淺談信息化時代檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)

劉延平

【摘 要】目前信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化已經(jīng)逐漸滲透到各個領(lǐng)域的工作中，尤其是在國家檔案局要求的全面實行檔案信息化政策的推動下檔案管理工作走向信息化管理已經(jīng)成為其必然的發(fā)展方向，在此條件下原有的檔案管理隊伍必須要從強化自身知識、掌握最新技能、熟悉管理內(nèi)容來保證自身擁有信息化檔案管理所需要具備的專業(yè)素質(zhì)，這種紙質(zhì)檔案向電子文件過渡的管理工作發(fā)展模式雖然為相關(guān)工作人員帶來了挑戰(zhàn)，但是在實際中也為其帶來了新的發(fā)展機遇。

【關(guān)鍵詞】信息時代；檔案人員；素質(zhì)

一、信息時代下的電子檔案

人類已快步走人信息時代，信息時代給人們的工作生活都帶來了巨大的變化。生活在信息的世界里，我們在互聯(lián)網(wǎng)中享受著信息快速傳播的便利，享受著便捷獲取信息的福利。電子檔案是檔案工作中的新模式，它是信息時代的產(chǎn)物。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作必然走向電子化，電子檔案是檔案工作順應(yīng)潮流、與時代接軌的媒介，同時我們也意識到，只有提高個人素質(zhì)才能跟上時代發(fā)展的腳步。

（一）電子檔案的特點

電子檔案具有收集迅速高效、查詢利用方便、系統(tǒng)依賴性等特點。首先，依靠著互聯(lián)網(wǎng)及信息技術(shù)，檔案工作人員可以利用掃描、微縮、攝影等方式將有價值的信息快速錄人，計算機的智能可以有效降低人工錄人的錯誤率，保證錄人信息的真實與完整，為檔案的利用工作提高了可靠的前提保證。電子信息技術(shù)能為檔案的鑒別工作提供高效鑒別的服務(wù)，這也為檔案管理人員的篩選工作減少了負擔(dān)、提高了效率。其次，電子檔案錄人信息載體后，版式統(tǒng)一，便于查詢利用，電子信息系統(tǒng)具備的搜索功能更是為查詢工作節(jié)省了不必要的翻閱時間。脫離了紙質(zhì)載體，信息的傳遞更具有靈活性，利用互聯(lián)網(wǎng)的傳遞也更快捷便利。再次，電子檔案也存在一定的局限性，它必須依賴信息載體，如電子計算機、uBS閃存盤等工具，才能實現(xiàn)信息的讀取與傳遞，另一方面，“計算機識讀不相兼容的應(yīng)用系統(tǒng)生成的電子檔案時必須借助轉(zhuǎn)換程序，有時可能造成原文件格式的丟失，有時這種轉(zhuǎn)換時相當(dāng)困難的”，若設(shè)備受限則會影響檔案信息的利用。

（二）電子檔案與傳統(tǒng)檔案的區(qū)別與優(yōu)勢

古代記錄信息的方式有打繩結(jié)、刻甲骨、刻竹簡等，造紙術(shù)發(fā)明后，紙張這一載體成了人類記錄信息的主要方式，而走人信息時代后，電子式的記錄則顯示出了更大的優(yōu)勢。傳統(tǒng)檔案依賴紙張，記錄在紙張上的檔案脆弱、厚重，缺乏電子檔案易保存、易復(fù)制、易傳遞的優(yōu)點：紙張檔案若管理不善，則會遭遇如臺北故宮文物被雨水侵蝕的打擊，可為需要檔案的人群提供完整的信息，而非公開的電子檔案則可以在信息技術(shù)的支持與保護下實現(xiàn)更好的保密，利于機密檔案的保管；需要獲取異地檔案時，紙張需要通過實體物流轉(zhuǎn)運，而電子文檔則僅依靠互聯(lián)網(wǎng)便可以輕松快速地完成傳遞，節(jié)省了時間與財力消耗。

（三）電子檔案的發(fā)展趨勢

信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)是主導(dǎo)國家、世界經(jīng)濟發(fā)展的重要產(chǎn)業(yè)，軟件技術(shù)、軟件產(chǎn)品的迅猛開發(fā)給檔案管理工作開辟了高效便捷的工作道路。展望電子檔案的發(fā)展前景，電子檔案以其自身獨特的優(yōu)勢逐漸成為檔案管理中的重頭戲之一，隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子檔案將向自動化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，將會被更廣泛、更高效、更便捷地利用，掌握電子檔案管理技術(shù)的檔案管理從業(yè)人員將會更多，為電子檔案服務(wù)的軟件、信息平臺也會更完善，電子檔案工作將會穩(wěn)定地、持續(xù)地發(fā)展。

二、信息化背景下對檔案管理人員素質(zhì)提出的新要求

（一）政治素質(zhì)

檔案工作的政治機要性和強，但這也往往是企事業(yè)單位檔案管理部門容易忽略的地方。檔案管理人員必須講政治，因為他們直接管理著黨和國家、單位的重要機密，沒有一定的政治覺悟和工作責(zé)任感是無法做好檔案保密和管理工作的。隨著信息化時代的到來，檔案管理人員掌握檔案信息的方式更加靈活，而檔案信息的泄露途徑更加多樣，一旦由于檔案管理人員工作疏忽或者“口不把門”，有意或者無意造成檔案信息的泄露，將可能會給國家、單位或相關(guān)關(guān)系人帶來不可估量的傷害或損失，也會是單位相關(guān)工作變得被動。因此，政治素質(zhì)是信息化背景下檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備的首要素質(zhì)。

（二）專業(yè)素質(zhì)

信息化時代的到來簡化了檔案管理的程序和內(nèi)容，一些原本需要人工處理的管理項目交由網(wǎng)絡(luò)計算機處置，大大減輕了人工的投入，也提高了檔案管理的效能。因而有些檔案管理人員出錯誤的認為，現(xiàn)在的工作都交由電腦去做，自己不需要再想過去那樣掌握檔案的收集、編排、歸檔、存放等工作，也日漸疏忽了專業(yè)技能尤其是基礎(chǔ)性的理論知識和專業(yè)知識的學(xué)習(xí)和訓(xùn)練，這種想法是萬不可取的。相反，信息化背景下的檔案管理人員需要進一步提高自身的專業(yè)素質(zhì)，不僅需要掌握傳統(tǒng)的檔案編排管理的方式方法，還應(yīng)當(dāng)掌握一些網(wǎng)絡(luò)信息化時代的檔案信息管理新手段、新辦法，只有如此，才能更好地適應(yīng)信息化時代給檔案管理工作提出的新要求和新挑戰(zhàn)。

（三）信息化素質(zhì)

檔案管理信息化要求檔案管理人員除具備一定的檔案管理基礎(chǔ)理論與方法外，還應(yīng)當(dāng)具備較高的計算機知識和信息化操作水平，只有這樣才能順利的適應(yīng)檔案信息化管理的要求，更好地為企事業(yè)單位服務(wù)，因此，檔案管理人員不斷加強學(xué)習(xí)，提高自身的信息化素質(zhì)尤為重要。具體來說，首先應(yīng)當(dāng)掌握基本的檔案管理信息化理論和知識，知曉信息化管理的各個環(huán)節(jié)要求和操作規(guī)程，能夠正確使用本單位的檔案信息化管理系統(tǒng)。其次，在正確使用、熟練掌握的基礎(chǔ)上，還應(yīng)當(dāng)具備一定的技術(shù)創(chuàng)新能力。由于各個單位的檔案管理情況不同，檔案使用的要求也不盡相同，在檔案管理的過程中，檔案管理人員可能會遇到很多新的問題，面臨很多新的挑戰(zhàn)，這就需要檔案管理人員善于闡發(fā)思想、重組知識結(jié)構(gòu)，主動的尋找解決問題的方法和途徑，以便更好地做好檔案的管理和使用工作。

（四）道德素質(zhì)

由于檔案管理部門長期處在局限性和封閉性的環(huán)境中，與外部接觸有限，直接創(chuàng)造經(jīng)濟價值的機會很少，因而很容易被單位領(lǐng)導(dǎo)忽視。因此，需要不斷加強檔案管理人員的思想道德素質(zhì)，使其樹立堅定的理想信念和良好的職業(yè)道德。這是單位實施人才競爭、增強單位活力的客觀要求，但也往往造成檔案管理人員的不滿，因此單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)及時關(guān)注這一問題，發(fā)現(xiàn)并理解檔案管理人員的苦衷，在政策上給予一定的優(yōu)惠，而作為檔案管理人員，也應(yīng)當(dāng)正確認識這一客觀事實，提高自身的道德素質(zhì)，以強烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感繼續(xù)做好檔案管理工作，發(fā)揚愛崗敬業(yè)精神，不計較個人得失。只有這樣，才能更好地提高自我，爭取更大的進步。

三、小結(jié)

綜上所述，在信息化時代背景下的檔案管理員要具有良好政治素質(zhì)、信息化素質(zhì)以及道德素質(zhì)，這是面對信息化時代檔案管理工作各種問題的必然選擇。檔案管理人員只有提升自身的素質(zhì)，并適應(yīng)新的要求，才能更好完成檔案工作，為未來檔案發(fā)展做出應(yīng)有貢獻。

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