新形勢(shì)下稅收檔案管理工作存在的問題及改進(jìn)措施

王永虹

近年來，各級(jí)稅務(wù)機(jī)關(guān)堅(jiān)持服務(wù)發(fā)展大局、服務(wù)納稅人、服務(wù)基層的導(dǎo)向，順應(yīng)稅收信息化建設(shè)要求，立足檔案管理與稅收信息化建設(shè)同步發(fā)展，不斷完善工作制度，創(chuàng)新工作機(jī)制，將稅收管理制度規(guī)范化要求延伸到稅收管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，形成了較好的稅收征管資料管理制度體系。把“需求”作為價(jià)值取向，注重檔案的開發(fā)利用，突出利用效益，檔案管理水平實(shí)現(xiàn)穩(wěn)步提升，實(shí)現(xiàn)了檔案為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)、為基層建設(shè)服務(wù)、為稅收工作服務(wù)的目的。但從現(xiàn)實(shí)情況來看，目前稅收檔案還不夠科學(xué)和完善，主要存在以下問題：

1 當(dāng)前稅收檔案存在的問題及原因分析

（一）稅收檔案存在的問題

1.上級(jí)重視與基層輕視的矛盾。省、市稅務(wù)機(jī)關(guān)在檔案建設(shè)方面熱情很大，但縣級(jí)稅務(wù)機(jī)關(guān)在稅收任務(wù)與規(guī)范執(zhí)法的雙重壓力下，對(duì)檔案建設(shè)工作的認(rèn)識(shí)存在一些誤區(qū)，普遍存在重稅收業(yè)務(wù)、輕檔案建設(shè)的慣性思維，有的基層單位對(duì)稅收檔案和檔案信息化建設(shè)工作認(rèn)識(shí)不夠，認(rèn)為檔案管理工作就是粘粘貼貼、抄抄寫寫，屬保管性的工作，是單位的邊緣工作，面對(duì)龐大的日常工作量，有厭煩和抵觸情緒，工作不細(xì)致、消極應(yīng)付，不能保證檔案資料的及時(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。

2.稅務(wù)部門重視與納稅人忽視的矛盾。稅收檔案建設(shè)的主體是稅務(wù)機(jī)關(guān)，各級(jí)稅務(wù)機(jī)關(guān)已越來越重視檔案工作，但由于檔案查詢調(diào)閱平臺(tái)還未開放納稅人端口，檔案實(shí)際利用價(jià)值還不高，因而納稅人重視程度不夠、參與度不高。

3.主管部門重抓與配合部門輕抓的矛盾。隨著稅源專業(yè)化改革的不斷深入，基層稅務(wù)管理部門大都建立了專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，專門負(fù)責(zé)檔案工作，實(shí)現(xiàn)了主管部門重點(diǎn)抓。但由于管理責(zé)任不夠明晰，檔案意識(shí)依舊淡泊，各業(yè)務(wù)部門在日常工作中形成的電子文檔不能及時(shí)向檔案管理中心移交或根本不移交，一旦負(fù)責(zé)人履新或工作人員換崗，就會(huì)將電子文件打包帶走，無法形成資料的延續(xù)性等等，檔案管理配合程度不高。

4.檔案完善與深度利用的矛盾。從總體上來說，目前現(xiàn)存的反映稅收征管工作的稅收檔案還不夠完整，在質(zhì)量、規(guī)模上有所欠缺，一定程度上難以實(shí)現(xiàn)檔案利用者的多種需求，在查詢、分析、核對(duì)和執(zhí)法檢查等綜合利用方面效果不佳，檔案利用程度低。以蘇中某縣級(jí)地稅局為例，檔案管理中心成立三年來，接待最多的檔案利用者是房屋交易契稅資料查詢，占全部利用的76%，其他24%為執(zhí)法檢查、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)等等，稅收工作的很多領(lǐng)域甚至是空白。

（二）稅收檔案的原因分析

1.法制意識(shí)淡泊。包括黨委政府、稅務(wù)機(jī)關(guān)、納稅人普遍缺乏對(duì)檔案及檔案管理相關(guān)知識(shí)的了解，對(duì)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。面對(duì)稅源專業(yè)化管理改革的新形勢(shì)，許多基層稅務(wù)人員認(rèn)為隨著信息化建設(shè)的快速推進(jìn)，利用綜合征管軟件和稅收法分析監(jiān)控系統(tǒng)等平臺(tái)，就完全可以利用現(xiàn)有條件對(duì)稅源進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和精細(xì)化管理。檔案管理被作為一項(xiàng)階段性、臨時(shí)性、突擊性工作，每年安排一段時(shí)間集中整理，而平時(shí)檔案工作很少顧及，缺乏經(jīng)常性的檔案管理和利用，不能把檔案管理上升到法制建設(shè)的高度上去。

2.部門整合乏力。在稅務(wù)部門內(nèi)部，很多人認(rèn)為檔案工作是檔案管理中心的事，與他們無關(guān)，缺少部門間協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制，造成內(nèi)部部門之間、崗位之間的業(yè)務(wù)銜接不到位、信息溝通及監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)尚未完善，各自為戰(zhàn)，難以達(dá)成默契。同時(shí)稅務(wù)機(jī)關(guān)與其他部門之間的信息共享系統(tǒng)還未真正建立，信息傳遞不暢通，致使在檔案管理中出現(xiàn)了一些“真空”地帶。

3.隊(duì)伍素質(zhì)不夠。大多的檔案管理員都是兼任的，這些同志往往把檔案管理作為自己工作的額外工作，存在厭煩情緒，有的甚至連檔案管理的職責(zé)都不清楚。有的地方領(lǐng)導(dǎo)不重視，工作不考核，不能對(duì)檔案管理人員開展定期的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不能創(chuàng)造機(jī)會(huì)讓檔案管理人員參與各種練兵活動(dòng)等，久而久之檔案管理人員的工作逐漸被邊緣化，隊(duì)伍素質(zhì)每況逾下。

4.標(biāo)準(zhǔn)要求較低。目前，江蘇省地稅局已正式使用電子檔案管理系統(tǒng)，規(guī)范了檔案管理的電子化、信息化。但地稅部門稅收征管檔案的分類、裝訂、歸檔，至今仍與國家標(biāo)準(zhǔn)檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)存在差異，基層地稅部門在稅收征管檔案管理方面無法可依，各自為政，檔案質(zhì)量良莠不齊，全、深、高的問題沒有解決。

5.管理手段滯后。主要是信息化和現(xiàn)代化程度低。由于缺乏對(duì)電子檔案資料及相關(guān)數(shù)據(jù)的綜合分析、指導(dǎo)和應(yīng)用，檔案工作自覺地依靠高科技的機(jī)制還尚未健全，不能積極主動(dòng)地適應(yīng)現(xiàn)代管理方式，不能做到大膽創(chuàng)新、拓展服務(wù)，遇到困難時(shí)，不是束手無策，就是做表面文章，結(jié)果把檔案管理信息化搞成了表面化、庸俗化，投入很大的精力開發(fā)電子檔案管理系統(tǒng)，在實(shí)際利用時(shí)，卻仍依賴紙質(zhì)檔案，導(dǎo)致檔案利用效率、效果難以發(fā)揮。

2 提高稅收檔案管理效率的措施

1.規(guī)范管理，重視標(biāo)準(zhǔn)。主要是制度化建設(shè)和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的問題，要適應(yīng)稅收現(xiàn)代化的需要。將檔案工作列為績效考核內(nèi)容，與其他工作同部署、同組織、同考核，明確各崗位人員為資料收集的第一責(zé)任人，嚴(yán)格抓好稅收檔案的收集、整理、歸檔，注重維護(hù)檔案的完整與安全，有效保證檔案管理各項(xiàng)工作落到實(shí)處。結(jié)合稅源專業(yè)化管理的相關(guān)要求，在完善業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上，制定出規(guī)范的檔案管理流程和標(biāo)準(zhǔn)，減少檔案在業(yè)務(wù)部門的流轉(zhuǎn)時(shí)間，避免資料的散失，提高檔案的管理水平。

2.采用信息化管理手段。按照“平臺(tái)統(tǒng)一、一次錄入、數(shù)據(jù)一致、信息共享、綜合利用”的原則，推行紙質(zhì)稅收征管檔案和電子稅收征管檔案并行的管理模式，在紙質(zhì)資料傳遞時(shí)應(yīng)提供資料傳遞單（移交清單），列明附列資料，提高征管資料審核力度、明確采集審核責(zé)任、完整大集中征管系統(tǒng)數(shù)據(jù)、解決紙質(zhì)征管資料與大集中征管系統(tǒng)數(shù)據(jù)不一致的情況。從稅收征管信息化現(xiàn)實(shí)水平的實(shí)際出發(fā)，嚴(yán)格把好電子數(shù)據(jù)的錄入質(zhì)量關(guān)，制定出統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的錄入格式及錄入項(xiàng)目，高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)做好稅收資料的收集、歸檔工作，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容的一致性。

3.健全隊(duì)伍，強(qiáng)化投入。要堅(jiān)持檔案事業(yè)與稅收事業(yè)同步發(fā)展的理念，把檔案管理工作納入年度計(jì)劃，在財(cái)力、人力和組織協(xié)調(diào)上給予充分重視。要專門成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)解決和處理檔案工作中遇到的困難和問題，形成“主要領(lǐng)導(dǎo)全面抓，分管領(lǐng)導(dǎo)親自抓，各個(gè)部門具體抓”的齊抓共管工作格局。每個(gè)崗位都能形成檔案，每個(gè)人都是兼職檔案員。吸引更多責(zé)任心強(qiáng)、素質(zhì)好的干部充實(shí)到檔案干部隊(duì)伍中來，按一定比例安排經(jīng)費(fèi)預(yù)算，配備高素質(zhì)的人員，打造一支政治過硬、業(yè)務(wù)嫻熟的稅收檔案專業(yè)化管理隊(duì)伍。

4.規(guī)范管理，重視標(biāo)準(zhǔn)。主要是制度化建設(shè)和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的問題，要適應(yīng)稅收現(xiàn)代化的需要。將檔案工作列為績效考核內(nèi)容，與其他工作同部署、同組織、同考核，明確各崗位人員為資料收集的第一責(zé)任人，嚴(yán)格抓好稅收檔案的收集、整理、歸檔，注重維護(hù)檔案的完整與安全，有效保證檔案管理各項(xiàng)工作落到實(shí)處。結(jié)合稅源專業(yè)化管理的相關(guān)要求，在完善業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上，制定出規(guī)范的檔案管理流程和標(biāo)準(zhǔn)，減少檔案在業(yè)務(wù)部門的流轉(zhuǎn)時(shí)間，避免資料的散失，提高檔案的管理水平。

5.合力管理、完善信息。來自社會(huì)的第三方信息可以彌補(bǔ)納稅人申報(bào)提供的涉稅信息的不足，可以印證納稅人提供涉稅信息的客觀性和準(zhǔn)確性，可以為納稅評(píng)估，日常稽查找尋納稅人稅務(wù)違法行為提供線索和旁證，可以為稅收宏觀分析和微觀分析提供詳實(shí)、豐富和客觀的數(shù)據(jù)資料。通過擴(kuò)大政府部門的信息交換與共享范圍，讓稅務(wù)機(jī)關(guān)根據(jù)其他第三方的信息，對(duì)來源龐雜的檔案資料進(jìn)行鑒別，“去偽存真”使散存的資料成為有用的檔案，真正解決真假檔案的甄別問題。充分發(fā)揮這些檔案資料的作用，及時(shí)了解、掌握納稅人的經(jīng)營狀況，收入情況，從中判斷納稅人是否存在稅收違法行為，達(dá)到監(jiān)控稅源的目的，維護(hù)稅源基礎(chǔ)。

6.突出考核，提升績效。成立稅收檔案考評(píng)小組，完善檔案內(nèi)部考評(píng)制度，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行考核評(píng)比，對(duì)于在檔案考評(píng)中表現(xiàn)突出、責(zé)任心強(qiáng)、有創(chuàng)新意識(shí)的檔案管理單位和人員實(shí)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)發(fā)生損毀、丟失、涂改、偽造或擅自出售、泄密等重大不規(guī)范問題實(shí)行“一票否決”制，從而引起職能部門及檔案管理人員的高度重視，確保檔案管理有用。同時(shí)建立外部監(jiān)督制約機(jī)制，協(xié)同司法、監(jiān)察及檔案行政管理部門等外部行政執(zhí)法監(jiān)督部門，對(duì)行政執(zhí)法檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查，加大督導(dǎo)考核力度，努力將不規(guī)范行為消滅在萌芽狀態(tài)，從而促進(jìn)稅收的公平、公開、嚴(yán)格執(zhí)法。