從檔案的唯一性探討設計院工程藍圖檔案單軌制保管方式

張弛

摘 要：檔案保管的單軌制，這是一個全新的課題，是在電子檔案發(fā)展的短短十年來對檔案管理雙軌制的一個挑戰(zhàn)。本文嘗試從檔案的唯一性理念出發(fā)，闡述檔案管理單軌制的可行性。

關鍵詞：工程藍圖；唯一性

設計單位設計的產(chǎn)品就是工程藍圖，經(jīng)過年復一年的積累，尤其是這幾年來隨著國家電力建設的快速發(fā)展，工程藍圖檔案呈幾何級的增加，大部分設計單位的庫房容量都爆滿。如何解決藍圖檔案數(shù)量的增加和庫容之間的關系，是擺在我們面前的難題之一。

1 概念的提出

檔案是國家機關、社會組織和個人在社會活動中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖帧D像、聲音及其他各種形式的原始記錄。檔案的本質屬性決定了檔案是唯一的，其價值因唯一而存在。正因為其唯一，收集和保管才具有意義。

通過檔案的概念我們知道，檔案文件都是在某一特定的和唯一的活動過程中產(chǎn)生的，每份文件都不可避免地與產(chǎn)生它的活動緊密相聯(lián)，特定的活動過程產(chǎn)生了具有唯一性的檔案文件。無論是檔案實體還是其內容信息都來源于相應活動過程的唯一性。檔案因唯一而存在，檔案的唯一也是區(qū)分檔案館與圖書館的重要標志之一。

2 唯一性的特性

檔案的唯一性，體現(xiàn)在檔案就是實體的唯一性，是由在某一特定活動中所產(chǎn)生的獨一無二的文件組成，即使包含在其中的信息可以復制或從其他地方獲得，但檔案文件實體卻是唯一的。

檔案所含信息的唯一性，是指特定的活動過程產(chǎn)生了具有獨一無二的文件信息，檔案工作的目的是管理和保護具有唯一性的信息，因為檔案文件的重要性主要取決于其是否包含真正唯一的信息。

當工程竣工投產(chǎn)驗收時，工程竣工藍圖檔案隨著驗收的完成移交給建設單位的檔案部門。這里關鍵是“移交”這個詞。移交，是將唯一的檔案（含檔案實體和其中的檔案信息）從設計單位移交到建設單位。此后，設計單位保存的工程藍圖就轉變?yōu)楦北緳n案。

檔案的副本，實質就是檔案的復制件，是為了更大的發(fā)揮其作用進行的復制，因此，檔案副本的憑證性功能已喪失，只留下參考的功能。這樣，留在設計單位的工程藍圖檔案就只有供查檔參考的作用。

因此，設計單位實現(xiàn)工程藍圖檔案保管的單軌制，其實質就是對檔案唯一性的認同問題。設計院在設計過程中產(chǎn)生的工程產(chǎn)品----藍圖，隨著工程竣工驗收的移交而將藍圖的唯一性也移交給了建設單位，留下的僅僅是復制的文件，是檔案的副本。副本檔案與通過電子檔案再次復制出的圖紙又有何區(qū)別呢

近幾年隨著電子檔案的發(fā)展，不論是由掃描生成的電子檔案（TIF格式）還是通過設計流程控制程序和電子簽名產(chǎn)生的電子檔案（DWG格式），都能真實地反映檔案的本質屬性。在庫房普遍緊張、電子檔案已具備通過打印即能生成紙質檔案的今天，對于已較少借閱的工程設計紙質檔案，是否僅僅保存電子檔案，取消紙質檔案，籍以減輕庫房的壓力。

隨著福建省電力有限公司數(shù)字檔案館的建立，我公司開發(fā)了數(shù)字檔案管理軟件。該系統(tǒng)將檔案管理延伸到圖紙級，其最大的特點是不需人工對各種形式的電子文件（說明書和圖紙）進行鏈接操作，系統(tǒng)能自動將電子文件鏈接到檔案系統(tǒng)中去，并能根據(jù)竣工圖卷冊的完成情況，自動導出TIF格式的文件發(fā)送到省公司的數(shù)檔服務器中，實現(xiàn)了工程電子檔案的管理自動化，并保障了省公司數(shù)字檔案館中工程藍圖檔案的的完整性。

3 結論

綜上所述， 隨著工程竣工驗收中藍圖的正式移交，工程藍圖的檔案屬性----憑證功能----也隨著移交而移交， 因此，在設計單位保管的工程藍圖僅剩下參考的功能， 電子檔案的單軌制也就水到渠成。

參考文獻

[1]數(shù)字檔案館概論 李國慶主編

[2]析檔案的唯一性 《檔案與建設》1996年第12期endprint