管理工作是社區非常重要的基礎性工作之一，檔案管理的有效性對于社區建設乃至整個社會建設都是至關重要的。為了滿足社區全面發展的需要，在社區管理中，除了加強人員、物資等管理，還要做好檔案管理工作，為社區開展各種活動、促進社區長遠發展提供充分、切實的依據和指導。同時，還需要在社區各個領域中開展多方位合作，讓其形成以社區檔案管理為主導、多種形式參與的檔案服務機制。下面就談談如何整合社區檔案資源，提升社區檔案管理水平的策略。

2 社區檔案管理存在的問題

2.1對檔案管理的認識有待提升

由于受傳統觀念、實際條件、以及相關制度的限制，社區服務中心的檔案管理工作依然存在很多薄弱環節。首先，許多社區居民委員會對檔案管理工作重視程度不足，在實際工作中偏重于處理社區繁雜事務和完成上級布置的任務，忽視了對相關資料的整理和檔案管理；其次，社區的辦公經費有限，檔案管理需要的基礎設施缺乏，檔案材料分散甚至損壞問題嚴重；最后，管理人員的專業素養不足，對檔案的收集、整理、分類和歸檔不夠規范。很多人只有在需要查詢檔案資料時，才會想到社區檔案管理，這種對檔案管理工作的忽視，主要是因為對社區檔案管理工作的性質認識不足，導致在檔案管理工作中缺乏創造力，嚴重影響了檔案管理工作的質量和效率。

2.2檔案管理工作人員的素質有待增強

檔案管理人員缺乏檔案意識，不能全面收集、整理、利用檔案，個別單位聘用的人員素質低，加上管理的物業項目多、任務重，對檔案工作無暇顧及，造成檔案借出后到時無法追回，業檔案整體管理水平不高。目前，大部分社區檔案管理工作人員年齡比較年輕，在檔案管理工作中缺少必要的經驗，而且專門的檔案管理專業的人才匱乏，加上在社區檔案管理工作中缺乏相關的知識及技能培訓，導致檔案管理人員對檔案分類、整理、分析的能力不足，嚴重阻礙了檔案管理工作的高效開展。

2.3檔案管理制度匱乏

社區檔案管理工作雖然取得了一定的進步，但是管理機制不規范，管理標準不統一。其中主要表現在黨政思想建設、計劃生育、綜合治理以及各項民生問題的檔案管理方面不規范。由于社區檔案內容錯綜復雜，信息數據量大，在管理中需要耗費大量的人力、物力，但是針對檔案管理的相關制度，如檔案存檔制度、查檔制度、安全保障制度等均不到位，即使有些社區制定了檔案管理工作的規章制度，但是在制度上不盡合理，缺乏切實可操作性，因而限制了社區檔案管理的規范、有序開展。

2.4管理模式單一

在社區檔案資料的管理過程中，與其他機關單位檔案管理工作存在一定的差異性，所以不應該全部采取機關單位檔案管理模式。其主要原因是社區檔案管理涉及的內容細節較多，所以很多信息在管理中存在著很多共性。其中大部分資料都是記錄一些事務性的信息，甚至還有一些上級部門分別下發各種標準性的資料，而只有小部分的資料是需要初步審批的項目。然而，目前大部分社區檔案在管理過程中缺乏針對性，管理方法缺乏獨特性。

3 新時期社區檔案規范化管理的措施

3.1提高認識，加強社區檔案管理工作的領導

近年來，社區檔案管理工作認真貫徹國家檔案局等相關部門的文件精神，嚴格按照社區檔案制度化、規范化、科學化要求，不斷夯實社區檔案基礎建設，加大社區檔案管理工作力度，有效發揮社區檔案的功能，社區檔案工作有了較大的發展。檔案管理工作需要得到重視，必須從思想上加強社區居民委員會檔案管理的意識，積極組織和指導居民委員會工作人員學習《中華人民共和國檔案法》，將檔案管理工作與責任掛鉤，強化相關人員的檔案管理觀念。在遵循相關法律法規要求的基礎上，社區應高度重視社區檔案管理工作，將社區檔案管理工作作為社區規范化建設的一項重要內容納入工作日程，加強對社區檔案管理工作的領導，真正做到了認識到位，組織到位，措施到位。

3.2完善檔案管理制度建設

由于社區檔案管理工作屬于一項系統性的工程，涉及的管理單位較多，所以需要各個部門之間溝通協調，以便做好社區檔案日常管理工作。因此，在社區日常檔案管理中，需要各個部門將搜集的檔案資料集中進行整理和報關，從而確保社區檔案管理更加規范化，促進社區檔案管理穩定健康的發展。完善社區檔案規范化管理的制度建設，還需要從歸檔、材料分類、保管期限等各個方面設置合理、合法的標準，使社區檔案統一、規范，如對實物檔案采取年度、級別等方式進行分類，對聲像檔案按照內容、保管期限分類，對戶籍檔案按照家庭住址分類等，為檔案文件的編號要采用簡明、一致的方法，以方便檔案的查閱與保管。

3.3提高檔案管理人員的專業素養

重視對檔案管理工作人員的培訓，既要具備相關社區工作知識，又要了解檔案管理規范的工作形式，還需要結合社區的實際情況靈活地處理檔案管理工作，在具體工作中熟練地操作檔案管理的詳細步驟。充分熟悉檔案管理業務各個環節、步驟的管理辦法，堅持對社區檔案資料的來源、數量、價值和門類等做到心中有數。同時，培養一批綜合素質高的社區檔案管理人才，有效提高管理人員的實際操作能力和維護能力，促使管理人員成為新型的檔案管理人才，更好地為新時期檔案管理工作服務。

3.4主動服務，規范管理

由于管理體制上的改變，社區職能加強了，管理范圍擴大了，從某種意義上講，真正改變了居委會以往居家式的管理模式。為了使檔案工作與社區工作同步進行，按照上級檔案管理部門有關社區檔案管理工作要求，在制定社區檔案工作計劃和措施的同時，將社區檔案工作納入檔案局年度檔案檢查和各街道辦事處檔案評優工作中。為社區檔案工作提供良好的服務，并結合實際有針對性地開展，在全縣社區建檔的基礎上，通過社區檔案目標認，使之規范化、標準化、科學化，提升社區檔案管理水平。通過社區家庭檔案的建立，擴大檔案的影響力，使檔案走進家庭，貼近生活，讓更多的群眾從能夠接受到樂意接受，提高社區居民自覺維護社區整體利益的意識。

4 結論

綜上所述，由于社區檔案管理涉及的內容相對廣泛，管理工作比較復雜，因此，需要將檔案管理納入到社區日常工作的會議中，明確各個部門的職責和權利。社區檔案規范化管理是新時期社區管理建設的必然趨勢，新形勢下，社區檔案管理內容更趨復雜、多樣，現代社會對信息傳播的速度、質量要求不斷提升，社區檔案建設要在服務百姓日常生活、幫助弱勢群體、化解矛后糾紛、維護社會治女穩定、促進社區和諧等方而發揮重要作用。

參考文獻：

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