從檔案管理制度淺談當代人事檔案信息化的管理

秦文光

面對全球信息化的浪潮以及建設步伐迅速的加快，各大高等院校對人才的需求和利用也日益擴大，人員的流動也不斷增加，檔案方面的材料在數量和種類上也逐步增多。目前，實現檔案信息化的管理，已經成為各大高校人事檔案管理工作的一個主要趨勢和途徑。在今后，人事檔案信息化的管理是必將成為時代發展的需要，也是高校人事檔案工作的主流，更是高校人事檔案管理改革的方向。

回顧以往，人事檔案制度自20世紀50年代產生以來，作為一項常規性的公共管理工作對中國的信用建設、干部管理、國家安全、福利分配等方面作出了不可磨滅的制度性貢獻。人事檔案真實地記載和反映了干部的個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力等等，是干部個人自身成長歷史的真實記載，為學校黨組織工作、人事工作的決策提供了可靠的依據，為學校合理分配使用人力資源提供了可靠的信息參考。但隨著我國政治、經濟體制改革的不斷深入，以及社會主義市場經濟的縱深推進，傳統人事檔案制度的身份性和體制性弊端也顯露無遺。人事檔案工作面臨了不少新的挑戰，“死檔棄檔”、“虛假檔案”、“人質檔案”、“人檔脫節”、“檔案克隆”等現象也日益增多。在一些人的心目中人事檔案已經淪為“雞肋”——食之無味卻棄之可惜，其制度性生存愈發尷尬。同時，學校人事檔案也出現了許多新情況，新問題。例如：人事檔案內容的失真；人事檔案材料不全；人事檔案管理體制不夠全面；人事檔案利用范圍狹窄等等。

因此，傳統的人事檔案制度必將走向終結。新的、科學的人事檔案制度必將被采納。根據全國人才工作會議精神，要促進人才的合理流動，必須進一步消除人才流動中的城鄉、區域、部門、行業、身份、所有制等限制，發展人事代理業務，改革戶籍、人事檔案管理制度，放寬戶籍準入政策，推廣以引進人才為主導的工作居住證制度，探索建立社會化的人才檔案公共管理服務系統。所以，人事檔案及其制度的公共政策創新必須沿著契約化、社會化、電子化和法制化的方向發展，也就是說契約化、社會化、電子化、法制化是人事檔案制度創新的必然路徑。那么，作為一個正在飛速發展的高等院校而言，人事檔案的管理更是需要理性化、規范化、信息化的有效管理。

以往的人事檔案管理工作中可能會存在一些問題，比如說：1、檔案管理的不夠規范；2、對檔案的重視程度不夠；3、管理力量較薄弱，管理水平不高，管理手段較落后；4、檔案室硬件環境設施不齊全；5、檔案管理人員專業素質不高；6、信息收集方面可能也存在一些問題等等。所以實現統一規范的管理制度是十分重要的，這樣既可以節約人力、物力，也可以讓管理工作做到真正的統一規范、有秩序、有質量、有保障、有水平的高效率管理。那么要適應新時期信息化管理的同時，還要解決并完善這些不足或是說解決可以影響到人事檔案管理發展的那些因素，筆者認為可通過以下幾點來完善我們的當代人事檔案管理工作：

首先，要完善人事檔案管理制度。人員是基礎，制度是保障。人事檔案的性質決定了人事檔案工作是一項非常嚴肅的工作，必須嚴格按照人事檔案管理工作的各項規章制度來辦事，以免出現不必要的麻煩。建立健全的管理制度，使檔案工作有規可循，有章可依是非常必要的。一定遵循《人事檔案保管與保密制度》，《人事檔案材料鑒別歸檔制度》，《人事檔案材料收集制度》，《人事檔案轉遞制度》《人事檔案查（借）閱制度》等五個基本規章制度。重質量，抓管理，人事檔案工作人員要以制度來維護管理，以管理來保證質量，切切實實做好管理工作，讓人事檔案工作走上科學化、制度化、信息化的軌道。

其次，要調動檔案管理人員工作的積極性。檔案界長期單調而枯燥的工作方式，傳統而落后的工作方法，談不上檔案工作如何主動、超前服務于市場，服務于社會和企業，而服務的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場。因此，應努力使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創造者，形成檔案工作由事后收集材料變為事前介入、事中參與的新的檔案工作理念。

再次，要不斷提高檔案管理人員的素質，人事檔案管理的好壞在很大程度上取決于檔案工作管理人員。不斷提高自身的政治素質和專業素質在此時就顯得尤為重要了。提高自身的政治素質，加強責任感，把人事檔案工作看作一項政治工作，在平常的管理中體現它的嚴肅性，能堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密，在繁雜瑣碎、枯燥單調的工作中保持高度的責任心，減少工作中的失誤和差錯。有了責任心，才能不厭其煩地去收集材料，才能認真鑒別材料的真偽，才能按照要求將材料及時歸檔、整理成冊，才能將人事檔案材料當作一種資源。要加強自身專業水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉人事檔案工作的各個環節和基本要求，尤其是對材料的鑒別、分類，更是要了如指掌，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量。積極探索新的管理模式，使人事檔案管理工作更科學、更實用，為不斷進步發展的社會提供有利的人事資源。

最后，也是重點，一定要采用信息化管理手段。信息化管理手段是當今社會發展的一大趨勢，它對人事檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高人事檔案工作的效率和水平，以盡快實現人事檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多已使用計算機、檔案庫存的管理。在國內，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。實現人事檔案計算機輔助管理勢在必行。

所以，信息化是當今社會發展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現檔案信息化管理。在網絡技術和社會經濟不斷發展的今天，人事檔案的管理應以社會信息化為依托，運用現代先進信息技術，不斷的解放思想、實事求是、與時俱進、開拓創新、更新理念、整合資源，爭取早日實現較完整意義上的人事檔案管理工作信息化、現代化和資源共享，使人事檔案工作更好地服務于社會，從而推進人事檔案工作的全面、順利發展。總之，只有與時俱進，才能提高檔案管理的的利用價值，人事檔案管理制度的改革、現代信息化檔案的建立必將使人事檔案煥發出新的生機與活力；必將使社會生活中的諸多問題不攻自破、迎刃而解；必將為社會經濟的發展提供強有力的保障。

參考文獻

[1]傅華 《聚焦人事檔案》《中國檔案》2003年第4期

[2]吳建美 《高校人事檔案管理淺議》《江蘇廣播電視大學學報》2006年第6期