加強地方市縣及以下基層單位檔案管理工作的迫切性

摘 要：邊沿地區市縣及以下的各級檔案館（室）、含其下屬的二級單位檔案室，如果其檔案管理及基礎工作欠缺，那就將直接影響著國家檔案管理工作的信息化、數據化的進程與速度。本文主要是針對信息數據化時代背景下的邊沿地區市縣及以下基層單位檔案室機構的檔案管理工作，在分析其檔案管理工作實際情況的基礎上；再從切實加強檔案管理工作的各級領導和檔案基礎管理工作的管理常態化、提升檔案管理工作者主體的工作能動性、從專業特點和大眾需求出發全方位提升檔案的利用與服務等幾個方面展開，論述了加強邊沿地方市縣及以下基層單位檔案基礎管理工作的迫切性。

關鍵詞：邊沿地區；基層；檔案基礎管理工作

根據《檔案法》第十三條要求各級檔案機構，應該建立科學的管理制度，便于對檔案的利用；配置必要的設施，確保檔案的安全；采用先進技術，實現檔案管理的現代化。這些對我們各級各類國家機關、企事業單位檔案館（室）檔案管理基礎工作是一個明確的導向。邊沿地區地方市縣及以下基層單位檔案基礎管理工作，含其下屬的二級單位檔案室，為了能確保其管理跟上時信息數據化進程；其檔案基礎管理工作必須切實加強，本文主要從以下幾個方面進行了探究。

1 邊沿地區地方市縣及以下基層單位檔案管理及基礎管理工作實際情況分析

在檔案學基礎理論中，一般都認為檔案價值的實現主要受到以下三個方面的影響：第一、政治、經濟、文化等社會發展環境狀況；第二、包括檔案管理水平、檔案學理論研究水平、檔案工作者素質等檔案管理狀況；第三、民眾社會的檔案意識狀況。以上因素同時也是制約檔案管理質量和檔案管理數字化的重要因素。邊沿地方市縣及以下的地區由于地方區域特點，經濟、文化等各方面的發展均是相對滯后的，檔案管理及基礎管理工作相對來說是落后的、越往下一級情況愈發明顯。比如，本單位檔案工作管理制度文件的制定情況不是理想的、沒有落到實處細處，大多是廣泛的參照國家或省級下發的相關法律法規；參照范圍廣、條款內容龐雜；給各機關單位的檔案管理員特別是兼職管理員帶來極大的工作量，并缺乏針對制度和針對性指導作用。各檔案館（室）一般都在一年的第一個季度內要向上一級檔案館（室）移交歸檔立卷完好的上一個年度的檔案材料。有些檔案基礎管理工作甚至就是會議記錄、基本文件及業務工作文件等的收集與整理、簡單編目，缺乏科學全面的鑒定和編目編號等基礎性檔案管理工作環節；邊沿地區的市縣及以下有些機關單位的二級檔案室、鄉鎮一級的檔案管理機構的檔案工作實況就是如此。比如某縣在2014年的行政執法檢查中，有某鄉鎮人民政府自2010年起不按時歸檔立卷，根據檔案法的相關條款給予了一定數額的行政罰款。分析原因大致如下，領導管理力度不夠且單位具體制度相對滯后、檔案工作人員業務意識和能力素養較低、檔案工作基礎管理亟需加強、大眾檔案意識及檔案需求低下等。這些檔案管理基礎性工作的欠缺將大大影響我國檔案事業和檔案管理的信息數字化的進程。有某高校做過調查，全國各級綜合檔案管理共有3300多家，但是完全實現網絡信息公開利用的比例比較低，正好說明當今檔案管理及信息網絡管理等各個方面均有很大的努力空間。

2 切實加強邊沿地區地方市縣及以下基層單位檔案管理及基礎管理工作的具體領導

《檔案法》規定，要求各級檔案機構，應該建立科學的管理制度，便于對檔案的利用；配置必要的設施，確保檔案的安全；采用先進技術，實現檔案管理的現代化。《檔案法》規定及相關法規條文規定，國家檔案管理是實行統一領導和分級管理的；各上一級的檔案管理機構對各下一級的有業務上的指導、督促檢查等。這些就明確了檔案管理的基礎管理工作方向，和按照要求必須具備的基礎工作制度和設施，不具備的邊沿地區地方市縣及以下基層單位檔案管理基礎工作，及時去配置和安排完成；主要是依靠各級單位行政主管和分管領導按按照國家規定的相關要求在上一級檔案管理部門的統一領導下分級管理。另外，也在一定程度上依賴于各上一級的檔案管理機構的指導和督管到位。像以上某鄉鎮不能按時歸檔立卷的情況應該是可以及時督促到位，不至于長時間沒有發現和沒有及時責令其改正到位。

《檔案法》及相關法規規定，要求各級檔案機構，應該建立科學的管理制度，便于對檔案的利用。單位的檔案管理常態化一定程度上依賴于制度，制度必須先行。在單位檔案基礎管理工作實際中，邊沿地區地方市縣及以下各級各類檔案（館）室必須及時參照國家相關法律法規條款，認真制定好本單位相關的檔案管理制度，各單位及其下屬的二級檔案管理機構就有了明確的制度管理和工作的參照。建立科學的本單位管理制度尤為重要，可以從如下要求中選取并有針對性的形成規范制度：檔案管理、工作崗位、文件材料形成積累歸檔、檔案分類編號、文件材料歸檔范圍及保管期限表、檔案借閱利用、工作考核、庫房管理、科技圖樣修補充、保密、特殊載體管理、統計、鑒定銷毀等各方面。

3 提升邊沿地區地方市縣及以下基層單位檔案管理工作人員工作能動性，提高檔案工作人員業務意識和能力素養

檔案工作一般來說包括平時的積累收集、含編號及編目等整理工作、鑒定、保管、檢索、利用、編研、統計等工作環節。這些工作具體而又繁雜，檔案工作者必須要用心用力、盡心盡力去完成，其中有很多的工作是不可省略、不可替代的。由于邊沿地方市縣及以下基層檔案管理人員中專職人員較少，一般兼職人員、非檔案專業人員偏多，特別是兼職檔案工作人員檔案管理工作的主體能動性、業務能力素養自然就更低。自古以來檔案工作環境相對封閉、工作方式單一枯燥，且一般由可以由自己確定工作任務、自己選擇工作方式、自我把握工作量的大小。檔案工作者的工作責任心的加強尤為重要，充分認識到檔案管理中基礎管理工作的重要性。同時，檔案工作者應該積極外出去參加各級各類培訓。一方面去開闊眼界、交流工作經驗；一方面去系統學習各級各類法律法規條文，充實和提升自身的業務素養和工作能力。每一個檔案工作者、含兼職檔案工作者，一定要把提升自身業務理論、素養能力放到重要位置。同時，也要把以計算機為基礎的數字化管理能力和信息技術的長期提升，縮短和發達城市的檔案網絡數據化管理的差距。切實把檔案管理基礎工作一一做到實處、并能創造性的工作，確保檔案管理及基礎管理工作的常態化，做好為大眾服務的基礎工作。

4 邊沿地區地方市縣及以下基層單位檔案基礎管理工作應從專業特點和地方大眾需求出發全方位提升檔案的利用與服務

民眾對檔案的利用，是當今檔案管理工作一個重要目的。檔案是宣傳教育的生動素材，檔案作用有擴展性的特點。檔案作用的擴展，一方面是指答案作用范圍的擴展，一方面是指作用時間的增長。檔案作用的擴展體現了檔案本身在社會經濟、政治、文化等領域中是存有顯性和隱性利用價值的，這些需要檔案工作者和大眾主動去挖掘和多種方式加以利用。比如：設立閱覽室、制發檔案的復制品及縮微品、在機關單位檔案信息網頁上進行檔案信息的報道和交流等、舉辦檔案展覽、制成回贈禮品等。讓檔案走近社會，走進大眾的心里；以多種方式提高大眾的檔案意識，提升大眾對檔案的主動利用。

參考文獻

[1]1987年9月、1996年7月，國家發布及修訂的《中華人民共和國檔案法》.

[2]陳兆祦等著，《檔案學管理基礎》（第三版），中國人民大學出版社，2005年.

[3]楊波，檔案管理基礎工作與檔案管理現代化[J]，黑龍江史志，2009.23：67.69.

作者簡介

丁秀瑩，檔案館員，主要從事高校檔案管理工作研究。endprint