新形勢下檔案管理工作的規范化解析

摘 要：對強化新形勢下檔案管理工作運行規范性的措施進行探究。具體是在概述檔案管理內涵的基礎上，對當下我國檔案管理工作進程中存在視度不夠、體系尚未建立健全以及管理措施滯后性顯著等問題進行闡述，在此基礎上從人員、體制以及技術等方面探究強化新形勢下檔案管理工作規范性的措施。希望在推動我國檔案管理事業發展進程方面有所幫助。

關鍵詞：新形勢；檔案管理；規范化；強化措施

在經濟全球化時代中，社會各個行業可持續發展目標的實現需要的輔助力是多樣化的，做好檔案管理工作就是其中一項極為關鍵的內容，也就是說各個行業均應該給予檔案管理工作一定的重視，同時在實踐中不斷摸索與總結優化檔案管理工作質量的對策。在我國社會經濟體系變革以及各行業均做出相應調整的模式中，檔案管理規范化是必須踐行的路線。基于此，本文做出如下論述內容。

1 檔案管理

檔案信息管理，實質上就是對檔案信息進行采集、梳理、分類、保存、檢查、統計與應用等系列性過程的總稱[1]。做好檔案管理工作，為企事業單位長效發展起到促進作用的同時，在構建與強化社會科學能力方面也體現出巨大的實用價值。在對檔案資源管理的整個進程中，均要堅守環境安全性、內容完整性、應用便捷性等基礎規則，檔案管理規范化目標的實現是一個循序漸進的過程，需要管理人員在實踐中不斷完善職業素質，確保檔案材料的齊全性、質量的達標性，絕不可因為一己私利而故意損壞與篡改檔案資料，維護檔案材料的初始狀態，延長其使用壽命。

2 新形勢下我國檔案管理的現狀

2.1 對檔案管理規范化實現過程中工作重視度不夠

長期以來，國內各行業發展進程中不斷踐行革新發展路線，在檔案管理方面上，行業領導將目光與精力投放進管理人員專業技能提升，以及相關設備翻新環節上，卻忽視了檔案管理工作自體運行的規范性。同時也沒有積極對檔案管理人員職業素質進行培訓。此時工作人員責任意識相對較低，不具備為企業、社會經濟長效發展的使命感，這樣他們參與檔案管理工作使態度散漫、操作行為合理性缺乏，檔案規范化管理目標的實現簡直是天方夜譚，也給社會經濟發展造成負面影響。

2.2 檔案管理體系尚未建立健全

新形勢中，國內大部分企業運營與管理機制不斷翻新與優化，其在強化企業運營與管理工作運行順暢性與有效性方面體現出巨大的實用價值，但是縱觀檔案管理工作近些年發展模式，發現其在運營與管理機制改革上是極不明顯的，檔案管理體系健全性缺乏，沒有內容全面、結構完善的檔案管理機制去輔助，那么檔案管理工作無法貫徹落實，管理規范化目標難以實現也是必然的事實。當下，國內很多在企業檔案管理工作依舊沿用以往老套檔案管理工作體系與機制，這些體系與機制在滿足新形勢下檔案管理工作運行模式上存在較大難度，對檔案管理工作效率提升目標的達成起到負面作用，從某種意義上分析也不利于企業長效發展目標的達成。

2.3 檔案管理措施滯后性顯著

新形勢下，電子技術、計算機技術、網絡技術風靡全球，在高端技術的協助下，對檔案信息與實體進行管理，一方面滿足現代社會發展訴求，另一方面也為檔案資料使用者提供便利性[2]。但是當下很多企業沒有積極應用現代計算機技術，企業之間也沒有建設結構完善的網絡檔案管理結構體系，這樣檔案資源共享目標無法達成，實用價值被大幅度削弱。

3 新形勢下提升檔案管理規范性的有效措施

3.1 加快檔案管理信息化進程

一是確保檔案信息化達成過程中所需設備儀器引進的齊全性，例如為檔案管理工作提供電腦、掃描儀、照相機、攝像機、速印機等基礎性設施，與此同時也應該做好基礎設施管理工作，確保辦公、閱覽、庫房對外開放性；二是做好檔案管理相關軟件設施配置工作，軟件起點較高，故此應用要點在掌握上存在一定難度，故此檔案管理人員在實踐中應該不斷總結軟件設施應用方法。當一、二目標滿足以后，檔案管理人員就應該探尋怎樣借用硬件與軟件去達到強化檔案管理規范性的目標，為其供應最優質的服務。若能夠合理的將各種電子和信息化手段整合進檔案管理進程中，管理水平就會有相應提升，對檔案管理工作規劃起到正向作用，對于管理程序相對繁雜的紙質檔案工作而言，可以在計算機上直接操作相關數據信息，檔案管理工作就體現出簡潔性特征，檔案管理工作成效與意義凸顯出來，同時為企業可持續發展目標的實現貢獻力量。

總結長期的工作經驗，認識到務實基礎工作是基礎，強化組卷的規范性，維護質量。特別是在對檔案資料分類環節中，不同類型文件所對應的關鍵詞存在顯著的差異性，從而確保標志的清晰性，最終實現構建穩固型信息化基礎的目標[3]。另外，新形勢下，應該將互聯網技術的優勢充分的彰顯出來，高度重視資料的信息化，例如把普通文件、工作動態、信息簡報、排班表等內容發布到互聯網平臺上，同時對電子檔案與實體檔案資料梳理、分類、編號、編目等工作分別進行。建立健全多媒體檔案數據庫也是不容忽視的內容，做好電子數據采集與歸納工作，定期對照片、錄音與視頻等治療進行數字化處理，達到充實檔案資源的目標，并積極吸收國外先進的信息化、規范化的檔案管理理念與方法，加大對檔案管理資金投入力度。

3.2 建立健全檔案管理工作體系與體制

若沒有相應管理體系與體制的約束，那么檔案管理人員自律意識就難以樹立，工作運行的有序性就得不到切實的保障，檔案管理工作體現出雜亂性特征，對檔案管理規范化造成負面影響。檔案管理工作體系與體制建立健全目的的達成是一個循序漸進的過程，管理人員賦予檔案管理工作一定的重視是基礎，繼而將與檔案管理工作運行程序整合進管理體制中，并對每一程序實施細化措施，當檔案管理工作運行帶有精細性特征之時，規范化目標的達成就指日可待了。上述工作內容落實以后，企業就應該構建相對應的監督體系，這一體系在構建進程中不必投入大量人力資源，可以使管理高層人員組成的，也可能是檔案資料的使用者，這一體系的實施，能夠維護與強化檔案管理工作運行的科學性與規范性。

3.3 提高相關工作人員職業素養

新形勢下，現代化設備日新月異，并不斷的涌現進檔案管理工作進程中，對有關工作人員職業素養也提出較為苛刻的標準，那么企業進應該定期組織培訓活動，強化檔案管理相關人員技術的專業性，素養的優質性，充實其理論知識，強化操作行為的規范性[4]。與此同時也應積極學習相關信息化技術應用要點，從而不斷適應社會發展需求。眾所周知，檔案管理工作是較為枯燥的，但是工作人員也應該以熱情的態度，并樹立創新精神，對本企業檔案管理工作運行特征有全面認識的基礎上，可以在大方向不變的情況下做出一些細微的改動，從而使檔案管理工作質量與效率均有不同程度的提升。

4 結束語

綜合全文論述的內容，對新形勢下檔案管理工作的規范化意義以及工作進程中存在的不足有更為全面的認識，同時也掌握了幾種提升檔案管理規范性的對策，一是加快檔案管理信息化進程，二是建立健全檔案管理工作體系與體制，三是提高相關工作人員職業素養。相關人員在工作進程中也應該不斷總結實踐經驗，確保檔案管理工作運行規范性的同時，也為企業決策的準確性提供憑據。

參考文獻

[1]潘之柱.探析新形勢下計劃生育檔案管理工作的規范化[J].辦公室業務，2017，04：113.

[2]韓冰.新形勢下疾控中心檔案管理工作的規范化建設[J].辦公室業務，2017，06：152.

[3]馬鳳娟.淺談新形勢下的檔案管理工作[J].農村實用科技信息，2015，08：61.

[4]王璐.新形勢下檔案管理規范化工作研究[J].辦公室業務，2016，06：118.

作者簡介

白玉玲（1990-），女，哈爾濱省延壽縣人，朝鮮族，初級助理館員，本科，研究方向：文博圖書檔案。endprint