高校檔案資料規(guī)范化管理探析

雷虹+黃河

摘 要：高校檔案資料是高校教學(xué)質(zhì)量、內(nèi)容的重要體現(xiàn)，具有重要的保存和研究價值，為日后的教學(xué)評估和其他工作質(zhì)量提供依據(jù)，然而，各高校對檔案資料的管理并沒有提起足夠的重視，引發(fā)出種種問題，并且隨著時代的發(fā)展，對高校檔案資料的規(guī)范性的要求也越來越高，傳統(tǒng)的檔案資料管理已不能滿足高校發(fā)展需求，傳統(tǒng)的改革與創(chuàng)新勢在必行。本文系統(tǒng)的闡述了高校檔案的管理出現(xiàn)的問題，并為此探析解決措施，為日后高校的發(fā)展提供幫助。

關(guān)鍵詞：高校；檔案資料；規(guī)范化管理

近些年來，高校的領(lǐng)導(dǎo)及管理者意識有所提高，為了強化管理工作，采取了一些管理措施，管理的理念和方法有進一步的提升，逐漸出現(xiàn)多樣的變化，但是仍未形成成熟的管理方法，會出現(xiàn)一些管理問題，降低了它的價值，同時還有些許的管理工作者檔案資料的管理認(rèn)識有所偏差。因此為了真正實現(xiàn)高校檔案資料的規(guī)劃化管理，充分體現(xiàn)出檔案資料的實用價值，使高校健康發(fā)展，對高校檔案資料的規(guī)范化管理的探討更加迫切。

1 高校檔案資料管理中存在的問題

1.1 對檔案資料的認(rèn)識有誤區(qū)，管理意識不到位

很多高校對檔案資料與檔案化為一體，認(rèn)為二者是同樣的，把檔案的相關(guān)法律法規(guī)、政策全部按照檔案資料來管理，造成的后果就是增加了檔案資料的管理成本，弱化了對檔案的管理，對該重視起來的并沒有重視，對不該重視的過于重視，并沒有充分認(rèn)識到它的價值和重要性，管理的效益并沒有得到最優(yōu)的體現(xiàn)。另外，學(xué)校的管理者主要集中精力于教學(xué)和科研工作，對高校檔案資料的管理重視不夠，導(dǎo)致檔案資料管理工作做得不到位，管理不規(guī)范，歸檔的資料不完備，甚至可能流失，資料的存放不規(guī)范，散放現(xiàn)象出現(xiàn)也很多。甚至還有對教學(xué)檔案存放歸檔存在抵觸心理，認(rèn)為教學(xué)研究成果屬于自己，這都是意識的欠缺。

1.2 沒有健全的教學(xué)檔案資料管理制度

一些高校在進行檔案資料的管理中，沒有實行嚴(yán)格規(guī)范的管理制度，大致規(guī)定了一些教學(xué)檔案的存放歸檔，并沒有規(guī)定出嚴(yán)格的存放時間、地點，歸類的情況，也缺乏相應(yīng)的獎懲措施，對檔案資料的管理不分工不協(xié)作，沒有形成統(tǒng)一的管理體系，管理無序，對檔案資料的管理工作缺乏相應(yīng)的監(jiān)督，工作細(xì)則也沒有做出規(guī)范，缺少統(tǒng)一的可執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)。

1.3 教學(xué)檔案資料數(shù)學(xué)化程度不高

雖然高校內(nèi)都有自己的一套管理系統(tǒng)，系統(tǒng)中存放大量的教學(xué)檔案文件等，但是相對于一所高校來說，電腦系統(tǒng)中存放的只是一小部分，對于畢業(yè)論文設(shè)計、考試試卷、實驗報告等，依據(jù)是以紙質(zhì)為載體而存在，沒有形成數(shù)學(xué)化形式，主要原因是我國各個院校數(shù)學(xué)化建設(shè)相對較差，跟不上時代的腳步，并且沒有把考試相關(guān)內(nèi)容設(shè)定為數(shù)學(xué)化管理中。從而使教學(xué)管理資料的存放也比較繁瑣，需要專門人員來進行管理。

1.4 管理經(jīng)費不足

高校的招生規(guī)模不斷擴大，領(lǐng)導(dǎo)和管理者加大對院校的建設(shè)投入，沒有足夠的人力、物力、財力去進行檔案資料的建設(shè)與管理，個別的高校仍采用手工操作方式，耗費時間長，勞動量大、與現(xiàn)代管理模式存在很大的差別。

2 實現(xiàn)檔案資料規(guī)范的具體措施

2.1 加強宣傳，提高檔案資料管理的意識

教學(xué)資料是教學(xué)中的初始資料，是反應(yīng)高校發(fā)展歷史的重要記錄，是其他資料無可替代的信息資料，反映著一個高校的管理水平，因此，要加強對它的宣傳，讓它得到充分的展示，全面引起重視，尤其是檔案管理者檔案管理意識更要增強，才會更好的做好自己的本分工作，另外不管是老師還是學(xué)生都自覺積極地為自己的工作和學(xué)習(xí)存檔、存資料。為檔案資料的管理規(guī)范都要做出貢獻。

2.2 建立健全完善的檔案資料管理制度

健全的管理制度是高校進行檔案資料管理的重要保障，要注意教學(xué)原始資料的收集和整理，實行規(guī)范化管理，隨著高校師資和學(xué)生的規(guī)模不斷擴大，檔案資料也越來越多，因此，各高校檔案資料管理要根據(jù)自身的實際情況實行分層管理模式即把檔案資料來源形勢分成若干層，然后各個層次，由高到低，由每個層次的負(fù)責(zé)人進行集中的管理，適用于分散管理向集中管理的過渡，保證檔案資料管理工作的順利實施，有利于實現(xiàn)檔案資料管理的規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)化，有利于提高高校管理的水平。

2.3 制定考核評估制度

為了進行更好的檔案管理規(guī)范工作，高校的領(lǐng)導(dǎo)和管理者要創(chuàng)新發(fā)展考核機制，進行全面的工作監(jiān)督和考核，它是工作促進的一種手段，高校的檔案資料管理者被納入到考核體系中，對考核審查結(jié)果，納入到年終工作質(zhì)量評估體系中，并且定期對教學(xué)資料進行考核評價，對成績優(yōu)秀者進行表彰獎勵，對不合格的進行嚴(yán)格批評整改，以此來提高各層對管理工作的重視，按時完成檔案資料的管理工作，保證管理工作的順利運行。

2.4 提高高校檔案資料管理的數(shù)學(xué)化水平

隨著時代的發(fā)展，科學(xué)水平不斷進步，各行各業(yè)對數(shù)學(xué)化的要求也越來越高，因此必須加強高校的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作，檔案資料信息共享，建立充足的數(shù)據(jù)庫，結(jié)合本校的實際情況，制定合理、科學(xué)、完整的高校檔案資料管理系統(tǒng)，進行數(shù)學(xué)化管理。必須要重視檔案資料網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，把它歸入到校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中去，重點推動這個項目。

2.5 加強對檔案資料管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)

很多檔案資料管理人員主要是由各二級部門管理人員進行兼職，不是專業(yè)的檔案資料管理人員，所以相關(guān)的管理工作做的不到位，意識不夠，管理經(jīng)驗缺乏，同時人員崗位調(diào)動比較頻繁，這就需要專業(yè)的管理人員培養(yǎng)他們專業(yè)的知識和技能，增強他們的檔案資料管理意識，進行組織的統(tǒng)一集中培訓(xùn)，實行一對一的指導(dǎo)，在指導(dǎo)的同時就能進行檔案資料的一體化歸檔整理，節(jié)約了時間。

3 結(jié)語

綜上所述，重視高校檔案資料的管理對于新時期高校的健康發(fā)展具有重要意義，為教育的發(fā)展與改革提供重要依據(jù)，不斷發(fā)展完善檔案資料，加強檔案資料的管理，是高校當(dāng)下重要的任務(wù)，從而促進高等院校檔案資料事業(yè)的健康全面發(fā)展，全面為我國的政治、文化、教育建設(shè)提供幫助。

參考文獻

[1]戴旸.高校教學(xué)檔案規(guī)范化管理探析[J].云南檔案，2010，12：38-39.

[2]楊杰.高校檔案資料規(guī)范化管理探索[J].攀枝花學(xué)院學(xué)報，2015，03：33-36+40.

[3]劉曉靜.高校檔案資料規(guī)范化管理探索[J].現(xiàn)代交際，2016，15：226.

[4]袁雙云.高校教學(xué)資料規(guī)范化管理的思考[J].教育教學(xué)論壇，2017，12：19-20.