探討醫院檔案的信息化管理

摘 要：隨著電子化時代的來臨，醫院檔案信息化已成為了時代趨勢，因此，檔案信息化管理則是臨床管理工作的重點內容。醫院檔案信化管理要求管理工作者明確掌握醫院檔案信息化管理的特征，了解醫院檔案信息化管理的現狀，并落實醫院檔案信化管理重點，全面推動信息化管理進程。

關鍵詞：醫院檔案信息化；管理；探究

在信息技術爆炸態的數字化時代，信息化系統也不斷深入醫院管理系統，由此，醫院檔案信息化也應運而生。筆者即在本文中循序漸進地探討醫院檔案信息化的有效管理，方便院內人員高效工作[1～2]。

1 醫院檔案信息化管理的特征

1.1 信息來源多元化

由于檔案儲存條件普遍較差、檔案管理方式落后、信息來源局限性高等因素，檔案信息的選擇性處理則是醫院檔案信息化管理的特色行變革內容之一，而檔案的信息化改革則幫助管理部門增寬信息采集范圍，提高檔案信息的實效性，豐富信息來源[3]。

1.2 存儲方式多樣化

在過去，文本形式是傳統檔案管理的主要儲存方式；目前，醫院檔案則順應信息化改革潮流、更多地以圖像、文本、影像或聲音等電子文件形式出現，增加了存儲方式和形式。檔案的信息化管理不僅降低了檔案存儲的空間要求，同時也更高水平地保障了檔案的完整性、增加檔案壽命。

1.3 信息處理高效性

在醫院檔案管理的流程中，檔案處在服務患者、上級主管部門的同時，更多地服務于醫院各個職能部門，因此，強調信息處理的高效性和時效。對此，醫院檔案信息化管理則科協調各部門工作、提高處理效率，方便各個服務對象更為便捷地獲取檔案信息。

2 醫院檔案信息化管理的現狀

2.1 檔案管理缺乏規范性和標準化

目前，醫院檔案的信息化管理制度多數尚不完善，且原有制度尚無法滿足時代需求，無法應對可能出現的新問題和新情況，部分舊有的檔案管理制度甚至已經成為了信息化管理道路上的障礙。其中，管理標準化和規范化則是管理醫院電子檔案的重要前提。常見問題有：（1）部分醫院只重視購置計算機系統等先進通信設備，忽視標準化和規范化建設，計算機系統和信息管理軟件并不具備足夠的實用性和通用性，耗費巨額資金的信息系統無法發揮對應的經濟價值[4]；（2）整體開發缺乏規劃性，導致設備及系統的型號和檔次參差不齊，信息檔案管理的分類標準和編碼格式不統一，缺乏整體劃一的管理環境和技術性標準；上述現象均嚴重限制了信息化的合理交流。

2.2 檔案管理缺乏安全性

由于檔案信息共享是檔案信息化管理的基點，網絡共享在帶來信息化便利的同時也埋下了安全隱患，檔案管理的潛在風險較高。目前，黑客入侵和計算機病毒傳播等因素都醫院信息化檔案管理和安全構成了一定威脅。

2.3 檔案管理者的專業素養欠缺

據調查，傳統的檔案管理人員多數僅會單純的計算機操作、管理工作多憑著歷史經驗，缺乏系統培訓和專業訓練，不具備專業的檔案管理人員應備素質，因而嚴重制約了檔案管理事業的快速發展。同時，檔案管理人員的思維模式已固化，無法充分認識檔案信息化管理的必要性，并不主動學習電子文件的儲存、檢索、傳輸等專業技術；加之多數院領導對檔案管理信息化工作缺乏足夠的重視，現有的檔案管理人員缺乏有效的管理培訓，無法完成紙質檔案到電子檔案的管理轉變，影響管理效率。

3 醫院檔案信息化管理的優化

3.1 信息化文件規范化管理

（1）改善電子文件歸檔管理：首先，將文本文件處理為文字文件和表格文件，以正式和定稿電子文件為重點；其次，將相機所攝圖片整理為圖像文件；此外，借助視頻設備和計算機軟件將會議或重要活動視頻整理歸為影像文件；最后，借助多媒體技術生成多媒體文件；上述的各類文件歸檔需借助各種多媒體設備來呈現，由檔案員負責整理、歸納、上交、標識和集中拷貝至永久載體。要求所有文件應一式三份，留一份做查閱檢索，一份封存入檔，一份異地保存，保證規范化流程。（2）紙質檔案的數字化管理：其一，將紙質檔案翻拍為數字圖像，包括彩色和黑白兩種；其二，將拆散的檔案經掃描儀掃描為黑白數字圖像，后再裝訂。紙質檔案的數字化可以幫助高效管理檔案，確保信息的充分利用和高效利用。

3.2 強化安全防范

為強化醫院檔案的信息化管理，首先應該提高檔案人員的安全風險意識，定期接受風險教育，定時更新防病毒軟件；醫院應具備實時的檔案信息監控系統，避免系統崩潰或受外界惡意篡改；出現安全事件時，檔案人員應積極匯報上級信息部分，并配合上級領導的指示。

3.3 提高檔案管理者的專業素養

為提升檔案工作者的專業知識素養，院方應定期對檔案人員開展培訓；培訓要求檔案人員熟悉了解信息化管理工作內容，掌握信息化管理工作本領，豐富信息管理、計算機技術和網絡安全等相關專業知識儲備，并提高對信息化管理的重視、保持高度工作責任心，與時俱進。

綜上所述，醫院檔案信息化順應時代趨勢，管理工作者應明確掌握醫院檔案信息化管理的特征，了解醫院檔案信息化管理的現狀，并落實醫院檔案信化管理重點。

參考文獻

[1]胡桂周，許統亮，劉瑾.探討實現醫院檔案信息化建設的意義與作用[J].廣東檔案，201124（1）：17-18.

[2]生國棟，丁八一.淺議醫院檔案管理信息化建設問題與研究進展[J].中國醫學工程，2014（6）：194-194.

[3]郭金菊.醫院人事檔案信息化管理探討與實踐[J].中醫藥管理雜志，2013，21（1）：58-59.

[4]劉英霞，賈麗娜.探討醫院檔案信息化的管理[J].中國病案，2012，13（2）：68-69.

作者簡介

孫瑋（1988-），女，山東煙臺，本科，檔案，助理館員，濱州醫學院煙臺附屬醫院。