基于內外雙流程的航空情報檔案工作新模式

戴麗娟

【摘 要】以知識管理為導向來進行航空檔案管理，是航空檔案管理的發展趨勢和重要目的。無論是從檔案收集創新拓展成為知識積累，還是進一步擴大檔案收集范圍，形成“大檔案觀”概念，固化隱性知識，控制顯性知識，都是航空檔案管理的重要途徑和方法。本文以航空情報檔案工作為出發點，在航空機載產品的設計生產知識管理的基礎上，進一步“活化”航空檔案知識，改變航空情報檔案后保管范式，建立航空情報檔案與航空機載產品設計生產同步進行的新范式，以“需求提出-獲取知識-反饋差距-知識提升-新需求產生”為知識積累的外部提高流程；以“知識分析-查漏補缺情況分析-與相關專業互動-產生新知識”為知識積累的內部提高流程，通過內外部雙流程的高效運作，使得航空檔案專業融入航空設計生產流程中，使得以前的“死”的檔案管理、“死”的知識管理，變為隨著航空機載產品設計生產進程而變化的“活”的知識工程。不僅有力于航空情報檔案工作的質的提升，更加有力于發揮航空機載設備設計生產過程正情報檔案工作的不可或缺的作用。

【關鍵詞】知識管理； 檔案管理； 航空機載產品

0 引言

早在2001 年，馮惠玲教授[1]就提出：在“夾縫時代”，檔案人員“應該將職能重心從實體管理轉向信息管理、知識管理”?，F在，越來越多的學者及情報檔案工作者[2-3，8-9]清楚地認識到，知識管理是檔案管理未來發展的必然方向，應該“以知識管理為導向創新拓展檔案管理”。陳道蘭[4]對中國知網（CNKI）收錄的國內2000-2012年555篇檔案學碩博學位論文進行了研究，發現我國檔案學碩博學位論文的研究熱點主要體現在檔案的開放與管理、數字化檔案、檔案信息服務、檔案利用、企業檔案的信息公開、人事檔案等幾大方面。這些熱點也體現了我國情報檔案工作的發展重點和方向。在這些研究熱點中，高校研究所等研究機構更關注于檔案信息查詢工具的高效性研究，從目前看主要運用數理統計的一些工具方法來對檔案情報信息如何快速準確的進行提取和分揀[5-7]。而企業，尤其是航空設計生產企業作為創新的主體，其情報檔案工作不僅僅需要高效的檢索工具和方法，更需要高效的管理手段和流程。在這方面，李海燕[8]、胡偉敏[9]等人在企業工程技術檔案知識管理及企業檔案知識信息化數字化管理流程和方法方面做了一些有益且值得借鑒的研究和應用工作。雖然大家對“檔案管理就是知識管理”已經達成共識，然而相對遺憾的是，如何進行知識管理，如何更高效的結合企業自身特點進行知識積累和傳播，情報檔案工作人員如何在企業中做到知識傳播的主導者，等等，這些方面的研究還相對較少。本文以航空情報檔案工作為出發點，在航空設計生產知識管理的基礎上，進一步“活化”航空檔案知識，改變航空情報檔案后保管范式，建立航空情報檔案與航空設計生產同步進行的新范式，以“需求提出-獲取知識-反饋差距-知識提升-新需求產生”為知識積累的外部提高流程；以“知識分析-查漏補缺情況分析-與相關專業互動-產生新知識”為知識積累的內部提高流程，通過內外部雙流程的高效運作，使得航空檔案專業融入航空設計生產流程中，使得以前的“死”的檔案管理、“死”的知識管理，變為隨著航空設計生產進程而變化的“活”的知識工程。

1 航空情報檔案外部提高流程——與航空設計生產的“并行”開展模式

傳統的檔案服務大都是后保管范式，屬于航空設計生產工作快結束或結束后專門抽一定時間來進行整理技術管理相關工作，形成相應的報告提交檔案服務部門。當用戶產生了實際的需求后，臨時到檔案部門查閱檔案。有時，由于需要辦理繁瑣的審批手續，或遇上領導、檔案人員出差，或碰巧公司放假等原因，用戶的需求常常不能得到及時的滿足。情報檔案數字化或信息化的發展和提高也僅僅是將一些原先需要手工簽字或手工查閱的工作轉為計算機電子簽字和電子查閱。情報檔案數字化信息化工作并沒有解決傳統檔案的后保管模式。

目前，航空機載產品設計生產普遍采用并行工程模式，航空機載產品邊設計邊生產邊服務，航空產品設計生產過程中所涉及相關專業不僅在設計過程中緊密配合，并行設計，同時，也與相關生產單位、供應商緊密配合，及時互通輸入與輸出。這種并行工作模式極大地提高了航空機載產品設計生產活動的效率。

隨著航空機載產品設計生產活動的日益復雜和與航空檔案情報工作的交流日益頻繁，傳統的檔案服務工作顯然對航空設計生產活動產生了一些影響。其實，航空檔案工作和航空設計生產工作的關系完全可以借鑒航空設計生產中的并行工程模式，通過構建合適的工作流程和步驟、構建每個步驟的工作機制和程序文件，航空檔案情報工作完全可以與航空設計生產活動并行進行，與航空機載產品一樣同步產出相關情報檔案。航空檔案工作與航空機載產品設計生產工作的并行工作模式示意圖如圖1所示。

2 航空情報檔案內部提高流程——基于知識的自我提升流程

航空情報檔案工作不僅僅對航空機載產品設計生產提供知識的相互服務，而且自身也可以利用自己專業工作的知識儲備特點，結合諸如文獻[5-7]提及的知識挖掘等工具，結合大數據工程的分析工具和方法，自發的對知識進行自我管理與自我提升。自我提升主要從知識的查漏補缺、知識的相似性確認與推薦、知識的前瞻性判斷與指引等幾個方面，如圖2所示。

3 航空情報檔案的工作新模式

過去，相對于其他航空機載產品設計生產工作而言，航空情報檔案工作不直接參與設計生產，總被認為是輔助服務工作。其實這是一種錯覺，航空情報檔案工作是一個重要的技術服務工作，而且不能被動的服務，要主動的服務，因為知識服務的基本特征就是主動服務?；谝陨系膬炔刻嵘鞒毯屯獠刻嵘鞒蹋娇涨閳髾n案工作的新模式應該是——內外提升雙流程良好互動下的主動服務新模式。示意圖如圖3所示。

4 結語

本文以航空情報檔案工作為出發點，在航空機載產品設計生產知識管理的基礎上，進一步“活化”航空檔案知識，改變航空情報檔案后保管范式，建立航空情報檔案與航空設計生產同步進行的新范式，以“需求提出-獲取知識-反饋差距-知識提升-新需求產生”為知識積累的外部提高流程；以“知識分析-查漏補缺情況分析-與相關專業互動-產生新知識”為知識積累的內部提高流程，通過內外部雙流程的高效運作，使得航空檔案專業融入航空設計生產流程中，使得以前的“死”的檔案管理、“死”的知識管理，變為隨著航空設計生產進程而變化的“活”的知識工程。

【參考文獻】

[1]馮惠玲.拓展職能——“夾縫時代”檔案職業的生存之策[A].21 世紀的社會記憶—中國首屆檔案學博士論壇論文集[C].北京：中國人民大學出版社，2001：105-112.

[2]徐擁軍.從檔案收集到知識積累[J].山西檔案，2009（2）：13-18.

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[4]陳道蘭.我國檔案學碩波論文的研究熱點[J].科技情報開發與經濟，2014，24（1）：141-144.

[5]劉濱，秦冰清，蔣祖華.一種新的聚類分析距離算法[J].成組技術與生產現代化，2004，21（2）：45-47.

[6]吳香華，牛生杰，吳誠鷗，秦偉良.馬氏距離聚類分析中協方差矩陣估算的改進[J].數理統計與管理，2011，3，30（2）：240-245.

[7]張翔，王士同.一種基于馬氏距離的可能性聚類方法[J].數據采集與處理，2011，1，26（1）：101-106.

[8]李海燕.淺談航空公司工程技術檔案管理[J].中國民用航空，2009，1（97）：63-64.

[9]胡偉敏.ARJ21飛機項目電子檔案及其管理[J].航空檔案，2006（3）：10-13.

[責任編輯：田吉捷]endprint