檔案信息利用的效益與評價

劉丹

摘 要：就檔案信息利用效益為出發點，分析研究了檔案信息利用的效益、對其信息利用效益的分析以及對檔案信息利用的評價。

關鍵詞：檔案信息；利用效益；評價分析

盡管檔案的利用效益無法精確測算，但是檔案信息利用效益卻是不可否認的，它具有一些特點：一是多維性。檔案信息資源的可共享性是導致檔案信息效果多維性的根本原因，這種共享性使得檔案利用效益的多維性和物質產品的多用途不同，物質產品雖然可能具有多種用途，但這些用途之間是難以并存的，而檔案信息在多方面的效益是可以并存的，可以同時實現的。二是間接性。檔案信息資源是社會各方面進行價值創造過程中的一種作用因素，因而其效益具有間接性。三是長效性。保存檔案的目的是為了應用，因而，只要檔案在館、室內保存期，它就可以不斷的、長期的發揮作用，給社會帶來長久效益。

1 相關概念

檔案信息，廣義上，是指來源于檔案的能消除人們不確定性的，反映已經發生的各種事物運動狀態、方式及其規律的象征或知識。檔案信息包括兩層含義：一是指來源于檔案的信息，二是關于檔案的信息。多數情況下，我們所說的檔案信息便是指前者，其實，這就是狹義的檔案信息，依托于載體但不包括載體的知識內容。廣義的檔案信息既包括檔案內容，也包括檔案加工整理產品，如，檔案目錄、索引等。因此，檔案信息含義要比檔案內容更加廣泛。檔案信息是一種人類思維的結晶，是檔案實體中所包含的一切知識內容及相關智慧的集合。

2 檔案信息利用效益分析

檔案信息利用效益分析包括社會效益分析和經濟效益的測算。檔案利用工作的社會效益是相對于經濟效益而言的，它包括政治效益、思想文化效益等。例如，利用檔案維護黨和國家的根本利益，維護國家統一、領土完整、民族團結，為黨和國家的重大決策，為改革開放，建立社會主義市場經濟體制服務；利用檔案維護社會穩定，落實黨的各項政策，為解決土地、房屋等產權糾紛以及劃定地界等提供憑證；利用檔案維護公民和法人單位的合法權益，利用檔案為公民提供個人出生、婚姻、財產、學歷、工齡等方面的公證材料，為監督合同、契約、協議的執行提供依據；利用檔案為社會主義精神文明服務，利用檔案出版物、檔案展覽等形式向各界群眾，尤其是青少年進行愛國主義、革命傳統教育，為歷史研究、學術研究和發展科學文化事業提供檔案信息服務等。檔案利用工作的經濟效益包含三重意義：一是由于利用了檔案信息，節約了利用者的成本投人；二是由于利用了檔案信息，使利用者不僅節約了投入，而且增加了產出；三是由于利用了檔案信息，利用者生產出的產品滿足了市場需要，或開辟了新的市場等。檔案利用的經濟效益的測算有兩種方式：

計算方式一：1994年國家檔案局發布的利用科技檔案所創經濟效益的計算方法。

J = aS-C

式中：J—檔案利用經濟效益

a—檔案利用作用系數

S—某項活動獲得的全部經濟效益

C—提供檔案利用服務過程中的勞動消耗（即成本費用）

通用公式一般不直接使用，不同行業檔案利用所創造經濟利益的計算須依據其生產經營的性質和特點加以轉換。上述規定中列出了幾個具體的計算公式，此外，還介紹了確定作用系數a值的三種方法，并給出了a值的取值范圍表。

計算方式二：

（1） 比率評價法

DX = LC/LX

式中：DX—檔案工作的效益

LC—勞動成果

LX—勞動消耗

（2） 差額評價法

DX = LC-LX

以上這兩個公式，都是難以精確量化的評測出檔案利用工作所創造的經濟價值，除了難以全面收集到相關數據外，更重要的是以上許多指標本身就難以準確量化，更難以“錢幣”化。應該指出，利用檔案信息資源所產生的經濟效益與社會效益是相互關聯的，即存在交叉與包含關系，如社會效益包含著經濟效益。因為，對檔案利用所產生的經濟效益的評價，我們強調的是從社會需要出發對其活動實效進行評價，因而社會對檔案利用工作的滿意程度是檔案利用工作所產生經濟效益內涵的核心，這使得檔案利用工作的經濟效益與社會上其他工作的經濟效益有所不同。

3 檔案信息利用評價

檔案信息利用評價是檔案工作的重要產出，也是檔案工作的最終目的，它在整個檔案工作中占有極其重要的地位。檔案利用信息評價主要是通過檔案信息利用活動中的種種數據，對檔案信息利用狀況進行判斷，以提高檔案信息利用工作的水平，它有利于掌握檔案信息利用活動的方向，使得檔案信息利用工作管理科學化更易得到實現，有利于檔案信息利用工作的改革，能全面提高檔案信息利用活動的質量。檔案信息利用評價制度的核心，是建立科學的。全面的評價指標體系。檔案信息利用評級方法，可分為定性評價和定量評價兩種。對可測量的定量指標進行定量分析，對不能直接測量而只能定性的指標進行評價。對于定量評價，只需根據具體公式，代人相應數據計算即可；對于定性評價要進行精確的評價，一般采用二次量化法，即先定性再定量，使評價定性指標有量的概念，再以量為基礎，在量化的基礎上做定性描述。

效益是一切行政管理、事業管理與科技、生產、生活的總目標。開發利用檔案信息資源就是為實現這一總目標而建造的一個系統工程。國家和企業、事業單位所獲得的各種社會效益與經濟效益，都包含有各級各類檔案信息機構開發檔案信息資源所產生的效益，這種效益是靠檔案信息機構為其提供檔案信息保證所實現的，同時這種效益被包含在國家機關、團體、企業、事業單位的總效益之中。許多事實證明，各級各類檔案信息機構開發檔案信息資源也可明顯看到其本身所直接產生的經濟效益，且通過各個單位的圍觀預算，可以為客觀效益的統計測算奠定基礎。

參考文獻

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