孫勇：淺談如何做好檔案管理工作

摘 要：檔案管理是一項復雜而艱巨的任務，檔案管理人員務必認真做好檔案收集、整理、管理、利用等各個環節的工作。結合當前檔案管理工作的現狀，探討如何做好檔案管理工作，如何使檔案管理工作走上科學化、規范化和法制化道路的措施。

關鍵詞：檔案管理；信息化；科學規范

檔案是依據、是資源、是財富，檔案工作是涉及到每個部門和個人，同時也是一個機關單位公務活動的真實記錄；通過檔案可以真實再現現階段機關工作的歷史面貌。重視檔案工作，進行規范化管理，對提高機關各部門的工作效率具有重要的意義。創新是檔案事業發展的必然要求。新世紀、新階段對檔案工作提出了更高要求，檔案工作要適應這個要求，必須要有新思維、新理論、新方法。要解放思想，破除因循守舊觀念；要與時俱進，樹立大服務理念，要擺正位置，在發展文化事業的大環境中發展自己。

1 做好檔案管理工作首先要對這項工作有正確的認識，了解它的重要作用

檔案是對歷史負責為現實服務替未來著想的一項崇高事業在全面建設小康社會、構建和諧社會的進程中檔案工作越來越深入地滲透到社會經濟發展的方方面面，做好新時期檔案工作對于深入學習貫徹落實黨的十八大精神，提高黨的執政能力構建和諧社會具有重要意義。檔案是社會先進文化的物態載體。檔案是人類社會發展到一定階段的文明產物，是一種“凝固的歷史”。它以各種方式和載體將人類的歷史活動過程和思想記錄下來，并使之流傳后世，可以說先進文化的傳播、交流、確立離不開檔案的存在。檔案是先進文化傳播和確立的一種載體，是人類認識和改造世界的歷史記錄，是人類智慧的一種物態結晶。

2 做好檔案管理工作要求檔案管理人員具備基本的專業素質

檔案工作是整個單位發展過程中的重要組成部分。對單位來說，檔案不僅記錄了它的發展歷史，并且為它的未來發展提供了參考，因此說檔案對于企事業單位的發展具有非常重要的作用。這樣，做好檔案管理工作就需檔案管理人員要有敬業精神和具備一定業務素質。

各級檔案部門要按照提高整體素質、增強創新能力的要求，著力建設一支政治強、業務精、作風正、充滿活力和創造力的高素質檔案干部隊伍。一是要進一步加大各級檔案領導干部的培訓力度。組織參加有關檔案培訓班或專題研討班，努力提升檔案干部的領導水平和理論水平。二是要高度重視專業人才和業務骨干的培養。積極營造有利于人才成長的良好環境，努力培養和造就一批熱愛檔案事業、掌握現代檔案知識和先進管理理念的復合型檔案管理人才。三是加強對檔案人員的繼續教育。要采取多種形式加強檔案人員的繼續教育，對鄉鎮和村級檔案管理人員定期進行培訓，檔案專業人員也可到現場指導，也可到好的單位實地參觀學習。檔案人員更要注重自學，既要學習檔案專業知識，又要學習計算機知識等與檔案管理相關的知識，做到知識面廣、業務精通。在一定時期，保持檔案隊伍的穩定，才可以使檔案工作進一步發展，提高機關的檔案管理水平。五是切實改進工作作風。按照國家檔案局實干興檔的要求，大力弘揚“忠誠、創新、奉獻、和諧”精神，鼓實勁、干實事、務實效，加強學習，注重實踐，狠抓工作落實，以作風建設推動檔案事業科學發展。六是認真開展以“為民務實清廉”為主要內容的黨的群眾路線教育實踐活動。

一是要重視觀念更新。檔案人員的創新意識、創新精神、創新能力是改變檔案工作局面的關鍵所在特別是在機構改革、人事制度改革的今天隨著各部門工作人員的減少工作量的增加檔案工作面臨更大的壓力。因此檔案人員有必要進行相應的調整和重新定位要一改守攤看點、倉庫保管員的形象從根本上轉變觀念主動找婆家、找市場讓檔案創造出更豐厚的社會效益和經濟效益。二是要練就過硬的業務技能。檔案工作既是一項業務性工作又是一項管理服務性工作這就要求檔案人員既要有扎扎實實的業務功底又要有較強的管理能力和服務意識要適應新形勢敢于向傳統觀念挑戰善于提出新辦法、新思路解決新問題在檔案業務上有所創新有所突破。檔案人員不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法在務實基礎上促進創新。三是要拓寬視野、豐富知識。當今社會處于快速發展時期知識更新呈“爆炸”式發展新的行業和領域不斷形成對檔案業務的管理、服務等各項工作提出了新的要求和挑戰因此檔案人員要把學習作為第一需要不斷“充電”拓寬視野了解所涉及工作領域的現狀及發展動態運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作多思考、多研究營造一種銳意進取、積極向上的創新氛圍。

3 做好檔案管理工作還需要有完善的機制作保障

做好檔案管理工作，只有認識和做好工作的基本素質是遠遠不夠的，還要有一套完善的管理機制作保障。由于檔案工作具有服務的特殊性、管理的復雜性等特點，因此建立一套完善的檔案管理機制是做好檔案管理的根本保證。

一是要加強制度建設。一般單位的檔案管理的現行規章制度，主要包括閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。

二是要理順管理工作程序。檔案管理應按照科學的工作流程操作，因此要先理順檔案部門與其他相關部門之間的工作程序。以歸檔為例：各部門需將文件按要求整理后歸辦公室，辦公室將各部門的歸檔文件與收發文處理的文件一起統一編排件號后進行歸檔。針對這一工作流程，檔案管理需要設計、建立相應的登記表，滿足管理需要。只有事先理順好管理工作程序，才能避免走彎路。

當前，要做好檔案工作，需要各級檔案部門和全體干部職工的共同努力、頑強拼搏，躬身實踐。與有關單位密切協作，銳意進取，開拓創新，求真務實，狠抓落實，才能營造豐富多彩、形式多樣、充滿活力、創造性推進檔案工作，開創檔案工作新局面。

參考文獻

[1]吳金莉淺析檔案管理信息化[J]價值工作，2012（03）

[2]田建君檔案管理促進煤礦企業內涵式發展的途徑探究[J]煤炭技術2012（10）

[3]林華信息時代如何做好檔案管理工作[J]科技信息2010（21）

作者簡介

孫勇（1983-），男，漢，山東煙臺人，本科，初級職稱，研究方向：檔案管理。endprint