辦公自動化環境下醫院檔案管理的研究

徐銘偉

摘 要：在醫院的檔案管理之中采取辦公自動化的模式，雖然一定程度上可以提升工作效率以及為工作人員帶來便捷性，但是也產生了比較多的問題，需要相關工作人員采取必要的措施對其進行完善，本文主要是關于辦公自動化環境下醫院檔案管理的研究。

關鍵詞：辦公自動化；環境；醫院；檔案管理

隨著科學技術的快速發展以及企業越來越深入，引進辦公自動化的模式，不但可以給企業的發展以及工作帶來一定的促進作用，而且還可以提升工作效率和工作質量，本文主要是分析在辦公自動化的大環境之下，探討醫院檔案管理存在的主要問題并且提出有效的措施以及建議。

1 檔案管理中辦公自動化的重要性

辦公室自動化就是指以現代信息化技術手段和高新電子產品為輔助手段，通過高效精準辦公軟件來提高企業單位檔案管理工作的管理質量。新的經濟發展模式下，傳統檔案管理工作方式已無法適應經濟社會對檔案管理工作的要求，要想改變醫院原有的檔案管理模式，提高管理效率就必須實現檔案管理辦公的自動化，高效的辦公自動化有利于提高工作效率，節約勞動成本，降低管理費用，確保高效管理。與此同時辦公室自動化建設也能促進醫院數字化建設，同樣辦公環境的自動化建設也會促進醫院管理制度和經營方式的發展，順應社會主義市場經濟建設的要求。醫院作為特殊社會特殊的行業，具備技術性以及專業性。然而，醫院過分重視了醫療服務，嚴重忽視了檔案管理工作，檔案管理工作在設備應用以及人員配備上嚴重不足，檔案質量低下以及信息開發不足，為了提升檔案管理的質量和效率，醫院方面很有必要實施檔案管理自動化，從而提升醫院的管理水平。

2 檔案管理中辦公自動化存在的問題

（一）檔案管理中的保密性問題

在自動化辦公的背景下，以計算機網絡軟件為基礎對檔案進行管理，文件保管的保密性無疑成為了計算機管理背景下最重要的問題之一。相比于傳統的紙質文件檔案，電子文件易于修改、變更，并且修改后極難查找修改痕跡，因此電子檔案面臨著被他人擅自更改的危險，其文件保管的保密性較低，很可能被人惡意修改。醫院中的電子檔案大多是患者在整個患病過程中所進行的具體治療以及治療效果數據，這其中不僅有具體的治療數據還有相關的圖片文件，這些信息的泄露將會極大地影響患者的個人生活，造成隱私泄露。所以醫院必須做好對電子檔案文件的保密性管理，保證其較高的安全性。

（二）檔案管理中的標準性問題

辦公自動化建設環境中，許多先進設備的使用盡管方便了醫院的文件檔案管理，但與此同時也產生了許多新的管理問題。例如在新型檔案管理模式下，許多文件只有正式文件的存檔而沒有底稿，也有許多文件盡管對原稿進行了保存卻不是原始文件，這些都是辦公自動化環境中檔案管理的新問題。目前情況下，由于國內醫院對檔案管理的辦公自動化模式還缺乏統一的標準和規定，造成了醫院檔案管理混亂落后的現象。另外，醫院應當不斷加強系統的升級創新，建立便于工作人員檢查搜索的電子管理環境，發揮計算機自動管理的功能，并對電子檔案文件提出更加清晰、可行的標準。

（三）檔案管理中的人員素質問題

與傳統文件檔案管理工作相比，在檔案管理的技巧方法方面辦公自動化環境下的檔案管理有著較大的改變和區別。傳統檔案管理的工作部門，存在著部門工作人員學歷低、素質差、創新能力弱的問題，其管理能力和創新意識已經不能滿足新形式下現代化檔案管理的需求，使得檔案管理工作作用效果降低。同樣，即便掌握了計算機操作技術，不具備相應的檔案管理素質仍然無法適應現今的檔案管理工作，并不能實現真正的辦公自動化。所以，醫院要加強對相關人才的培養，要求檔案管理工作者既能熟練操作相應軟件，也具備足夠的專業知識，同時對相關技術有足夠了解，具備創新意識，只有這樣才能高質量完成檔案管理工作。比如，針對當前的檔案管理人員的素質教育并沒有納入醫院計劃，這樣就導致當前檔案管理還是傳統的模式，缺乏活力以及新意。

3 提高醫院檔案管理水平的有效對策

針對上文所說檔案管理中存在的問題，需要采取必要的措施進行完善，應當加強網絡安全建設提升保密性，建立檔案管理標準以及完善人才培訓的機制從而提升檔案管理人員的總體素質。

（一）加大資金投入以及提升設備

為了促使醫院實現現代化的檔案管理，應當加大資金投入，引進先進的設備以及技術等，這樣對于保護檔案具有十分重要的意義，比如說，在檔案的庫房應當安裝除濕設備，滅火設備以及滅蟲設備，另一方面，應加大資金投入引進計算機設備，通過計算機對醫院的各項檔案進行管理，不但可以節約人力財力以及物力，而且提升檔案管理的質量和效率。此外，計算機管理檔案和傳統的人工管理相比，存儲更方便以及更為保密，通過完善計算機檔案管理系統，從而實現對檔案的現代化管理，保障檔案的標準化以及保密性。

（二）建立檔案管理標準

在國家相應的法律規范基礎上，依據醫院自身的檔案文件管理原則和內容，建立有效的個性化檔案管理標準。根據這些合理的規范標準，結合相應的管理實際和情況的特殊性，嚴格控制具體檔案管理工作環節的合理性、合規性，保證所歸檔的檔案資料的價值性和有效性。同時，隨著醫院具體管理情況的變化，相應的制度標準也要隨之改變，不斷完善，與時俱進，確保檔案管理工作有據可依。

（三）提升檔案管理人員的素質

在實際的檔案管理工作之中，應當提升檔案管理人員素質，檔案管理人員的素質直接影響檔案管理水平，醫院應當將檔案管理培訓計劃納入到醫院的人才培養的計劃之后總，一方面，應當要求檔案管理人員進行專業培訓，更新檔案管理人員的知識儲備，提升檔案人員素質。另一方面，應當增強培養檔案人員的道德素養，提升檔案管理人員的責任感，促使檔案管理人員愛崗敬業。

4 結語

綜上所述，在辦公自動化的大環境中，醫院的檔案管理工作也存在很多的問題，主要包括了檔案管理中的保密性問題、標準性問題以及人員素質問題。因此，應當加大資金投入提升設備、建立檔案管理標準以及提升檔案人員素質。

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