淺談信息時代加強企業檔案管理工作的策略

摘 要：進入新世紀以后，伴隨著信息技術的快速發展，計算機信息技術被廣泛的應用在社會各個行業。在企業發展中，檔案資料發揮著十分重要的作用，在新時期下，傳統的檔案管理方式已經無法滿足現代企業發展需求，在這種情況下，企業必須立足于信息時代，積極的創新檔案管理方式，從而更好的為企業發展提供服務。

關鍵詞：信息時代；企業；檔案管理

在信息時代下，檔案管理工作也發生了極大的改變，以往單純的檔案保管已經無法滿足企業發展需求，在當前的檔案管理活動中，必須實現信息采集、信息化管理、信息化服務，也就說要加強檔案信息化建設，這樣才能充分發揮檔案資料的重要作用，鑒于此，下面就信息時代下加強企業檔案管理工作的策略進行全面分析。

1 信息時代下的檔案管理工作

信息科學技術和現代網絡技術為信息化檔案管理的基礎，讓檔案管理工作同互聯網技術相融合，通過計算機有效的搜集、處理、整合、歸檔數據和資料等，便于給企事業、人民和國家提供良好的服務。換句話說，將傳統的人工管理模式有效的轉變為數字化管理模式為信息時代背景下的檔案管理工作原則，其主要包含以下幾方面內容，（1）細則規范建設，不同單位在充分考慮自身實際狀況的時候同我國相應的法律法規相結合，進而制定出特殊性惡化通用性的標準規范。（2）檔案管理基礎設施建設，數字化、現代化及信息化等為檔案管理工作的基礎，應讓單位、企業和國家之間相互聯動，進而形成層級分明的信息化管理平臺。（3）資源管理建設，對各個檔案資源進行高效的整合，最終建設內容充實的檔案管理中心。

2 加強企業檔案管理工作的策略

（一）創新檔案管理模式

近年來，伴隨著信息技術的快速發展，企業的發展步伐越來越快，企業各部門的業務也逐漸增多，在企業發展歷程中，為了規避法律上的風險，企業必須保管好各項文件資料，即檔案資料。因此，在新時期下，企業檔案管理水平會對整個企業的管理質量帶來影響，企業要想得到更好的發展，就必須加強檔案管理模式的創新。企業檔案管理人員需要樹立全新的檔案利用、服務觀念，充分挖掘檔案資料的價值，為企業管理提供全新的服務。為了滿足檔案信息化管理的需求，企業應該結合自身的實際情況，制定一套以檔案管理為核心的制度及流程，介入信息前端，從源頭上開展檔案管理工作。企業要根據自身的崗位職能，明確檔案管理方法類別、管理要求等，確保檔案原始資料的完整性、真實性，保證檔案管理的科學、標準，促進企業檔案管理工作的標準化建設。在企業檔案管理過程中，要加強信息化檔案系統的建設，使得檔案信息收集、整理、管理、利用等一體化，為企業提供完整的檔案服務。同時檔案信息系統的建設，還能與其他信息系統實現無縫對接，對企業的各種電子文件進行及時歸檔，保證企業檔案信息的完整。

（二）提高企業檔案服務意識

檔案資料是企業信息資源的基礎，也是企業在日常生產經營活動中形成的理念、行為、思想、精神的綜合體現。為了進一步提高企業檔案管理工作效率，就必須樹立全新的檔案服務意識，在日常工作中，企業要加大宣傳力度，引導企業全體員工都意識到檔案管理的重要性，提高其檔案服務意識，這樣才能充分利用信息技術的優勢，打破以往檔案管理的局限，真正的發揮檔案資源的價值。檔案管理人員應該樹立全新的檔案理念，熟讀保密職責，嚴守企業秘密，在信息化持續推進的今天，企業的檔案資料以各種電子文檔的形式出現，這就需要檔案管理人員注重檔案利用與保密之間的關聯。對此，企業可以針對不同級別的用戶進行訪問限制，并建立相應的檔案監督機制，保證企業檔案資料的安全、完整。在企業檔案服務中，還應該具有針對性，也就是針對不同的使用者提供不同的服務方式，因此，企業應該建立多元的檔案服務系統。由于企業檔案種類較多，載體比較復雜，各種檔案的價值也有所差異，所以在檔案管理中，應盡可能的滲透在各業務流程環節，提高檔案利用率，同時也提升檔案服務水平。

（三）提高檔案管理人員綜合水平

在企業檔案管理中，保持檔案管理人員良好的政治素養是做好檔案管理工作的基礎，因此，企業要對檔案管理人員的政治素質、科技素質、業務素質、經濟素質進行全面提升，針對性開展教育培訓工作，將能力強、水平高、品質好的人員放在檔案管理崗位上，并對其進行信息技術、計算機技術培訓，使得檔案管理人員成為全新的復合型人才，從而更好的推進企業檔案管理工作。

3 總結

在新時代下，企業檔案管理工作必須抓住信息化這一時代機遇，注重檔案管理創新，實現傳統檔案管理與信息化的良好結合，從而全面提高企業檔案管理效率，提高檔案資源的利用率，為企業發展提供更好的服務。

參考文獻

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作者簡介

邱紅（1983-），女，漢，遼寧丹東，沈陽遼法房屋開發有限公司，本科學士，檔案館員，研究方向：現代企業檔案管理。