淺談文書檔案的現代化管理策略

摘 要：根據文書檔案的實際管理情況來看，其涉及的內容非常多，需要對各種檔案資料的收集、整理、加工和利用等給予高度重視，才能提高其利用效率。在信息技術不斷推廣的情況下，加大文書檔案的現代化管理力度，對于促進我國文書檔案管理規范化發展有著極大作用。本文就文書檔案的現代化管理策略進行探討，以促進我國文書檔案管理工作的不斷創新。

關鍵詞：文書檔案；現代化管理；策略

文書檔案是一種重要的信息資源，通常是指國家機關、 社會團體和社會組織在各種社會活動中， 不斷形成并被作為原始記錄保存起來以便查證利用的歷史記錄，是國家檔案資源的重要組成部分。 文書檔案可以從多角度、多側面、多層次地記載一個部門或者一個單位的歷史沿革和發展變化，包括過去的也包括現在。 隨著經濟和社會的發展，文書檔案管理信息化和現代化，已經成為檔案工作的主流。 因此，只有樹立先進的理念和科學的管理理論， 并附之以適應的組織機構、管理方法和手段，才能更好與時代發展相適應。

1 文書檔案實現現代化管理的策略

1.1 加強對文書檔案現代化管理的認識

隨著市場競爭不斷加強，企事業單位的發展受到的重視程度越來越高，企事業單位發展過程中產生的資料與文檔也越來越多，檔案管理成為企事業單位的一個重要內容，對此，未來企事業單位的發展過程中應該要積極加強對信息化管理模式的認識，建立完善的文書檔案管理體系，對文書檔案管理工作進行細分，確保不同人員的責任可以得到有效的落實。

1.2 建立現代化管理制度并保證落實到位

俗話說“沒有規矩不能成方圓”，現代化的文書檔案管理制度結合檔案管理技巧能夠更加有效的保護文書檔案的儲存及應用。因此，建立現代化的文書檔案管理制度并保證其落實到位，是做好文書檔案現代化管理的必要前提。具體來說，首先應當廢除過去傳統落后的管理制度，在遵循國家相關法律法規的前提下，結合自身管理體制、組織結構建立現代化的、適合本單位情況的文書檔案管理要求的管理制度，并使之形成一個嚴密的管理體系，為加強文書檔案管理奠定制度基礎。其次，健全文書檔案編修管理規范，有計劃地對現有的文書檔案進行查閱和編修，不斷完善文書檔案的有效管理，定期對文書檔案管理部門工作進行考核評價，不斷修正管理制度，提高管理水平。

1.3 不斷完善和健全文書檔案管理體系

文書檔案管理體系是確保文書檔案管理有條不紊地推進的重要前提，也是促進企事業單位工作順利進行的關鍵。首先，需要建立完善的文書檔案管理體系。在文書檔案管理過程中，一方面要建立自上而下的領導管理體系，以便對文書檔案管理中的各項任務進行有效地傳遞，從而使得文書檔案管理處于一種平衡的狀態。另一方面，企事業單位還應該要建立一個比較明確的橫向管理體系，即在檔案管理部門內要建立完善的管理體系，積極加強部門領導者與部門員工之間的有效溝通，使得企事業單位的檔案管理工作任務能夠得到有效地傳遞，使得各項工作能夠落實。其次，應該要有更長遠的考慮，要建立長期性的管理機制，對文書檔案管理進行規范。檔案管理是這項工程的保障，管理人員要對管理的具體人員進行任務分配，結合企事業單位的工作進度，對企事業單位發展過程中的各項資料進行收集和整理，為企事業單位提供有效地數據資料?？偠灾?，文書檔案管理人員要明確管理的基本職責、明確自己的責任。

1.4 加強檔案管理人員的培訓，實現現代化管理

加強文書檔案管理人員的水平的提升，是提高文書檔案管理水平的重要途徑，在文書檔案管理過程中，管理人員是核心，他們的綜合能力水平在一定程度上對企事業單位的的發展有決定性影響。在當前的社會背景中，信息化是一個重要的趨勢，因此在文書檔案管理過程中也應該要加強對信息化手段的應用，檔案管理人員要學會使用各種信息交流手段，對檔案管理工作進行有效地落實。另外也應該要不斷壯大企事業單位的管理隊伍，在企事業單位管理人才的選拔方面，要嚴格把關，一方面，可以從企事業單位內部的人員進行選拔，對于在工作中表現突出的人員，經過全體員工的投票選舉產生，同時也可以從外面引進更多的高素質人才，招聘更多理論基礎扎實以及實踐操作能力較高的人員到企事業單位中參與檔案管理工作，對企事業單位的檔案管理工作進行掌控。此外，在工作中還應該要對企事業單位的管理人員進行定期培訓，尤其要加強對檔案管理人員的信息化管理意識的培養，加強對各種信息管理能力的培養，從而使得檔案管理人員能夠掌握更多先進的管理水平，借助信息技術和計算機技術對檔案管理工作進行規劃和落實，從而提高文書檔案管理效率和水平。此外，還應該要加強對檔案管理人員的職業道德水平的培養，使得檔案管理人員能夠具有更強的責任意識，對檔案管理工作的各項內容進行完善。

1.5 加強現代化文書檔案管理的信息化建設

隨著網絡信息技術的發展和無紙化辦公時代的到來，文書檔案管理工作也面臨著信息化、網絡化的變革要求。因此，現代化文書檔案管理工作要求各單位不斷加強自身的信息化建設水平，摒棄傳統手工管理模式，探索新的管理方式和策略。企事業單位加強文書檔案管理的信息化水平，重點需要做好三個方面的工作。一是引進信息化管理設備，加強科技對文書檔案管理工作的支持，加強電子網絡資源建設，轉化文書檔案的儲存方式和傳播方式，促進各類信息的有效和快速傳播。如建立現代化、信息化文書檔案管理辦公室，配置必要的軟硬件設備等，完善信息化基礎設施建設。二是對相關管理人員進行信息化培訓，提高其計算機操作能力、網絡應用能力、無紙化辦公能力等，使其盡快適應文書檔案信息化管理的要求，能夠妥善的做好信息化背景下的文書檔案管理和服務工作。三是加大資金投入，加強網絡管理體系建設，使用合理的檔案管理軟件，提升文書檔案管理的信息化程度，對于促進我國文書檔案管理工作效率快速提高有著重要作用。與此同時，各種現代化文書檔案管理設備的合理運用，不但能降低管理成本、減少管理人員的工作量，還能提高文書檔案各種資料的有效利用率，從而實現文書檔案的有效共享。例如，在計算機網絡安全管理中必須常用的安全防范措施有：設置合理的登錄權限、系統保護密碼、信息查詢限制等，需要利用密鑰技術，對于保護電子版文書檔案有著重要作用，可以有效消除信息傳輸過程出現的安全問題，從而保障文書檔案網絡信息的安全性。由此可見，文書檔案管理工作中先進技術的運用以及錄入設備、掃描設備等的推廣，不但能促進其信息化、規范化發展，還能充分提高文書檔案的利用價值，最終促進我國檔案事業可持續發展。

2 小結

綜上所述，文書檔案的現代化管理是當前和今后一段時期內企事業單位文書檔案管理的一大趨勢，也是當前企事業單位文書檔案管理工作中需要關注的一大焦點問題。只有從實際出發，不斷提高認識、健全制度、完善機制、培養人才，加強信息化水平，才能適應當前文書檔案現代化管理的要求，進一步做好本單位的文書檔案管理和服務工作，并使之在單位的整體發展中發揮應有的作用。

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作者簡介

戴月甜（1982-），女，漢，籍貫廣東新會，職稱無，碩士研究生學位，研究方向：文書檔案。endprint