淺談如何實現檔案管理的信息化數字化

范記君

摘 要：檔案信息化和數字化是國家信息化戰略在檔案領域的具體體現，是檔案事業發展的戰略目標。為進一步推進檔案管理的信息化和數字化建設，深入分析檔案管理信息化數字化的內涵要求和檔案信息化數字化建設中存在的問題，提出積極推進檔案管理信息化數字化的對策。

關鍵詞：檔案管理；信息化；數字化

檔案是記錄人類文化發展、社會實踐和社會文明進步的重要手段，也是發展先進生產力、建設先進文化的基礎性工作和重要支柱。隨著社會發展進步，原始的檔案記錄已經不能完全適應現在的工作節奏，實現檔案的信息化與數字化已成為檔案管理建設的一個重要目標，是當前做好檔案工作的重要任務之一。

1 檔案管理信息化數字化的必要性

1.可以使檔案信息管理更標準。在實現檔案實體管理逐步轉向信息管理的過程中，必須依賴規范的業務和技術標準。這些規范和標準應該由檔案管理部門統一制定、頒布、施行。檔案信息的標準主要體現在檔案信息采集標準、檔案信息存貯標準、檔案信息管理標準、檔案信息網絡標準、檔案信息管理軟件標準化等方面的內容。

2.可以體現電子檔案的優點。使檔案信息的檢索查詢和提供利用更加方便快速，使檔案信息資源共享，更大限度地滿足社會對檔案信息利用的要求。檔案信息數字化主要包括四個方面的內容：檔案目錄數字化、檔案編研成果數字化、檔案全文數字化、檔案實體圖片化，其中檔案全文數字化是檔案數字化的核心問題。

3.可以實現檔案信息網絡化。將檔案資源進行數字化處理后，通過互聯網、局域網等計算機網絡技術，建立檔案信息網站，供公眾進行檔案信息查詢和資源共享，以實現檔案信息的開放式、交互式、社會化利用。

2 檔案信息化數字化建設中存在的問題

1.檔案管理工作量大、效率不高。在檔案信息化進程中，一要對現存檔案資源進行數據化處理，通過掃描縮微等手段，將館藏文書、音像、照片、書籍等轉換成電子文件；二要利用文檔處理軟件，按照標準要求對數據庫進行規范整理，便于檢索利用；三要對客戶提供網上利用平臺，搞好遠程服務；四要采取電磁屏蔽，內外網物理隔離、數據備份，數據加密，設置防火墻等多種防護措施，防止網絡黑客攻擊、自身誤操作刪除修改，防止信息丟失失密，確保檔案信息安全；五要根據電子信息技術的不斷完善與進步，要對電子文件進行轉換升級，使其處于可用狀態，防止因技術升級而失去效用，造成資源損毀。要實現檔案信息化，建成數字檔案館，在財政投入沒有一個大的突破和復制技術沒有大幅度提高的情況下，也許需要數年、近十年或者更長的時間。

2、搜集管理意識薄弱、重視度不夠。

檔案管理工作的主要內容是材料的收集和管理。但是，在實際工作中存在一部分檔案管理人員的檔案信息搜集和管理意識薄弱，搜集和保管檔案的重視不夠，導致部分檔案材料沒有及時更新、總結，造成了檔案材料不健全、檔案缺乏動態管理，從而給檔案的使用帶來了諸多的不便。

3.資金投入量大，籌集資金有難度。加快檔案信息化建設，制約的瓶頸是資金。要搞信息化，就需要購置計算機、路由器、掃描儀、縮微設備、打印、復印等設備，開通內部局域網，連接外部因特網，進行信息安全防護等等，這些都需要較大的經費投入。

4.隊伍建設要求高，適用人才難求。一部分檔案管理在職員工的業務技能和職業操守不高，沒有經過專業的檔案基礎知識和業務及技能培訓，導致在工作中對于一些事業單位檔案的重要性、管理要求、重要檔案材料的收集、整理、歸檔以及裝訂等業務處理不合理，缺乏科學性、系統性及連續性；對檔案的處理仍然沿襲傳統的檔案工作管理方法，嚴重影響了檔案管理的信息化水平，阻礙了事業單位檔案管理的信息化建設。

3 積極推進檔案管理信息化數字化的對策

（一）培養管理人才

1、加強檔案管理理論和業務培訓

檔案管理人員必須具備扎實可靠的檔案基礎理論知識、全面系統的檔案管理知識體系，應該明確文件與檔案管理的基本原則，熟練檔案管理工作的規律、分類方式以及相關的業務技能，同時應該具備認真負責的檔案管理職業操守和嚴謹的檔案管理工作作風。 為了進一步提高事業單位檔案管理人員的理論知識和業務技能，檔案部門應該定期地開展各種檔案管理培訓，如崗位培訓、學歷培訓、專業檔案工作學歷教育等，通過培訓教育把理論與實際工作緊密地結合起來，為單位檔案的信息化建設培養一批優秀的管理人才。

2、加強信息化技術培訓

建立檔案目錄數據庫的技術性、專業性很強，其質量、水平、效率對檔案自動檢索功能以及檔案信息網絡化起著決定性的作用。為了確保檔案目錄數據庫的建設能夠符合科學、規范的要求，要加強對檔案數據輸入管理人員的繼續教育及培訓，使一批熟練掌握現代檔案管理應用軟件的各項功能的專業檔案管理人才脫穎而出，從而推進單位檔案管理的信息化建設。

（二）加快檔案信息數據庫建設進程

檔案信息數據庫建設是實現單位檔案管理信息化建設的基礎工作，是推進位檔案管理現代化的必由之路。因此，為了有效推進檔案管理的信息化建設，應該加快檔案數據庫的建設工作，并將檔案管理信息化建設與辦公自動化緊密結合起來，統籌規范、統一部署，進一步提高單位檔案管理工作的質量和效率。

（三）積極籌措資金

在資金的籌措上，堅持爭取財政支持與積極自籌相結合。實現檔案信息化，最基本的投入渠道只能是財政，檔案館不創造物質財富，也無創收渠道，經費只能由財政供給。檔案部門要理直氣壯地爭取領導重視和支持，將其列入政府信息化工程，解決預算經費，一次難以到位的可確定基數，分年兌現。同時，注意發揮自身的主觀能動性，廣開籌資渠道，爭取多方面支持，多渠道解決。

（四）完善檔案信息的獲取能力

要推進檔案管理信息化建設，在檔案的管理上，就要改變過去檔案信息搜集管理意識薄弱、“重藏輕用”的現狀，轉變觀念，更加注重檔案資料的信息服務功能，最大限度地發揮檔案信息的作用，提高檔案信息化水平。同時，檔案管理工作人員應該具備較強的信息獲取、收集能力，并且能夠熟悉、掌握網上的檔案信息資源，能夠熟練、快速地獲取更多的事業單位檔案信息。

（五）推進檔案信息化的法制建設。

加強檔案法制化建設，是適應新時期檔案工作發展的新形勢。檔案信息化管理的法制建設主要包括以下幾個方面的內容：一是對現有檔案法規、國家和行業標準加以貫徹執行。據有關資料顯示，在制定的技術規范中，貫徹標準的只在少數。采標率很低，大部分單位對已經頒布實施的國家和行業標準毫不了解。根據這種狀況，應以法律法規的形式加以確定，變行政管理為法制管理，增加其約束力。二是社會的發展日新月異，檔案信息化進程不斷加快，需要對新的領域、新的載體、新的檔案關系和新的檔案管理主體進行立法，同時修改、廢止不適應發展要求的檔案法規。三是大量電子檔案能否發揮其應有使用價值缺乏法律依據。在電子文檔的形成過程中，打亂了或者是破壞了原始文件的本來順序。原本清晰的法律責任界限變得模糊，就需要制定相關法律加以界定，從而更好地發揮電子檔案的作用。四是檔案信息化法制建設還應包括檔案安全法規建設。現代信息社會中，檔案管理的網絡化使檔案存在一定的安全隱患，在推進檔案信息化進程中必須采取一系列措施保證檔案信息的保密和安全。endprint