關于社保檔案管理的思考

王靜

摘 要：社保檔案工作是社會保障事業發展的一個基礎前提。本文從社保檔案的特點、加強社保檔案管理工作的建議及措施方面，對如何規范社保檔案管理工作進行了探討。

關鍵詞：社會保險；檔案管理；加強規范

黨的十八大對加強和完善我國社會保障制度建設提出了新的要求，隨著社會保險改革的不斷深化，社保工作覆蓋面的不斷擴大，參保人數及范圍的日益增加，參保人員流動性增加等，都使得社保檔案管理工作量與日俱增。因此，如何適應形勢需要，規范社保檔案管理，提升社保檔案管理工作水平，已成為社保部門的一項重要任務。

一、社保檔案的內容及特點

1.社保檔案的內涵

社保檔案一般是指記錄參保人基本資料，可以全面反映參保人履行繳費義務、享受社保待遇等真實情況的文書、文件、會計憑證、音像、實物等。社保檔案是做好社保工作的最基礎的前提，它不僅是參保人員維護其合法權益的重要憑證，同時也是社保部門進行科學管理、提高工作水平的必要條件。根據工作實踐，目前社保部門所管理的各類社保檔案大體可分為文書檔案、會計檔案、聲像檔案、業務檔案、基建設備檔案和實物檔案六大類。不同門類的檔案材料整理歸檔的方法也是不盡相同，比如對于文書檔案依據《歸檔文件整理規則》按件整理歸檔，而對于業務檔案則按照文書“立小卷”或按“件”整理歸檔等。但主要一點就是要本著利于安全保管和方便利用的原則，按照國家相關門類檔案管理規范的要求，并結合工作實際進行整理與管理。

2.社保檔案的特點

作為一項專業的管理工作，社會保險檔案具有以下特點：一是數量龐大。隨著我國社保制度的改革，參與社保的人口已從城市覆蓋到農村，最終實現全民參保，這使得社保檔案數量的龐大。二是動態變化。個人的社保檔案會隨著個人工作單位的變化，而發生關系轉移，各項社保繳費情況也會依據個人工資的增減發生變化，這就決定了社保檔案的動態變化。三是以人為本。個人是社保檔案的最基礎的形成單位，社保檔案是個人參與社保的原始憑證，也是維護個人利益的重要憑證。四是規范性強。具體表現在：其一辦理活動的規范，即各類社會保險都有統一的辦理程序、繳付費標準；其二形成材料的規范，即各類社會保險都規定用規范的記錄卡，登記清冊及報表，不論是哪個單位的職工，其形成的相關材料具有一致性。

二、規范社保檔案管理工作的措施

1.制訂規則，做到有章可循。加強和規范社保檔案管理，對社保檔案從檔案的立卷與歸檔、保管、利用以及社保檔案的鑒定和銷毀等流程進行范圍，明確目標，劃定職責，細化程序。使檔案管理人員在具體工作中有章可循，能夠在第一時間知曉應否歸檔、誰來負責歸檔、怎么歸檔等，從而極大地提高工作效率。

2.細化流程，做到規范有序

一是確定是否歸檔。整理前按照《社保所文件材料歸檔與不歸檔范圍》的要求，把各年份的文件材料集中整理時，不論材料有多少，都要逐份文件先瀏覽一遍，然后按照一看年份、二看價值的原則，確認是否列入歸檔內容。一看年份：就是把相同年份的文件材料各自集中待整。一般應以文件簽發（落款）日期為準斷定所需年度。對日期未標注或有其他情況的，要判斷文件的形成日期，歸入相應的年份。二看價值：就是對照《社保所文件材料歸檔與不歸檔范圍》的規定，剔除不歸檔的文件材料，拿不準的按歸檔處理。通過兩看過濾后，達到了剔除不歸檔件和各年份的文件材料分別集中待整的目的。

二是規范操作程序。第一步：確定“件”，并對件修整、排列、拆釘、裝訂、蓋空檔號章。第二步：確定“件”的保管期限。對已裝訂好并已蓋上空檔號章的文件材料，對照《社保所文書檔案保管期限表》逐件地確定保管期限，并填寫到檔號章中部下格內。第三步：排列編寫室編“件”號。排編室編件號就是對在同一年度內、同一保管期限的歸檔文件進行排編室編號。第四步：裝盒填盒脊背。裝盒要求：（1）按件號順序排列；（2）不同年份或是不同保管期限的檔案不混裝在同一個盒內；（3）盒內應放置本盒歸檔文件目錄和備考表。第五步：打印《文件目錄》和填寫備考表，并形成檢索簿。第六步：分類排列進柜。

三、加強社保檔案管理工作的建議

1.加強領導，提高認識。加大社保檔案工作宣傳力度，利用各種宣傳手段和宣傳渠道，廣泛宣傳社保檔案工作的重要性，提高公民的社會保障意識；積極爭取各級黨委、政府領導對社保檔案工作的重視與支持，加大資金及人力投入，切實解決社保檔案工作中存在的人員匱乏、資金短缺、庫房緊張等現實問題。

2.健全制度，規范程序。理順社保檔案工作管理機制。依據《檔案法》《保密法》等法規政策，制定社保檔案分類大綱和保管期限。對每一類檔案制定出相應的管理制度，做到有章可循，照章辦事，依法建檔。對各門類檔案的收集、整理、保管、移交、存檔等要有一個明確的程序，做到既符合工作進程，又符合檔案管理要求。平時工作中形成的文書材料、業務報表、臺帳、圖表、會記賬簿等，要及時立卷歸檔，遵循集中統一管理的原則，實現社保檔案的集中管理。

3.“軟”“硬”兼施，提升水平。實現社保檔案的微機一體化管理。應著力進行檔案管理的軟件開發工作，管理軟件應包括以下幾大功能：一是可以實現檔案的自動快速編目，可以自動編出各種目錄和索引；二是可以實現檔案及檔案信息的自動檢索；三是可以實現對檔案資料的快速統計。如對檔案的分類統計、綜合數字統計、相關信息資料統計等；四是可以進行檔案借閱的自動化管理，以便對借用者的情況、借用時間、歸還時間等進行全面掌握；五是可以實現系統的網上互聯。要積極推廣運用計算機技術，推動社保檔案盡快實現數字化管理。

4.注重培訓，提高素質。加強檔案管理工作人員隊伍建設是搞好社保檔案管理工作的前提，要定期開辦檔案管理培訓班，提高檔案管理人員的專業理論素質和實際工作能力，造就一支業務精湛的社保檔案管理隊伍。要加強檔案管理人員的系統培訓，培養能夠熟練微機操作技能的檔案管理人員，為實現社保檔案管理的網上互聯，共享數據和信息，打下堅實基礎。要定期開展經驗交流，不斷開闊視野，總結教訓，取長補短。

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