永久檔案分級管理探究

鄒瑞香

摘 要：對永久檔案進行分級管理具有十分重要的現實意義，有利于緩解現行檔案價值鑒定理論的單一性與檔案管理中的多樣性之間的矛盾、有利于緩解永久保管檔案數量迅速增加與投入資金不足，檔案管理水平低下之間的矛盾、有利于解決檔案依法管理與有效查處檔案違法案件之間的矛盾。本文對永久檔案進行分級管理進行了深入的分析研究，對其重要意義進行了系統全面的分析，并在此基礎上提出了對永久檔案進行分級管理的具體措施，對從事檔案管理的工作人員具有一定的參考價值。

關鍵詞：永久檔案；分級管理；探究

1 前言

1999年5月5日，國務院批準修訂、同年6月7日，國家檔案局令第5號重新發布的《中華人民共和國檔案法實施辦法》第三條規定：“各級國家檔案館館藏的永久保管檔案分一、二、三級管理，分級的具體標準和管理辦法由國家檔案局制定。”由此可見，對永久檔案進行分級管理對檔案資料具有十分重要的現實意義。因此，作為永久檔案的管理人員在實際工作中，要結合檔案管理的實際情況，有針對性的實施永久檔案的分級管理，進而提升檔案管理的工作效率，促進我國永久檔案分級管理的順利實施。

2 永久檔案實施分級管理的意義

2.1 緩解檔案價值鑒定與檔案管理之間的矛盾

在當前的檔案管理工作中，對檔案資料進行價值鑒定的目的是為了確定檔案資料的保管期限和檔案的村毀，現行檔案價值鑒定理論過分的強調鑒定與實踐的結果。對于已經鑒定為需要進行永久保存的檔案資料不再進行重復鑒定，這就會影響對永久檔案資料價值的進一步挖掘。即便同屬于永久檔案的資料，各自的重要、珍貴程度和史料價值卻不盡相同。由于沒有實施永久檔案的分級管理，目前對于永久檔案只能按照相關的規定進行統一形式的保管利用，對于某些非常珍貴的檔案資料無法采取有效的保護措施。若對所有的永久檔案都按照珍貴檔案進行保存管理，就會大大增加檔案的保管費用，造成資金的浪費。對永久檔案進行分級管理，可以將工作的重心放在珍貴的檔案資料上，進而對珍貴的檔案資料進行一級管理，給予其充足的人力、財力、物力保障。

2.2 緩解永久檔案數量與檔案管理資金、管理水平之間的矛盾

隨著我國社會的不斷發展，近年來永久檔案資料的數量與日俱增，這就給檔案管理單位造成了很大的壓力。由于檔案管理單位的發展速度遠低于檔案資料的增加速度，這就造成了檔案管理單位在儲存設備、專業人才、管理技術等方面不能滿足現階段永久檔案管理的要求。若繼續按照當前的檔案管理方式進行永久檔案的管理，對永久檔案不進行分類管理，而采取統一的管理方式，勢必會造成許多重要、珍貴、具有較高史料價值的檔案資料無法得到妥善的管理，嚴重時會導致其發生不同程度的損毀，進而導致永久檔案資料出現無法挽回的損失。要徹底改變永久檔案管理這一問題局面，只有對永久檔案實施分級管理，按照檔案資料等級的不同，合理分配檔案搶救費并依據等級的不同申請檔案保護費，進而對珍貴的檔案資料進行有效的保存管理。

2.3 解決永久檔案管理與檔案違法案件之間的矛盾

在現行的檔案管理模式下，由于對永久檔案資料沒有進行分級管理，許多檔案管理人員對于所管理的永久檔案資料價值沒有一個正確的認識，甚至對于一些特別珍貴的永久檔案資料沒有進行精細的整理編目目錄。對珍貴檔案的數量、完好程度和附屬重要標識沒有詳細記錄。此外，在借閱永久檔案資料時，沒有進行詳細的登記記錄，以致當檔案卷冊中部分檔案遺失或其附屬標識物脫落乃至被盜等問題發生時無從查起、無從還原，查處時缺乏有力的證據和證明。同時，在處理檔案資料的違法案件時，由于對永久檔案資料的價值沒有進行明確的界定，在對當事人進行處理時，只能按照一般的標準來追究其法律責任，也就不能對違法犯罪案件起到遏制的作用。

3 如何實施永久檔案的分級管理

3.1 一級檔案的管理

對于歸為一級的永久檔案資料，首先，要采取有效的措施確保檔案實體的完好，例如，對檔案資料原件進行紙張脫酸處理，再將其轉移至特藏室進行妥善保管；根據原件制作原貌復制件進行展示，用縮微品或全文數字化信息提供閱覽；其次，通過互聯網對永久檔案進行陳列展示，讓更多的人認識了解永久檔案資料，進而促進一級檔案資料中的信息為社會共同享有；再次，要對一級的永久檔案資料進行目錄登記，逐步對一級檔案資料之中所蘊含的價值進行深度挖掘和數字化加工，制作出高質量的檔案編研精品，進而健全一級永久檔案目錄乃至全文信息數據庫，為社會提供更加優質的檔案服務，將一級檔案資料的價值進行充分的開發利用。

3.2 二級檔案的管理

對鑒定為二級的永久檔案資料，要結合當前二級檔案管理的實際情況，提高其儲存保管條件，確保其受到較少的外界因素干擾，最大限度的延長其保存時間。同時，還要加大對二級檔案資料價值挖掘的資金投入，對其中的信息資源進行有效的開發利用，為社會提供多種形式的文化服務和產品，從而實現二級檔案資料價值開發利用的目的。此外，還要將二級檔案資料進行數字化處理，逐步對檔案資料進行全文數字化，進而代替檔案原件提供查閱服務，從而最大限度的減小對檔案原件所造成的影響。

3.3 三級檔案的管理

鑒定為三級檔案資料的永久檔案，當檔案管理資金有限時，可以將檔案原件向外界提供借閱服務，但是在借閱的過程中要采取有效的措施降低對檔案資料所造成的損壞。對三級檔案資料可以有選擇的進行數字化，將其中具有長期參考價值的資料進行全文數字化，建立三級檔案目錄和部分檔案資料得數據庫。同時，要結合三級檔案資料的實際價值，將其中具有一定參考價值的資料通過舉辦檔案陳列的形式向外界進行展示，進而將其中蘊含的價值充分的挖掘出來，為社會提供優質的信息服務。

4 結語

綜上所述，對永久檔案資料進行分級管理具有十分重要的現實意義，不僅能夠對其中珍貴的檔案資料進行有效的保護，而且還能最大限度的降低永久檔案管理費用，對我國永久檔案管理水平的提高起到一定的促進作用。本文對永久檔案進行分級管理的意義進行了深入的分析研究，并在此基礎上，提出了永久檔案進行分級管理的措施，對從事檔案管理的工作人員具有一定的借鑒意義。

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