檔案管理現代化的問題與策略

劉麗梅

摘 要：伴隨著社會信息化、現代化的進程，檔案管理工作面臨著從傳統(tǒng)文檔管理工作向信息化、現代化工作的轉變，目前我國檔案管理現代化進程中面臨著投入經費不足、信息化技術工作與檔案管理本末倒置、檔案管理工作現代化人才短缺等問題，本文針對上述問題提出解決的對策，加快檔案管理工作的現代化進程。

關鍵詞：檔案管理；現代化；信息化

1 檔案管理現代化的含義

現代化本身是一個發(fā)展的概念，是一個動態(tài)的趕超先進的過程。美國學者瓦爾馬認為：“現代化就是帶著方向性的變革過程。”檔案管理現代化是以系統(tǒng)論等現代管理科學為指導，運用現代管理方法和手段，采用先進的管理技術與設備，充分發(fā)揮檔案管理人員的主動性、積極性和創(chuàng)造性，對檔案管理的傳統(tǒng)方式進行改革，加快實現其系統(tǒng)化、定量化、信息化、智能化管理。檔案管理現代化具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高了效率。電子文件作為新型的信息載體出現在檔案領域。

簡單來說，主要涉及三方面：一是最大限度地延長檔案的存儲時間。二是通過現代科學技術的應用，使檔案信息資源能為社會所利用，盡可能發(fā)揮檔案的價值。三是通過對檔案從收到管到用這一過程的現代化演變，形成豐富的電子檔案館藏。這三方面應是相輔相成的關系，缺一不可。

2 檔案管理現代化過程中存在的問題

1、檔案管理現代化過程中的經費投入不足

檔案管理現代化過程中的經費緊缺、投入不夠的問題相當嚴重，有些甚至連基本的維持費用都無法滿足。有個地市在建設政府公務網站時居然向各入網單位籌集費用，檔案局卻因無錢繳納該費用而無緣網站的一期建設。

2、檔案管理本質與信息技術工具的倒置問題

信息技術是檔案現代化建設的要素之一，但是信息技術只是實現目標的手段而已，而建設目標、管理策略等內容對檔案信息化建設的意義要大于技術因素。將技術因素抬高到如此的高度，似乎有本末倒置之嫌，檔案信息化終究是將檔案信息化，而不是技術的信息化，過分夸大“工具”的作用會導致目標的淡化。

3、檔案管理工作人才的欠缺

人才是一切技術的源泉，人才資源缺乏始終是我國信息化建設發(fā)展的瓶頸，2012年國家信息化測評中心的調研報告顯示，我國信息化指數為38.46時，信息化人才資源指數僅為13.43，信息化人才相當匱乏。近年來，檔案界人才隊伍建設有了巨大進步，從業(yè)人員的總體素質不斷提升，但由于受到固有基礎、外部環(huán)境、財政狀況以及工作條件的限制，檔案信息化人才依然緊缺，人才資源形勢十分嚴峻。

3 加快檔案管理現代化的對策

（一）解決檔案管理現代化的資金短板策略

1、轉變機制，多元化利用社會資本

在財政資金預算總量有限的情況下，期望政府在檔案現代化建設方面一下子投入很多是不現實的，尤其是在財政比較困難的欠發(fā)達地區(qū)。檔案部門需要開拓思路，轉變投入機制，充分動員社會力量，利用一切能利用的社會資源，“多元化”地開展檔案信息化建設工程。例如，我們可以與基礎電信部門合作，獲得其網絡資源方面的優(yōu)惠支持，就像當初中國電信給予政府上網工程提供免費服務一樣；與IT企業(yè)聯(lián)合，利用其市場政策和開拓形象的需要，獲取其資金、技術和在資源服務方面的支持。

2、加強總體方案的論證設計，提升建設效益

在投資有限的情況下，采取多種方式來提高檔案信息化建設的效益顯得尤為重要。作者認為要提升建設效益，避免投資失誤最關鍵的一點是要重視總體方案的設計論證。總體方案是整個信息化建設工程的靈魂，體現了信息化建設的目標、原則及方向，左右著信息化建設的投入規(guī)模大小，一旦方案出現問題，意味著建設方向就會出現偏差，其后果將是“差之毫厘，謬以千里”，不堪設想。因此，檔案部門必須高度重視檔案信息化的總體方案設計、論證，強調其科學性、可行性和合理性，在沒有形成一個系統(tǒng)、嚴謹的總體方案之前，決不能貿然行事，否則將會造成巨大的資源浪費。

（二）正確認識檔案管理與信息化之間的關系

檔案信息化是檔案管理與信息技術的有機結合，離開信息技術，檔案信息化就無從談起。主要基于以下兩方面的認識：第一，檔案信息化是源于信息技術進步的一場檔案管理工作革命，技術雖然只扮演了工具的角色，但卻是這場革命的源發(fā)動力，是整個檔案信息化建設的龍頭和先導。這場“手段”引發(fā)的革命，給檔案管理帶來的是全方位的變化，從方式、方法、對象、內容到程序、環(huán)境，并且這種變化還隨著信息技術的快速發(fā)展而不斷升級。為此，檔案界在信息化過程中必須保持對信息技術發(fā)展的高度敏感，及時追蹤新技術趨勢，深入研究各種信息技術引入檔案工作的可能性、必要性及其可能帶來的積極意義和消極影響。

第二，檔案界目前正經歷著“技術缺失”的陣痛。信息化對檔案工作而言是一場“蛻變”，整個業(yè)界從傳統(tǒng)文化行業(yè)向現代IT行業(yè)轉型，在這一過程中，檔案界原先以人文見長的知識結構在快速發(fā)展的信息技術面前顯得乏力。一些決策者從對技術的無知倒向了對技術的“膜拜”，觀念上變得“技術唯上”，行動上卻“技術盲從”，不惜代價、不切實際地盲目追求技術上的一步到位。這種做法，符合了那些承攬檔案信息化工程的外包公司的利益，迎合了部分追求技術完美的技術人員的胃口，這些局外的技術專家常常“精心策劃”，將有限的建設經費不適宜地投入到最高端的軟、硬件設施的配置上，造成了巨大的浪費。

整個檔案管理工作必須深入到技術層面，培養(yǎng)一批既熟悉檔案工作業(yè)務，又精通信息技術的專業(yè)人才，積極探索檔案信息化應用技術研究，依靠自身的技術力量來主導檔案信息化建設。

（三）解決檔案管理工作的人才短板的策略

檔案信息化人才問題的解決是一個漸進過程，一項長期性任務，假以時日，一定能夠改變這種狀況。目前應從以下幾方面著手：

1、施行檔案信息化全員培訓工程。

所有從業(yè)人員都應參加檔案信息化的知識培訓，并將這種培訓經常化、制度化，將參加培訓的情況列入工作的考評范圍。新從業(yè)者必須通過信息化專業(yè)知識的培訓考核后方能上崗。全員培訓工程目的在于改變當前檔案職業(yè)隊伍的整體知識結構，提升整個職業(yè)隊伍的信息化素養(yǎng)。

2、施行檔案信息化專門人才培育工程。

借助我國高等院校的教育力量，專門打造滿足檔案信息化建設需求的高級人才。在課程設計、教學計劃調整等方面進行積極引導，適當參與，使高等院校的檔案學專業(yè)真正成為檔案信息化高端研究型人才、管理型人才和技術性人才的搖籃。專門人才培育工程旨在解決檔案信息化專門人才的增量問題。

3、施行合理的檔案信息化人才政策。

建立起有利于人才引進的綜合環(huán)境，提高待遇，增強人才引進的動力；建立起科學的績效考評、薪資分配及競爭機制，為培養(yǎng)檔案信息化人才營造良好的發(fā)展空間。總之，檔案界必須堅持行內培養(yǎng)與行外引入相結合、高等教育與職業(yè)教育相結合、學校教育與繼續(xù)教育相結合、人才培養(yǎng)政策與人才使用政策相結合，從行業(yè)自身的人才資源出發(fā)，建立起著力培育符合本行業(yè)特點的專業(yè)技術人才及多元化的人才培育體系，逐步培養(yǎng)出一支穩(wěn)定、勝任的專業(yè)隊伍。

參考文獻

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